Handeling

Definitie

...

Alias:

Handeling

Een handeling is de meest elementaire vorm van een werkzaamheid binnen een organisatie. Op handelingsniveau kan onderscheid worden gemaakt tussen administratieve en niet-administratieve werkzaamheden.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Bevoegdheid

Definitie

...

Alias:

Bevoegdheid

Het verkregen en algemeen geaccepteerde recht om handelingen te verrichten en beslissingen te nemen voor de organisatie. Bevoegdheid geeft aan, wat een functionaris mag doen om resultaten te bereiken en verantwoordelijkheden te kunnen dragen. Wie is gerechtigd tot het verrichten van bepaalde handelingen. Iemand kan zijn verantwoordelijkheid pas waarmaken als hij ook bevoegdheden heeft. Bevoegdheden kunnen eventueel worden gedelegeerd maar de verantwoordelijkheid blijft.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Rol

Definitie

...

Alias:

Rol

Een rol wordt toegepast bij het koppelen van een functie aan een activiteit. Hierbij kunnen verschillende rollen gebruikt worden (uitvoerend, beslissen, controlerend, betrokken)

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Verantwoordelijkheid

Definitie

...

Alias:

Verantwoordelijkheid

De plicht om rekenschap af te leggen over het resultaat van handelen. Een verantwoordelijkheid is een afgebakend onderwerp in de organisatie waarop
resultaten moeten worden bereikt. Het betreft hier het aanspreekbaar zijn op de naleving van de in de procedure vastgelegde werkwijze. Een verantwoordelijkheid moet in eenduidige en meetbare termen zijn geformuleerd.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Beslisboom

Definitie

...

Alias:

Beslisboom (Beslissingsboom)

Grafische presentatie van kennis waarbij een verzameling regels in een hiërarchie wordt gepresenteerd.

Besliskennis (Beslislogica)

Kennis op basis waarvan bedrijfsbeslissingen worden genomen.

Beslissingstabel (Beslistabel)

Grafische presentatie van kennis waarbij een verzameling regels in een tabel wordt gepresenteerd.

Kennismanagement

Beheer van de productiefactor kennis in organisaties

Kenniswerker

Specialist die unieke kennis heeft voor het nemen van beslissingen

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Bedrijfsfuncties

Definitie

...

Alias:

Samenhang bedrijfsfuncties en bedrijfsprocessen

Handelingen zijn de meest gedetailleerde uitsplitsing van alle werkzaamheden die binnen een bedrijf moeten worden uitgevoerd om haar doelstellingen te realiseren en aan haar (wettelijke / maatschappelijke) verplichtingen te voldoen.

Een taak is een clustering van samenhangende handelingen.

Een functie betreft een clustering van samenhangende taken, die een gelijksoortige competentie van de uitvoerders vergt.

Een bedrijfsfunctie omvat alle functies die moeten worden uitgevoerd om een bepaalde toegevoegde waarde, een bepaald doel, te realiseren. Deze hiërarchie van (bedrijfs)functies is van toepassing binnen zuiver functioneel georganiseerde bedrijven.

Een proces is een clustering van handelingen die moeten worden uitgevoerd om een bepaald resultaat te realiseren. Het resultaat van een bedrijfsproces kan, maar hoeft niet overeen te komen met een bedrijfsfunctie. Voor de ondersteunende processen geldt deze overeenkomst in doel/resultaat veelal wel; voor de kernprocessen veelal niet.

Voor kernprocessen zijn de resultaten de producten en diensten voor externe afnemers. Handelingen komen dus zowel in processen als in functies voor. Voor bedrijven die over een gedetailleerd functiemodel beschikken, kan het meest gedetailleerde niveau (een standaard opsomming van handelingen) als verplicht kader worden gebruikt voor het ontwerpen van de werkprocessen.

Werkinstructie

Definitie

...

Alias: Standard Operating Procedure (SOP)

Zie ook:

• Proces, procedure en werkinstructie volgens Ruud van Laar
• Werkinstructies als kwaliteitsinstrument

Work Instruction : the “how” of a procedure

The work instructions answers to the question “how?” in the procedure, which will be discussed later in this article. Actually, the work instructions specify the actions to be taken in order to perform a given task at a given position. And, the description of these actions, which must be done in great detail, may also relate to the operations sequences from one post to another. When it comes to the industrial documentation, the work instruction is described through text content, but nothing prevents you to enrich the latter by visual formats (pictures, videos..). Nowadays, thanks to digital media, the visual elements are not only more easily integrated, but they are also recommended because they make the understanding of instructions easier for the operators who will execute them.

The process, or sequence of activities that make up the value chain
To use the definition of the European Foundation for Quality Management (EFMQ), the process is “the means by which the organization implements and deploys the skills of its staff to produce results”. But more generally, the process refers to both the sequence of activities in the company’s value chain and the resources deployed to achieve them. Of courses, by resources, we mean the human and material means. In a nutshell, it covers all the stages of transformation of input data (raw materials) into output data (finished products). The culmination of a process can be either the delivery to the customer or its consumption, internally, by another process. The evaluation of its performance will be based on its ability to provide customer satisfaction or the quality of the result before moving to the next process. As a result, the improvement, through a process approach, of the flows that make it up is a capital issue.

The procedure: who does what?
For its part, the procedure describes the organization. To be more specific, it is the set of rules for an activity. It describes the working method, as well as the different actors (operators and services) that will carry out the tasks.
To push a little bit further, a procedure is made to answer the question “who does what? Without going into so much detail as the “how?” question. It also mentions the tools used to apply the method of work. Here, we speak of “treatments” to designate them. These procedures have to be specified in writing and must be included in the company industrial documentation.

Bron: https://www.picomto.com/en/what-are-the-differences-between-the-work-instruction-process-and-procedure/

Een standaard bedieningsprocedure (SOP)

Schriftelijk document dat uitlegt hoe mensen die bij uw bedrijf werken een specifieke taak moeten voltooien en waarom ze deze moeten voltooien op de manier die u opgeeft.

SOP's zorgen ervoor dat specifieke taken op een consistente manier worden uitgevoerd en helpen ervoor te zorgen dat uw medewerkers taken uitvoeren zoals u dat zou willen. Uw SOP's zullen ook uitleggen waarom u dingen op een bepaalde manier doet, waardoor uw werknemers beter kunnen begrijpen hoe u denkt en u wilt dat uw bedrijf wordt geleid.

Met SOP's kunt u zichzelf effectief schalen, omdat u ervoor kunt zorgen dat beslissingen worden genomen op basis van de criteria die u wenst en dat het werk wordt voltooid op een manier die vergelijkbaar is met wanneer u het zelf zou doen. Als uw bedrijf SOP's gebruikt en u heeft een personeelsverloop, kunt u uw SOP-documenten gebruiken als trainingsmateriaal om uw nieuwe werknemer sneller op weg te helpen.

SOP-documenten hoeven niet ingewikkeld te zijn. De meeste van onze SOP's zijn eenvoudige tekstdocumenten met een lengte van minder dan vijfhonderd woorden die zijn georganiseerd in een gedeelde map in Dropbox. Elke SOP die ons bedrijf maakt, bevat achtergrondinformatie over waarom de taak belangrijk is voor het bedrijf en waarom we die taak voltooien op de manier die we doen. Onze SOP's bevatten ook een reeks stappen die moeten worden gevolgd bij het voltooien van die taak, zodat onze teamleden de taak kunnen voltooien op een manier die consistent is met hoe we het doen. We proberen SOP's te maken voor taken die minstens één keer per twee maanden worden herhaald, zodat we taken consistent en correct uitvoeren.

Bron: https://presmarymethuen.org/nl/dictionary/difference-between-sop-and-work-instruction/

Wat is het verschil tussen werkinstructies, SOP’s of taakinstructies?

Werkinstructies worden ook wel werkhandleidingen, standaard operationele procedures (SOP’s), werkhulpmiddelen of gebruikershandleidingen genoemd, afhankelijk van de situatie en terminologie die binnen een organisatie gehanteerd wordt. Het gaat ook niet om het woord wat je er aanhangt maar het doel, namelijk “uitleggen hoe een bepaalde werktaak uitgevoerd dient de worden”. Een goed voorbeeld is het starten van een auto: Controleer of de versnellingspook in neutraal staat, druk de koppeling in, draai de sleutel om in het contact, enzovoort.

Waarom zijn werkinstructies belangrijk?

Werkinstructies bouwen en borgen de kennis binnen een organisatie. Het is het vastleggen van manieren waarop dingen worden gedaan en of uitgevoerd dienen de te worden. Zou je dit mondeling doorgegeven aan je medewerkers dan is de kans groot dat er verkeerde interpretaties ontstaat en dus ook fouten! Zeker wanneer het om grote groepen mensen gaat. Daarnaast borg je de kennis door het vast te leggen en voorkom je zo dat wanneer een medewerker de organisatie verlaat alle kennis met zich meeneemt.

• Werkinstructies verminderen risico’s op menselijke fouten
• Werkinstructies borgen de kennis van een organisatie
• Besparen tijd bij het inwerken van nieuwe medewerkers
• Werkinstructies zorgen voor duidelijkheid en structuur

Bron: https://askme.noordhoff.nl/nieuws/hoe-werkinstructies-te-schrijven/

Een werkinstructie beschrijft de manier waarop je een taak moet uitvoeren en gebruik je voor één stap in een procedure. De werkinstructie wordt alleen gebruikt door de medewerker die de stap uitvoert. Vaak worden werkinstructies gebruikt om ervoor te zorgen dat specifieke kennis over een taak niet verloren gaat. Zo is werk gemakkelijk over te dragen aan een nieuwe collega of tijdelijke vervanging.

Bron: Het procesmanagement kookboek, Marion van Wezel

Activiteitendiagram

Definitie

Diagram voor het - in de vorm van een stroomschema - visualiseren van het verloop van én het verband tussen activiteiten binnen een bepaald systeem.

Alias:

Zie ook:

Activity Diagram

The activity diagram is one of the use case realization diagrams defined in the Unified Modelling Language (UML). Originally designed to elaborate on a single use case, the activity diagram has been adopted for more general process modelling purposes, including business process modelling. While similar in appearance to a flowchart, the activity diagram typically employs swimlanes to show responsibilities, synchronization bars to show parallel processing, and multiple exit decision points.

Bron: A Guide to Business Analysis Body of Knowledge (Babok), IIBY

Activiteitendiagram

Een activiteitendiagram (Engels: activity diagram) of activiteitenschema is een diagram dat het verband weergeeft tussen verschillende activiteiten of bewerkingen meestal van een proces binnen een bedrijf.

Dit is meestal het primaire proces, maar het kan ook een ondersteunend proces zijn. Het activiteitendiagram is ook de benaming van een van de standaardmodellen van de Unified Modeling Language.

Een activiteitendiagram is een van de methoden en technieken in de informatica om stapsgewijze bedrijfsprocessen in een diagram weer te geven, als onderdeel van een systeemanalyse. In het algemeen kunnen de activiteiten van een proces worden opgedeeld in:

• Producten: de goederen en diensten van een bedrijf
• Bewerkingen: activiteiten verricht aan de goederen en diensten
• Beslissingen: beoordelingen over het verdere verloop van de activiteiten

In een activiteitendiagram worden de activiteiten van het bedrijfsproces of de werkstroom zelf weergegeven, met de gebeurtenissen waardoor een object in een bepaalde toestand geraakt. Oorzaak en gevolg zijn in het activiteitendiagram niet altijd te scheiden. Wel is weer te geven dat activiteiten parallel of naast elkaar en serieel of achter elkaar verlopen. Zo'n activiteitenschema wordt gebruikt om het productieproces in kaart te brengen en om te analyseren of de processen eenvoudiger georganiseerd kunnen worden.
Een stroomdiagram.

Naast dit activiteitendiagram onderscheidt men het stroomdiagram, beide van een gelijksoortige vorm. Het stroomdiagram is meer een schematische voorstelling van een proces, waarbij naast de bewerkingen ook de beslissingen worden weergegeven. Ze worden over het algemeen gebruikt voor de visualisatie van de logica van een bedrijfsproces of de operationele werkstroom en de gebeurtenissen, die door beslissen en verdere actie worden bepaald. In een stroomdiagram leidt elke actie tot een nieuwe actie. Het onderscheid tussen activiteitendiagram en stroomdiagram is overigens niet altijd eenduidig.

Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/Activiteitendiagram

Activiteitendiagram

Dit diagram toont een stapsgewijs proces met een duidelijk begin en einde. Het gaat om een set activiteiten die moeten worden uitgevoerd om een doel te bereiken. Het diagram laat dien hoe elke activiteit leidt tot de volgende activiteit en hoe alle activiteiten zijn verbonden. Deze diagrammen zijn niet alleen geschikt voor softwareontwikkeling, maar voor vrijwel elke bedrijfsomgeving. Ze worden ook wel bedrijfsproceskaart of bedrijfsprocesmodel genoemd.

Bron: https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/guide-to-uml-diagramming-and-database-modeling

Activiteitendiagram(schema)

Een van de methoden en technieken in de informatica om de verschillende activiteiten van een bedrijfsproces in een  diagram  weer te geven. De  activiteiten  van  een bedrijfsproces  kunnen worden opgedeeld in 3  delen: (Eppink  & Bossink, 2004)
- Producten: de goederen en diensten van een bedrijf
- Bewerkingen: activiteiten  verricht aan de goederen en diensten
- Beslissingen: beoordelingen over het verdere verloop van de activiteiten

In een activiteitendiagram worden de activiteiten van het bedrijfsproces of de werkstroom zelf weergegeven. De activiteiten worden gekoppeld aan een  gebeurtenis waardoor een object in een bepaalde toestand geraakt, die dan op zich gebruikt wordt om een werkstroom in  kaart te brengen. Deze in kaart  gebrachte werkstroom kan dan geanalyseerd worden en er kunnen verbeteringen aangebrachtworden waardoor de werkstroom geoptimaliseerd wordt.

Bron: https://lib.ugent.be/fulltxt/RUG01/001/459/318/RUG01-001459318_2011_0001_AC.pdf

Waardestroomanalyse

Definitie

...

Alias:

Zie ook:

• Waardestroomanalyse volgens Arend Oosterhoorn
• Waardestroomanalyse volgens Hoek, Koopmans, Nieuwland & Trip
  

Waardestroomanalyse (WSA)

Beoordelen van een proces op zijn vermogen waarde te leveren; welke activiteiten vertegenwoordigen waarde en welke niet.

Techniek waarmee aangegeven wordt hoe de waarde door het proces stroomt, welke stappen waarde voor de klant creëren en welke niet.

De waarde bepalen die aan een product wordt toegevoegd naarmate het door het fabricageproces gaat.

Analyse die aan de orde is als je een proces wilt inrichten dat maximale waarde voor de klant levert: zonder wachttijden, fouten of andere verspillingen, in één keer goed. Daarvoor is het noodzakelijk om eerst een goed beeld te hebben hoe het huidige proces (de current state) verloopt. Met een waardestroomanalyse breng je alle procestappen in kaart, met de bewerkingen, handelingen, bewerkingstijden, wachttijden en informatiestromen die leiden tot het eindresultaat.

• Waardetoevoegende activiteiten: activiteiten waar de klant voor wil betalen
• Niet-waardetoevoegende activiteiten, maar noodzakelijke activiteiten: activiteiten waar de klant niet voor wil betalen, maar die noodzakelijk zijn om waarde toe te kunnen voegen
• Niet-waardetoevoegende activiteiten (verspillingen): overbodige activiteiten waar de klant niet voor wil betalen.

Actor

Definitie

...

Alias:

Actor

Actoren worden gedefinieerd op maat van het proces. Ze zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van één of meerders stappen in het proces. Hun taken en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld en gevalideerd.
In sommige processen kan een actor overeenkomen met een welbepaalde functie of met een welbepaalde persoon, maar meestal zijn ze niet aan één specifieke functie of persoon gebonden. Het is dan ook aanbevolen om geen functionele benamingen of persoonsnamen te gebruiken voor actoren, want een actor van een proces kan in verschillenden entiteiten door verschillende functies of personen opgenomen worden.

Bron: https://kompy.info/sjabloon-procesananlyse-conform-kompas-0-documenteigenschappen.html

Actoren en rollen

Bij het inrichten van processen is de verdeling van verantwoordelijkheden van groot belang. In de procesarchitectuur maken we onderscheid tussen actoren en rollen. Actoren vertegenwoordigen (rechts)personen en organisatorische eenheden, rollen representeren verantwoordelijkheden. Rollen kunnen worden toegekend aan actoren maar hebben overigens geen directe relatie met de organisatie-indeling.

Het onderkennen van met name rollen is belangrijk omdat dat ons helpt bij het inrichten van processen, bijvoorbeeld:

• bij het gescheiden houden van conflicterende verantwoordelijkheden. Het onderkennen van verschillende rollen is op zich niet voldoende, het moet ook duidelijk zijn dat de betreffende rollen niet door dezelfde persoon of functie mogen worden vervuld.
• bij het herkennen van vergelijkbare rollen in verschillende processen. Vergelijkbare rollen kunnen wellicht aan dezelfde actor (bijvoorbeeld een medewerker) toegewezen worden, of een gedeeld competentieprofiel hebben.
• bij het samenstellen van processen en deelprocessen uit processtappen. Een processtap wordt in beginsel uitgevoerd door één rol.

Bron: https://www.gemmaonline.nl/index.php/Procesarchitectuur_Actoren_en_rollen