• Vergroot lettergrootte
  • Standaard lettergrootte
  • Verklein lettergrootte
Home Lifehacking
Lifehacking
Aandachtsmanagement volgens Graham Allcott
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

baas-modus werker-modus aandacht proactieve graham allcott

In zijn boek Zo word je een productiviteitsninja, Graham Allcott beschrijft Graham Allcott het belang van 'aandacht' bij productiviteit; aandacht is het meest schaarse goed waarover je beschikt en wil dingen gedaan krijgen dan zul je deze dus slim en goed moeten inzetten:

aandachtsmanagement graham allcott

[Volgens Graham Allcott zijn er] vier belangrijk punten [die] helpen je aandacht te managen:

  1. Je werk inplannen op basis van aandachtsniveaus.

  2. Je aandacht afschermen tegen afleidende factoren.

  3. Je aandacht vergroten door je hersenen beter te laten presteren.

  4. Nieuwe 'aandachtsreserves' aanleggen.

Maar laten we voordat we daar mee aan de slag gaan, eens bekijken waarom aandachtsmanagement zo essentieel is in onze tijd van informatie-overload.

Kenniswerk betekent dat je baas bent maar ook uitvoerder.

(...) Bij kenniswerk gaat het erom waarde toe te voegen of te creëren door informatie in plaats van het vervullen van een specifieke functie.

(...)

Leidinggevende én uitvoeren

In elke kennisbaan ben je in feite twee verschillende 'rollen' aan het vervullen: je bent leidinggevende en uitvoerende tegelijk. Je bent verantwoordelijk voor:

  • het bepalen wat onder je taken valt ('baas'-modus)
  • het uitvoerende werk ('werker'-modus)
  • het omgaan met de informatiestromen (werker-modus) en erop reageren en bepalen of je daardoor je prioriteiten moet bijstellen (baas-modus)

(...)

Aangezien de meeste mensen geen specifieke definities of afbakeningen kennen wat betreft de baas- en werker-modus, raken ze gestrest over de vraag of ze de juiste beslissing hebben genomen en gaan ze vaak als gevolg daarvan uitstelgedrag vertonen. Geen duidelijke grenzen stellen of vaste routines hebben betekent in dit geval nooit ophouden met denken als baas, en wanneer je in de werker-modus zit nooit helemaal zeker weten of je wel echt de juiste dingen aan het doen bent.

Stress wordt minder door duidelijkheid, duidelijkheid neemt toe door aandacht

Nu komt aandachtsmanagement in het spel - je nieuwe beste maatje in je strijd tegen stress en informatie-overload. ... Aandacht is schaarser dan je tijd. [Vaak] maak je jezelf wijs dat je niet genoeg tijd had, maar in werkelijkheid had je al je aandacht opgebruikt. (...) Je aandacht is als geld dat maar één keer kan worden uitgegeven: als jij ervoor kiest om tot wel 80% van je aandacht aan vergaderingen te besteden, wees dan niet verbaasd dat de overgebleven 20% niet veel meer oplevert dan het afhandelen van een paar mails en daarna in de verte staren en je overweldigd te voelen. Maak jezelf niet wijs dat het de schuld van iemand anders was - als je na de tijd die je in vergaderingen steekt niet alleen meet aan de hand van de tijd die je verloren hebt, maar ook in de vorm van de aandacht en energie die ze je gekost hebben, dan realiseer je je snel genoeg dat complexe, moeizame vergaderingen enorm vreten aan je persoonlijke reserves.

Aandacht is ons ruilmiddel. Tijd kan dan wel besteed zijn, maar er moet ook nog met aandacht betaald worden. Spring er zorgvuldig mee om, want het gaat hier om het meest waardevolle ruilmiddel dat we hebben.

Tijd + juiste aandacht en focus = Klaar, aandacht is eindig

Op een doorsnee dag zul je op verschillende aandachtsniveaus functioneren. Voor het gemak maken we een grof onderscheid tussen drie verschillende soorten aandacht:

  1. Proactieve aandacht: momenten waarop je volledig gefocust bent, alert en 'in the zone' en in staat om je belangrijkste beslissingen te nemen of je moeilijkste taken uit te voeren. Dit aandachtsniveau is extreem belangrijk.

  2. Actieve aandacht: momenten waarop je geconcentreerd aan de slag bent, je redelijk vooruitgang boekt, maar onbewust ook wel af en toe verslapt. Je bent snel afgeleid, hebt soms een briljante ingeving of geweldig moment, maar bent ook dikwijls slordig. Dit aandachtsniveau is nuttig.

  3. Inactieve aandacht: je bent er wel, maar je bent er ook weer niet. Er is niet veel hersencapaciteit beschikbaar en je worstelt waarschijnlijk met complexe taken en moeizame processen. Je aandacht is niet waardeloos in deze fase, maar de waarde ervan is wel beperkt.

Denken scheiden van doen en de baas scheiden van de werker

Jouw doel in het managen van je aandacht is om speels, productief momentum en grip te creëren, en erop te vertrouwen dat je je werk zo goed mogelijk doet.

In onze werkprocessen doorloopt de informatie doorgaans vier verschillende stadia, wat het beste te onthouden is aan de hand van de Engelse afkorting CORD:

Capture & collect - vastleggen en verzamelen: informatie verzamelen op de plek van aankomst, maar ook nuttige ideeën opschrijven op het moment dat ze opborrelen.

Organize - organiseren: al deze informatie op een zinvolle manier verwerken. Op dit moment zoek je uit wat haalbaar is, wat belangrijk is en wanneer je het zou kunnen doen. Je vat dit in een soort to-do-list en daarna hopelijk in een meer geavanceerd en flexibel systeem waarmee je alles goed kunt afhandelen.

Review - beoordelen: als je de to-do list of je hele systeem inclusief projecten en afspraken bekijkt, kies je wat je op welk moment moet oppakken.

Do - doen: de uitvoering.

Wannneer zit je nu in de baas-modus en wanneer in de werker-modus? En welk aandachtsniveau vereist dat verzamelen, organiseren, beoordelen of doen? Uitzonderingen daargelaten ziet dat er ongeveer uit als in bovenstaande tabel is weergegeven.

Wat we hier zien is dat de baas-modus van ons werk - de stadia Organize en Review - het meest van onze actieve en proactieve aandacht vergt. Denken over ons werk is in veel opzichten het lastigste onderdeel. Als je een week hebt besteed aan het bedenken van een oplossing voor een potentieel groot probleem, is die oplossing vervolgens gemakkelijk te implementeren. (...)

Zoals we hebben ontdekt, is proactieve aandacht een schaars en waardevol goed in je streven naar productiviteit en het beperken van informatie-overload en stressgevoelens. Vier dingen heb je nodig om op je best te kunnen functioneren:

  1. Plan je werk aan de hand van je aandachtsniveaus waarop je functioneert.

  2. Scherm zoveel mogelijk aandacht af tegen de negatieve invloed van afleiding en onderbrekingen.

  3. Doe al het mogelijk om je aandachtsflows te versterken en ze een niveau hoger te krijgen, waardoor je van perioden van inactieve aandacht actieve kunt maken, en van actieve aandacht proactieve aandacht.

  4. Tover zo mogelijk wat extra aandacht en tijd bij elkaar die je voordien niet tot je beschikking had.

Ad (2) Je aandacht afschermen tegen afleiding en onderbrekingen

Voor de baas-modus is het soort denkwerk vereist dat alleen door gefocuste, proactieve aandacht geleverd kan worden. Onze beste denkprestaties - en het soort denken dat we nodig hebben om ons het gevoel van rust en controle te geven - komen voort uit twee dingen die in elkaars verlengde liggen. We moeten ons in een periode van onze proactieve aandacht bevinden én we moeten concentratie inzetten om dat denken ook helemaal tot de conclusie door te zetten. Als we door iets anders afgeleid raken, is onze enige prestatie dat we iets bedacht hebben wat we niet met een gerust gevoel hebben kunnen afsluiten. Vanwege de onduidelijkheid komt daarbij weer potentiële stress om de hoek kijken.

Er zijn ruwweg twee soorten afleiding te onderscheiden: interne en externe afleiding.

Intern afleiding: een van onze grootste afleiders is ons eigen hoofd

Een Productiviteitsninja is op dit punt zelfbewust en kan betere routines ontwikkelen om dit soort afleiding zo veel mogelijk te bestrijden. Hier volgen enkele suggesties om op dit punt verder te komen:

  • Nieuwe ideeën zo snel mogelijk uit je hoofd krijgen - de baas de mond snoeren (leg alle gedachten die opkomen vast, zodat je er later op terug kunt komen; dit werkt overigens alleen als je erop kunt vertrouwen dat je later op deze geregistreerde gedachten terug zult komen)
  • E-mails verwerken in plaats van checken: e-mail in grotere aantallen tegelijk afhandelen en je inbox meerdere keren per dag helemaal leegmaken, zorgt voor significant minder achtergrondruis en aanleidingen om je inbox te gaan rondklikken op zoek naar potentiële afleiding.
  • Internetschaarste: het internet is tegelijkertijd je allerbeste productiviteitstool en je grootste maatje bij uitstelgedrag. Maak duidelijke afspraken met jezelf. Zie in dat internet je beste vriend is, maar tegelijkertijd je ergste vijand.
  • Selectieve onwetendheid: dit is een term die Tim Ferriss gebruikt voor zijn idee om nooit kranten te kopen of onnodige media tot zich te nemen. Hij heeft het over 'shortcuts' hiervoor, die inhouden dat hij vrienden die hij vertrouwt om hun mening vraagt over politeke aangelegenheden, zodat hij een geïnformeerde beslissing kan nemen wat betreft zijn stemgedrag zonder dat hij veel tijd hoeft te verspillen aan het zich verdiepen in alle lopende kwesties. Ook vermijdt hij opzettelijk gadgets en internetsites waarvan hij weet dat ze afleidend zijn. (...) Het draait echter allemaal uit om  compromissen: kleine  luxes of overwinningen opgeven, wetende dat er uit minder uiteindelijk meer voortkomt.
  • Zoek de informatie-DJ's van de wereld op: een geweldige truc voor minder afleiding en betere omgang met een informatie-overload is te zoeken naar dj's in plaats van albums. Dj's zijn enthousiastelingen die als curator de onzin er voor je uitfilteren, je de hoogtepunten of huzarenstukjes aanbieden.
  • Wees geen 'early adopter': laat voorlopers eerst maar uitzoeken of het werkt en vraag mensen dan om hun gefundeerde mening voordat je besluit iets te kopen.
  • Wees zelfbewust: je oneindige creatieve geest zal honderden manieren bedenken om dingen te vermijden die of te saai, te uitdagend of gewoonweg onbevredigend zijn. Blijf deze mogelijke ontwijktactieken in de gaten houden en ga ze te lijf.

Externe afleiding: omgaan met onderbrekingen

Geen enkele mate van zelfbewustzijn is op zichzelf voldoende om je aandacht afgeschermd te houden, en wel met één heel goede reden: de wereld is vol andere mensen die allemaal uitstekend in staat zijn ons te onderbreken en van onze plannen af te brengen. Daarom moeten we onze waardevolle aandacht meedogenloos leren afschermen voor deze talrijke vijanden.

  • Vermijd de meeste vergaderingen - sla uitnodigingen af (vergaderingen zijn een geweldige manier om tijd te steken in de prioriteiten van een ander in plaats die van jouzelf. Vergaderingen vermijden als die niet direct van belang zijn voor jouw belangrijkste projecten of verantwoordelijkheden, of als je op een veel eenvoudigere manier betrokken kunt blijven, is essentieel).
  • Neem je telefoon niet op: telefoongesprekken vallen onder de ergste onderbrekers. Ze kosten tijd en energie, zowel wat de afhandeling betreft als het 'bijkomen' ervan (van die 'waar was ik ook weer'-gesprekken in je hoofd als je hebt opgehangen). ... Voicemail is namelijk een serieus onderschat communicatiemedium. Je krijgt communicatief eenrichtingsverkeer in plaats van tweerichtingsverkeer: degene die de boodschap achterlaat, komt in een paar seconden tot de kern van wat hij wou zeggen in plaats van in een paar minuten.
  • Sluit je e-mail zo vaak mogelijk af: het leeuwendeel van je werk speelt zich af buiten je inbox. (...) Je inbox sluiten, ook al is het maar voor een paar uur per dag of een half uur per uur, zal meer ruimte scheppen in je hoofd, de achtergrondruis die je driegt af te leiden verminderen en je helpen met minder moeite meer aandacht te besteden aan de dingen die er echt toe doen.
  • Draag een een koptelefoon of zorg voor een zichtbaar teken waarmee je vragen collega's op afstand houdt.
  • Werk vanuit huis, of ergens anders: natuurlijk is de beste manier om te voorkomen dat je onderbroken en afgeleid wordt door alle geluiden en irritaties van het kantoor, dat je op een totaal andere plaats bent.
  • Zeg 'nee': laat niet meteen alles vallen voor de slecht getimed vraag van een ander. Besef dat je je niet schuldig hoeft te voelen als je 'nee' zegt wanneer iemand je onderbreekt op een belangrijk punt bij een taak die af moet, en net wanneer je op dreef bent in een productieve, proactieve aandachtsperiode. Probeer de vraag of inbreng van die persoon in te plannen voor het moment waarop je weet dat je aandacht afneemt, waarmee je je meest waardevolle aandacht en momentum afschermt.
  • Onthoud dat de meeste informatie zo goed als nutteloos is: wees heel kieskeurig in waar je alles voor laat vallen om het te gaan lezen, onderzoeken of wat dan ook. In het informatietijdperk maakt de gelegenheid zich vaak vrij luidruchting kenbaar als hij zich voordoet - aanbevelingen van vrienden, dingen die op sociale media gedeeld worden, enzovoort. Het is niet meer zo belangrijk om de horizon af te speuren. De belangrijke dingen naar je toe laten komen is veel gemakkelijker.

Bron: Zo word je een productiviteitsninja, Graham Allcott

Laatst aangepast op zaterdag, 22 oktober 2016 07:35  
Eigenaarschap volgens Wouter Hart
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

cirkel invloed betrokkenheid covey wouter hart

Wouter Hart beschrijft in zijn boek Verdraaide organisaties - Terug naar de bedoeling Stephen Covey's model van de cirkel van invloed:

wouter hart verdraaide organisaties bedoeling

Eigenaarschap bepaalt voor een groot deel hoeveel het individu bijdraagt aan het geheel en het is dus de moeite waard hierin te investeren. Met het vergroten van eigenaarschap wordt de batterij opgeladen. (...) In Stephen Covey's boek Seven Habbits of highly effective people wordt dit mooi in een schema weergegeven. Hij tekent twee cirkels waar de buitenste staat voor de afbakening van alles in de wereld waarbij je op de een of andere manier betrokken bent. Dus van alles buiten die cirkel weet je niets af. Op de zaken waarbij je betrokken bent, heb je als mens maar voor een klein deel invloed. Dat noemt Covey de cirkel van invloed. Hoe kleiner het gevoel van betrokkenheid bij een organisatie, hoe meer mensen buiten deze cirkel stappen. Dat typeert zich door 'klagen over'. Hoe meer de mens zich betrokken voelt bij het geheel, hoe meer hij in de cirkel van invloed stapt. Door het vergroten van eigenaarschap creëer je dus beschikbare energie en effectiviteit van de (mensen in) de organisatie.

Tegenover het vergroten van eigenaarschap staat het verkleinen van eigenaarschap. Daar zijn we binnen organisaties meester in en daar moeten we beter op letten. Het weghalen van verantwoordelijkheden uit het gedrag van professionals verkleint al snel de kans op de juiste performance. Juist omdat het gevoel van eigenaarschap kleiner wordt. Als we iets voorschrijven in bijvoorbeeld een procedure, wordt de procedure eigenaar en de onteigende professional uitvoerder. Dat geldt voor alle elementen uit de systeemwereld.

Dit geldt ook voor stafafdelingen. [Een] 'de kwaliteitsafdeling' werkt [vaak] averechts op het gevoel van eigenaarschap over de kwaliteit in de lijn, vooral bij professionals.

Het gaat er steeds weer over het gewenste gedrag te vergroten door het eigenaarschap te laten liggen daar aar het zou moeten liggen. Dit betekent overigens niet dat een medewerker zijn eigen gang kan gaan en zich er niets van hoeft aan te trekken dat hij in de context van een organisatie werkt. Het eigenaarschap van het individu staat immers in relatie tot de bedoeling van de organisatie als geheel.

Bron: Verdraaide organisaties - Terug naar de bedoeling, Wouter Hart

Laatst aangepast op woensdag, 05 oktober 2016 08:25  
Zes ineffectieve leugens volgens Gary Keller & Jay Papasan
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

 

focus gary keller jay papasan

In hun boek 1 Ding - Het verrassend simpele idee dat je leven zal veranderen stellen Gary Keller en Jay Papasan dat er zes leugens zijn die je ervan weerhouden te focussen op 1 ding:

1 ding gary keller jay papasan

De zes leugens die tussen jou en succes in staan zijn:

 

  1. Alles is even belangrijk: gelijkheid is een nobel ideaal om na te streven wanneer het gaat om mensenrechten. In de echte wereld van resultaten zijn de dingen echter nooit gelijk ... Gelijkwaardigheid is een leugen. Dit besef ligt ten grondslag aan alle belangrijke besluitvorming. (...) Prestatiegerichte mensen hebben een oog voor wat essentieel is. Ze staan lang genoeg stil om te bepalen wat echt van belang is en laten dat de rest van hun dag invullen. ... Presteerders werken altijd vanuit een heldere kijk op hun prioriteiten. (...) De waarheid is dat niet alles even belangrijk is en dat succes pas gevonden wordt in het doen van de dingen die echt belangrijk zijn. Bezig zijn met het belangrijkste is altijd het belangrijkst.

  2. Multitasken: de waarheid is dat multitasking noch efficiënt noch doeltreffend is. In de wereld van resultaten zal het je keer op keer in de steek laten. Multitasking is een zeer effectieve methode om minder voor elkaar te krijgen. In multitasking gaat het erom dat diverse taken beurtelings gebruik maken van één bron (de CPU). In de loop van de tijd is de context omgedraaid en werd de term opgevat alsof het betekende dat één bron (een persoon) diverse taken tegelijkerijd uitvoerde. Het was een slimme formulering die zeer misleidend is, want zelfs computers kunnen maar één stukje code tegelijk uitvoeren. Als een computer 'multitaskt', schakelt hij heel vlug tussen meerdere dingen en wisseltde focus tot beide taken zijn voltooid. ... [Als mensen kunnen we ons] net als computers niet op twee dingen tegelijkertijd concentreren. Onze aandacht schiet heen en weer. Voor computers is dat geen probleem, maar voor mensen kan dat ernstige gevolgen hebben. (...) Als je van de ene naar de andere taak wisselt, al dan niet vrijwillig, gebeuren er twee dingen. Het eerste is vrijwel direct: je besluit te switchen. Het tweede is minder voorspelbaar: je moet de 'regels' activeren van wat je van plan bent te gaan doen. (...) Het kost je steeds wat tijd om een nieuwe taak te starten en de eerste taak te herstarten en er is bovendien geen garantie dat je precies verdergaat waar je gebleven bent. Dit heeft een prijs.

  3. Een gedisciplineerd leven: wees geen gedisciplineerd iemand, maar iemand met ijzersterke gewoonten en maak gebruik van selectieve discipline om die te ontwikkelen. Succes is opvolgende en niet tegelijkertijd. Leer één gewoonte tegelijk aan. Als je bent wat je regelmatig dot, dan is succes niet een bepaalde handeling, maar veel eerder een gewoonte die je opneemt in je leven. Je hoeft succes niet op te zoeken. Maak gebruik van de kracht van selectieve discipline om de juiste gewoonte te vormen en uitzonderlijk resultaten komen vanzelf naar je toe.

  4. Wilskracht is niet alleen een kwestie van willen: het idee dat wilskracht slechts een kwestie van willen is, is een leugen. Stel je wilskracht eens voor als het icoontje van de batterij van je mobiele telefoon. Elke ochtend begin je met een volle accu. Naarmate de dag verstrijkt, verbruik je er elke keer als je de telefoon gebruikt iets van. Het batterij-icoontje raakt steeds leger en jouw vastberadenheid neemt steeds iets af. Wordt het icoontje rood, dan is er niets meer van over. Wilskracht heeft een beperkte accuduur, maar kan wel weer worden opgeladen door wat rust. Het is een gelimiteerde hernieuwbare bron van energie. Omdat de voorraad beperkt is, zorgt elke wilskrachtige handeling voor een winst-verliesscenario: als je nu meteen wint dankzij je wilskracht, is de kans groter dat je later verliest omdat je minder wilskracht over hebt.

  5. Een evenwichtig leven: in een poging om overal aandacht aan te schenken, heeft alles te lijden onder een gebrek aan aandacht. De reden dat je niet moet streven naar evenwicht is dat magie nooit in het midden ontstaat; magie onstaat bij de extremen. Alleen vormt het opzoeken van die extremen een echte uitdaging. We begrijpen van nature dat succes bij de uitersten te vinden is, maar weten niet hoe we ons leven moeten indelen zolang we ons in dat gebied begeven. (...) Balans is eigenlijk een kwestie van prioriteit. Als je je systeem verandert van evenwicht houden naar prioriteiten stellen, dan worden je keuzes beter zichtbaar en open je de deur naar het veranderen van je lotsbestemming. Om uitzonderlijke resultaten te behalen moet je iets prioriteit geven en daarmee aan de slag gaan. Zodra je bezig bent met je prioriteit, raak je automatisch uit balans en schenk je meer tijd aan één ding dan aan iets anders.

  6. Groot is eng: niemand kent zijn eigen grenzen of prestatieplafond, dus is het zonde van de tijd om je daar zorgen over te maken. (...) Om uitzonderlijke resultaten te behalen is het essentieel dat je groot denkt. Succes vereist actie, en actie vereist een denkproces. Er zit echter wel een 'maar' aan: de enige acties die dienen als springplank naar grote successen zijn de acties die ontstaan door groot te denken. Als je die link eenmaal legt, dringt het vanzelf door dat het van belang is hoe groot je denkt.

De zes leugens zijn overtuigingen die zich in ons hoofd nestelen. Ze schoppen het tot beginselen van ons handelen en sturen ons de verkeerde kant op. Snelwegen eindigen in een hazenpad. Glinsterende steentjes die ons afleiden en weghouden bij de echte goudmijn onder de grond. Als we ons potentieel tot het uiterste willen benutten, dan moeten we ervoor zorgen dat we voor eens en altijd afrekenen met deze leugens.

Bron: 1 Ding - Het verrassend simpele idee dat je leven zal veranderen, Gary Keller & Jay Papasan

Laatst aangepast op woensdag, 07 september 2016 06:27  
Lifehacking met Loesje
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

leven pap krenten loesje

Laatst aangepast op zondag, 31 juli 2016 19:38  
Lifehacking volgens J.R.R. Tolkien
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

all we have to do decide tolkien gandalf time quote
tolkien gandalf frodo time given to us decide
"I wish it need not have happened in my time," said Frodo.
"So do I," said Gandalf, "and so do all who live to see such times. But that is not for them to decide. All we have to decide is what to do with the time that is given us.”

? J.R.R. Tolkien, The Fellowship of the Ring

Laatst aangepast op vrijdag, 13 mei 2016 18:39  
Lifehacken met de Pomodoro-techniek
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

pomodoro techniek

Een bekende Lifehack-klassieker is de Pomodoro-techniek. Niels Gouman geeft met een handig stroomschema aan hoe je de Pomodoro-techniek kunt inzetten om (nog) productiever te zijn. De techniek is gebaseerd op de louterende werking van de timebox. Door jezelf te beperken tot tijdsblokken van van 25 minuten, dwing je jezelf om je te beperken tot de essentie van wat je moet doen. Hét hulpmiddel is de kookwekker. Je kunt een fysiek exemplaar inzetten, maar er zijn ook veel app- of online-varianten beschikbaar.

De stappen zijn dan als volgt:

  1. Bereid de pomodoro’s voor.

  2. Kies taak voor Pomodoro.

  3. Werk 25 minuten.

  4. Neem pauze.

  5. Herhaal Pomodoro.

Door een aantal tijdblokken achter elkaar te zetten, komt er in korte tijdsbestekken veel uit je handen en hoofd.

Zet 'm op!

Bron: De Pomodoro Techniek: Urenlange concentratie, Niels Gouman

Laatst aangepast op zondag, 17 januari 2016 12:47  
Niet is onmogelijk voor hen die willen, kunnen & doen
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

willen kunnen doen

Laatst aangepast op vrijdag, 15 januari 2016 20:27  
Information overload volgens Dilbert
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

information overload dilbert

Laatst aangepast op zondag, 13 december 2015 18:20  
Lifehacken met Martijn Aslander
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

Laatst aangepast op maandag, 04 januari 2016 21:45  
Inbox Zero volgens Ad van der Hulst
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

inbox zero mail

In zijn handleiding In 10 stappen naar Inbox Zero beschrijft Ad van der Hulst aan welke eisen een lege inbox moet voldoen:

  1. Inbox bevat alleen ongelezen email.

  2. Inbox heeft geen leesvenster en geen groeperingen op datum o.i.d..

  3. Inbox is eenmaal per dag leeg.

  4. Email bekijken betekent een besluit nemen en direct verwerken of organiseren.

  5. De lijst van emails in je email-inbox is maximaal 1 scherm lang (afhankelijk van je schermgrootte tussen de 30 en 40 email s) zodat je nooit hoeft te scrollen.

 

Een belangrijk advies van is (zie eis 2.) om het leesvenster waarmee je alvast kunt zien wat er in de mail staat, uit te zetten. Kijken is namelijk besluiten!

 

Volgens Ad van der Hulst is een lege inbox bereikbaar door mail te verwerken en beheren met behulp van vier mappen/folders:

(1) Actiemail: mailtje die niet binnen 2 minuten af te handelen zijn

(2) Wachten op: uitgezette mails naar anderen, waarbij je wacht op antwoord

(3) Later/misschien/incubatie: mail waarover je nu nog geen besluit over wilt of kunt nemen

(4) Archief: alle mail waar geen actie aan vast zit

De 'Wachten op'-map gebruik je voor e-mails waarbij je in de gaten wilt houden of de geadresseerde(n) al hebben gereageerd. Dé manier om mailtjes in deze map te zetten is door het aanmaken van een regel waarbij mailtjes automatisch in de 'Wachten op'-map worden gezet.

 

Voor het verwerken van e-mails bepleit Ad van der Hulst de binnen Getting Things Done-methode bekende techniek van de 'Triage': voor elke mail besluit je snel wat ermee moet gebeuren. Hierbij zijn er een beperkt aantal opties:

 

  1. Verwijderen (Prullenbak).

  2. Verplaatsen naar Archief-map.

  3. Verplaatsen naar Later/misschien/incubatie-map.

  4. Direct afhandelen (actie < 2 minuten).

  5. Opnemen in Wachten op-map (doorsturen, incl toevoegen codering zodat e-mail automatisch wordt opgenomen).

  6. Inplannen (actie > 30 minuten).

  7. Opnemen in actie mails (2 minuten < actie < 30 minuten).

 

inbox zero ad hulst

De clou van inbox zero is voor iedere mail een besluit te nemen en de mail vervolgens te verplaatsen naar de plek die past bij de betekenis die deze mail voor jou heeft.

 

Ad van der Hulst adviseert om het verwerken van mail te zien als werk, waarbij je als vuistregel kunt uitgaan van een gemiddelde verwerkingstijd van 1 minuut per e-mail. Dit betekent dat je in je werkdag voldoende tijd moet inplannen voor het verwerken van mail.

 

Bron: Gratis checklist Inbox Zero

 

Laatst aangepast op vrijdag, 27 november 2015 21:49  
Meer artikelen...


JPAGE_CURRENT_OF_TOTAL

Work expands so as to fill the time available.

Engels gezegde

Banner

Archief

Lean boeken top 5

(maart 2016)
Banner
Banner
Banner
Banner
Banner

We hebben 171 gasten online
Artikelen

lean management john shook

Elke dag je hoofd en inbox leeg, Taco Oosterkamp

Elke dag je hoofd en inbox leeg
Hoe je snel en efficiënt je e-mail verwerkt in Microsoft Outlook
Taco Oosterkamp

Bij Managementboek.nl | Bol.com

Banner
Banner