Bedrijfsobject

Definitie

...

Alias: Informatieobject

Zie ook:

• Informatieobjecten volgens Frits Derksen
• Bedrijfsobjecten en informatiedomeinen volgens Novius
• Informatiedomeinen volgens Nictiz

Informatieobjecten

Tijdens het verloop van het proces worden een aantal informatieobjecten gecreëerd en gebruikt en/of gewijzigd.

Bron: https://kompy.info/sjabloon-procesananlyse-conform-kompas-0-documenteigenschappen.html

Informatiemodel

Een conceptueel model dat de dingen in de werkelijkheid en hun onderlinge relaties beschrijft.

Bron: https://begrippen.archixl.nl/archixl/nl/page/Informatiemodel

Bedrijfsobjectenmodel

Een beschrijving van de belangrijkste soorten objecten in een organisatie en hun samenhang.

Bron: https://begrippen.archixl.nl/archixl/nl/page/Bedrijfsobjectenmodel

Object

Een ding, een tastbaar iets, in de werkelijkheid, zoals daarnaar gekeken wordt vanuit een bepaald domein.

Bron: https://begrippen.archixl.nl/archixl/nl/page/Object

Makigami

Definitie

Visualisatie van het proces waarbij de processtappen worden gevisualiseerd, inclusief de gebruikte informatie, de benodigde tijd, de waardetoevoeging en de verspillingen. 'Makiagam' is het Japanse woord voor 'rol papier'.

Alias:

Zie ook:

• LSS: Makigami

Value Stream Mapping (VSM) and Makigami are two useful methods that can help identify and remove waste within the service industry. VSM is a pure Lean product, and tends to lose importance when applied to the service industry because WIP is equal to less frozen capital and can be transformed in terms of cycle time (Little's law). A VSM triangle indicating that a director is behind schedule by 50 documents that need to be reviewed and signed means, in a Makigami process, that this activity will require 1 month. The main difference between the two methods is that Makigami is better suited to the types of processes in the service industry.

Makigami, however, is not a tool invented by the traditional Lean Organization. Many mapping systems have been designed since the 1980s, when the principles of Business Process Reengineering were introduced, to improve transactional processes, including: cross functional flowchart, metrics-based flow (MBF) or metrics-based process map (MBPM). These methods make mapping easy and improve Makigami considerably. Together with VSM, they are among the most efficient methods to identify and reduce waste.

Bron: Lean Organization: from the Tools of the Toyota Production System to Lean Office, Andrea Chiarini

Visualisatie van processen

Makigami (het Japanse woord voor ‘rol papier’) visualiseert de processen waarvan het product of de dienst niet direct zichtbaar is, bijvoorbeeld bij administratieve of dienstverlenende processen. Deze techniek is makkelijker toe te passen dan Value Stream Mapping (VSM).

Een Makigami sessie is een krachtige en interactieve manier om vast te leggen wat er werkelijk gebeurt binnen een organisatie. Hiermee brengt u uw processtappen duidelijk in beeld, inclusief de gebruikte informatie, benodigde tijd, de waarde toevoegende stappen en de verspillingen. Bij het in kaart brengen van deze elementen worden de knelpunten en de verantwoordelijkheden in een proces snel zichtbaar.

Het opstellen van een Makigami kan het beste plaatsvinden door medewerkers die het werkproces kennen plus medewerkers die het werkproces niet kennen. We onderscheiden 4 gebieden:

• Een beschrijving van de activiteiten, uitgevoerd door diverse functies;
• documenten en systemen die in het proces worden gebruikt;
• tijdsanalyse van de doorlooptijd, waardetoevoegingen en verspillingen in het proces;
• knelpunten in of tussen processtappen.

Bron: https://www.blomconsultancy.nl/onze-aanpak/makigami/

Paul van Schaik, schrijver van de het boek De prestatiedoorbraak, legt in een artikel op Managementsite hoe het omdraaien van de piramide ('de onderkant is net zo belangrijk als de piek') helpt bij het verbeteren van prestaties van een organisatie:

Hoe de NS zijn prestaties verbetert door de piramide om te draaien

Stijgende klanttevredenheid en punctualiteit: ook de komende jaren wil de NS zijn prestaties blijven verbeteren. De sleutel tot het succes is het gedrag van de managers. Of zoals Paul van Schaik, NS-directeur Lean en Continu Verbeteren, het noemt high performance leadership. ‘We moeten de piramide omdraaien.’

(...)

Op de werkvloer gebeurt het, aldus Van Schaik. De ticketverkoper, politieagent op straat, schoonmaker, productiemedewerker: in het werk dat zij doen, ontstaat de feitelijke dienstverlening. Managers verliezen dat soms uit het oog, aldus Van Schaik. ‘Ze rennen van meeting naar meeting met een spreadsheet onder de arm. Wat op de werkvloer gebeurt, raakt uit beeld.’

(...)

Onuitgesproken drijfveren

De ‘piramide omdraaien’, zo noemt hij het. In de organisatorische piramide die hun divisie, afdeling of team is, waarin leiders de toppositie innemen, moet méér aandacht worden gestoken in de basis. De onderkant van de piramide is net zo belangrijk als de piek. Om die omslag te kunnen maken moeten leiders de ‘onderstroom’ van onuitgesproken drijfveren en emoties in hun organisaties leren kennen.

Bron: Hoe de NS zijn prestaties verbetert door de piramide om te draaien, Managementsite

Katie Anderson geeft in een interview met haar in Follow a Leader een duidelijk uitleg van Lean leiderschap:

If someone is moving into a lean leadership role, his or her purpose is to create value for the customer and develop people to be better able to do that.

I help people connecct to that purpose and then align their practices to achieve it. From an organization standpoint, I help organizations do the same thing by helping leaders create the system and structures to enable people to do their best work every day.

What does that involve?

I coach leaders to first get clarity on the organization's priorities, and then to lead as teachers and coaches, not as the solvers of all the problems, to enable those who do the work to figure out the right solutions.

Bron: interview met Katie Anderson in: Follow a Leader, by Patricia Panchak

Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma schrijven in hun boek Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties het volgende over Value Stream Mapping:

De kern

Lean richt zich op het toevoegen van waarde voor klanten door het elimineren van niet-waardetoevoegende activiteiten (verspilling). Value stream mapping wordt in lean omgevingen gebruikt om activiteiten en stappen in informatiestromen en -processen in kaart te brengen en te analyseren welke stappen geen of nauwelijks waarde toevoegen.

(...)

Bruikbaarheid

Value stream mapping biedt inzicht in het verbeterpotentieel van processen om daarmee de doorlooptijden en de kosten te reduceren; het legt verspilling en andere niet-waardetoevoegende activiteiten bloot. Het in kaart brengen van processen betekent het maken van een diagram waarin de processen, de materiaal- en informatiestromen en alle andere belangrijke data (zoals voorraadniveaus, verwerkingstijden en batchgroottes) worden afgebeeld met gestandaardiseerde raamwerken en symbolen. Deze kaart is het begin om een gewenste waardestroom te ontwerpen die lean (slim en slank) is.

Uitvoering

Fase 1: current state map

De eerste fase in value stream mapping is de voorbereiding van de current state map. De materiaalstroom in zijn huidige toestand analyseren levert informatie over (niet-)waardetoevoegende activiteiten

Fase 2: future state map

In de tweede fase wordt informatie uit de current state map gebruikt om een gewenste future state map voor te bereiden, waarin verspilling is geëlimineerd en het aantal niet-waardetoevoegende activiteiten is geminimaliseerd.

(...)

Fase 3: implementatie

De derde en belangrijkste fase bestaat uit actie nemen om het huidige productieproces te veranderen zodat het zo veel mogelijk gaat lijken op de gewenste toestand

Bron: Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties, Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma

Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma schrijven in hun boek Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties het volgende over de Root Cause-analyse (RCA):

De kern

Root cause analyse (RCA) is een klasse van probleemoplossende methoden, gericht op het vaststellen van de wortel van problemen of gebeurtenissen. Het is gebaseerd op het Ishikawa-diagram (ook wel visgraat- of oorzaak-gevolgdiagram genoemd), vernoemd naar de bedenker Kaoru Ishikawa. Het Ishikawa-diagram laat de oorzaken van een bepaalde gebeurtenis zien. Het werd voor het eerst gebruikt in de jaren zestig en wordt beschouwd als een van de zeven basisinstrumenten van kwaliteitsmanagement.

(...)

Bruikbaarheid

Men gebruikt de RCA om de variatie in een proces (uitkomst van een proces) te verklaren. Een bepaalde hoeveelheid variabiliteit is normaal en hoeft niet noodzakelijkerwijs op een belangrijke verstoring te duiden. Maar ongewenste variatie veroorzaakt ernstige verliezen of schade, vertragingen en lagere productiviteit, zeker als die zich voordoet in kritieke processen. De eerste essentiële stap is uitvinden wat de variatie veroorzaakt om vervolgens het effect ervan te kwantificeren. De belangrijkste oorzaken, die over het algemeen gemakkelijk zijn op te lossen, dienen eerst aangepakt te worden.

(...)

Uitvoering

RCA begint gewoonlijk met de samenstelling van een projectteam ... Vervolgens definieert het team het probleem en besluit welke variatie de meest kritieke verstoring van het onderzochte systeem veroorzaakt. Dan brengt het team het proces in kaart en bepaalt de factoren die de variatie veroorzaken in de fase van data- en bewijsverzameling. Vervolgens wordt bepaald welke factoren aan het probleem bijdragen en waarin die oorzaken zijn geworteld. Maar die root-oorzaken hoeven niet direct duidelijk te zijn, in welk geval brainstormsessies nodig zijn. Vervolgens worden de vastgestelde root causes (vaak een groot aantal) neergezet op een whiteboard voor verdere bespreking en om de bevindingen aan te scherpen. Daarna moeten aanbevelingen en oplossingen worden ontwikkeld en daadwerkelijk geïmplementeerd.

(...)

Bron: Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties, Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma

Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma schrijven in hun boek Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties het volgende over de Kaizen:

De kern

Kaizen betekent letterlijk 'verandering (kai) om goed te worden (zen)'. Kernelementen van kaizen zijn: kwaliteit, inspanning, bereidheid om te veranderen en communicatie. Het Gemba-huis als de basis van kaizen heeft vijf fundamentele elementen:

1. Teamwerk.

2. Persoonlijke discipline.

3. Verbeterde moraal.

4. Kwaliteitscirkels.

5. Suggesties voor verbetering.

Op basis van dit fundament concentreert kaizen zich op de eliminatie van muda (verspilling en inefficiënties), het 5S-raamwerk voor orde, netheid (Good housekeeping) en standaardisatie.

Bruikbaarheid

Kaizen is te gebruiken voor de oplossing van verschillende soorten problemen: procesinefficiënties, kwaliteitsproblemen, grote voorraden en leverings- en doorlooptijdproblemen. Het moedigt werknemers aan om met suggesties voor kleine en grote verbeteringen te komen tijdens wekelijkse bijeenkomsten (kaizengebeurtenissen). Verder stelt het voor om eerst muda (verspilling en inefficiënties) te elimineren.

1. Defecte producten.

2. Overproductie.

3. Transport.

4. Wachten.

5. Overtollige voorraad.

6. Beweging.

7. Extra verwerking.

De laatste bouwsteen van het Gemba-huis is standaardisatie. Standaardisatie van praktijken en institutionalisering van de vijf S'en zal het gemakkelijker voor iedereen in de organisatie maken om voortdurend te verbeteren, ook voor nieuwkomers. Het topmanagement speelt een belangrijke rol in de bewaking en het handelen bij de wijdverspreide implemetatie en coördinatie van kaizen, de 5S-methode en de standaardisatie van werk.

(...)

Uitvoering

De volgende stappen dienen genomen te worden bij kaizengebeurtenissen:

• definieer het probleem en doel van de gebeurtenis;
• analyseer de feiten;
• bedenk mogelijke oplossingen;
• plan de oplossing in;
• voer de oplossing uit;
• controleer de oplossin en stel die veilig.

Bron: Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties, Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma

Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma schrijven in hun boek Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties het volgende over de PDCA-cyclus:

De kern

De Deming-cirkel of de Plan-do-check-act-cyclus (PDCA-cyclus) wordt gebruikt als methode om verbeteringsprojecten te structureren. Het verwijst naar een logische volgorde van vier zich herhalende stappen voor voortdurende verbetering en leren: plan, do, check en act.

Planning ('plan') van de verbetering van een activiteit dient gevolgd te worden door de uitvoering van de activiteit ('do') overeenkomstig het plan. Vervolgens dient men de resultaten en de verbetering te meten en te bestuderen ('check'), waarna actie genomen moet worden ('act') om de doelen en/of de verbetering aan te passen. Het voortdurend leren dient geïmplementeerd te worden in de planning van nieuwe activiteiten.

Bruikbaarheid

De PDCA-cyclus stelt een organisatie in staat om verbeterinitiatieven op een gedisciplineerde manier te managen en verbeteringen te borgen. Het model wordt gebruikt om het proces van voortdurende verbetering te structureren en disciplineren. Visueel uitgebeeld lijkt het verbeteringsproces alsof we het PDCA-wiel de heuvel op duwen. Elke probleemoplossende cyclus komt overeen met een PDCA-cyclus. Als we de verbeteringen niet borgen dan rolt het wiel weer terug. Slagen we in het borgen van de verbetering, dan kan de organisatie naar een hoger niveau worden getild (dit wordt geïllustreerd met het omhoog rollen van het PDCA-wiel).

(...)

Uitvoering

Doorloop systematisch de vier stappen bij het streven naar verbetering van specifieke activiteiten.

Stap-1

Plannen van de verbeteractiviteit met een duidelijk doel

Plan verandering vooruit. Analyseer de huidige situatie en de mogelijke impact van anapassingen voordat u überhaupt iets doet. Voorspel de verschillende resultaten, met of zonder theorie. Hou kunt u de impact meten als het gewenste resultaat is behaald? Plan de resultaatmeting in de uitvoering in. Maak een implementatieplan met toewijzing van verantwoordelijkheden voor deelnemers.

...

Stap-2

Uitvoeren van de verbeteractiviteit

Tijdens de uitvoering van het plan moet u kleine stappen nemen in gecontroleerde omstandigheden om verbeteringen (of mislukkingen) toe te kunnen wijzen aan de geplande veranderingen in de activiteit.

Stap-3

Verbeteractiviteit meten in termen van behaalde resultaten

Controleer de resultaten van uw experiment. Werd het gewenste resultaat bereikt? Zo niet, waarom niet?

Stap-4

Bijsturen en nieuwe verbeteracties definiëren

Neem maatregelen om het proces dat het gewenste resultaat opleverde te standaardiseren of, in het geval het resultaat anders dan gewenst uitpakte, gebruik de ervaring als input voor nieuwe pogingen tot verbetering.

(...)

Bron: Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties, Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma