Rick Pastoor beschrijft in zijn boek Grip - het geheim van slim werken het nut en de noodzaak van het gebundeld afhandelen van e-mails:

Als ik zou willen, zou ik met gemak mijn hele werkweek kunnen vullen met het beantwoorden van e-mails, en jij komt vast ook een heel eind. Jarenlang besteedde ik veel te veel tijd aan e-mail. Jazeker, ik had collega's en relaties die blij waren met mijn vlotte reacties op hun vragen en verzoeken, maar mijn belangrijkste werk kreeg ik niet gedaan. Want e-mail is een beetje zoals jeuk: krabben maakt het alleen maar erger. Hoe meer e-mails je stuurt, hoe meer je er terug zult krijgen (en vaak sneller dan je ze kunt beantwoorden).

Toen Blendle groeide nam de hoeveelheid communicatie in mijn werk exponentieel toe. Het roer moest om, want ik was een slaaf van mijn mailbox geworden. Ik ontdekte dat ik overdag  veel beter vooruitkwam als ik mijn mailbox volledig negeerde. Want hoewel sommige e-mails belangrijk waren, was dat bij het merendeel niet het geval. Het gevolg? Ik verplaatste e-mail naar de vroege ochtend en de avond om het maar als vanouds gedaan te krijgen. Uiteraard werkte dat niet: zowel mijn dierbaren als ikzelf werden er ongelukkig van. Voor je het weet ben je van 's ochtends vroeg tot 's avonds laat met je werk bezig. Een nog rigoureuzere aanpak was nodig: hoe vis je de belangrijke e-mails uit die eindeloze stroom en kom je toe aan je belangrijkste werk zonder dat je overuren moet draaien om de rest van je mailbox onder controle te houden?

Een andere aanpak

[Ik adviseer dringend een methode waarbij je] in plaats van je mail steeds tussendoor te doen, je e-mail een vaste plaats geeft in je dag. In dat afgebakende tijdslot handel je vervolgens zoveel mogelijk berichten af. [Door je e-mails gebundeld af te handelen] geef je je e-mail meer gefocuste aandacht dan ooit.

Je kunt in een halfuur meer van je mailbox gedaan krijgen dan je denkt. Dat doe je door de e-mails niet weg te werken maar te verwerken. Kort gezegd komt dat hierop neer: je zorgt ervoor dat je je e-mails goed leest, een vervolgactie bedenkt en dit aan de afzender communiceert.

Hoe pak je dit aan? Elke e-mail heeft voortaan vijf mogelijke uitkomsten:

(1) Je wijst het werk af. Je communiceert dit besluit en archiveert de e-mail.

(2) Er is geen actie nodig, dus je archiveert de e-mail.

(3) Er is een actie nodig die je binnen twee minuten kunt uitvoeren. Dit doe je direct.

(4) Er is een actie nodig die meer tijd van je vraagt, met een harde deadline: je plant de taak direct in je agenda.

(5) Er is actie nodig die meer tijd van je vraagt, maar er is geen harde deadline: je voegt de taak toe aan je takenlijst.

(...)

5. Taak toevoegen aan je takenlijst

Hangt er geen deadline aan je e-mail maar volgt er wel een taak uit die je moet oppakken zodra je er tijd voor hebt? Voeg die taak dan meteen toe aan je takenlijst. Deze manier van werken levert uiteindelijk tijd op, want het is enorm tijdrovend om je openstaande e-mails later opnieuw te lezen en begrijpen. Zorg ervoor dat je taak verwoord is als een actie en dat dus bij een snelle blik op je takenlijst direct duidelijk is wat je te doen staat.

Bron: Grip - het geheim van slim werken, Rick Pastoor

De onderstaande citaten zijn afkomstig uit een interview met psychiater Alex Korzec in Elsevier (7 mei 2011):

"De psychiatrie een gecompliceerd vak. Er komen zoveel dingen bij kijken. 'Mensen komen in de problemen of raken depressief of zelfs psychotisch door een van de volgende drie oorzaken. Er is iets mis met de bedrading in de hersens, zoals bij dementie of bij sommige vormen van schizofrenie. Of mensen kunnen extreem gevoelig zijn voor afwijzing of vernedering, waardoor ze gek van boosheid of agressie worden. Dan is er nog zoiets als een sociale omgeving, en het is duidelijk dat die kan bijdragen aan depressieve gevoelens. Als je bijvoorbeeld een vader hebt die altijd alles ondergraaft. Een 8 moet een 9 zijn. Psycho-toxisch heet dat, en het duurt meestal lang tot mensen dat beseffen en zich uit de voeten maken'."

"Worden mensen gelukkiger van therapie? Dat is het uitgangspunt niet. 'In dit vak ga je niet voor geluk of ongeluk, maar onrust of rust. Onder onrust kun je erg lijden'."

"Het leven is vrij simpel en afhankelijk van het toeval. De hoofdprijs is liefde en leuk werk. De eerste prijs is leuke liefde, maar geen leuk werk. De tweede prijs is leuk werk, maar geen leuke liefde. En de derde prijs is geen van tweeën.".

Bron: Artikel "We zijn tot ongeluk en smart geprogrammeerd", interview met Alex Korzec, Elsevier 7 mei 2011

Denise Hulst beschrijft in het boek Een volle agenda, maar nooit druk - Benedictijns timemanagement hoe haastige spoed niet altijd ten goede komt aan de snelheid, oftewel: 'de Paradox van de versnelling':

De Paradox van de versnelling

Toen Tijl Uilenspiegel met zijn knapzak te voet naar de volgende stad trok, werd hij door een snel rijdende koets ingehaald. De koetsier, die erg veel haast scheen te hebben riep. 'Hoe ver is het tot de volgende stad?' 'Als u langzaam rijd een half uur, als u snel rijdt twee uur, meneer!' antwoordde Tijl Uilenspiegel.

'Dwaas!' schold de koetsier. Hij greep zijn zweep en zette de paarden nog eens extra aan waardoor de koets met hoge snelheid verder reed. Tijl Uilenspiegel vervolgde zijn weg. Er zaten veel gaten en kuilen in het wegdek. Een uur later trof hij een koets aan die blijkbaar met schade in een greppel langs de weg lag. De koetsier was vloekend en tierend bezig de gebroken as te repareren. De koetsier keek Tijl Uilenspiegel verwijtend aan waarop deze slechts opmerkte: 'Ik zei u toch: als u langzaam rijdt een half uur...'

Bron: Een volle agenda, maar nooit druk - Benedictijns timemanagement, Denise Hulst

Denise Hulst beschrijft in het boek Een volle agenda, maar nooit druk - Benedictijns timemanagement hoe haastige spoed niet altijd ten goede komt aan de snelheid, oftewel: 'de Paradox van de versnelling':

Een volle agenda, maar nooit druk

In dit boek reik ik je handvatten aan waarmee je volgens benedictijns timemanagement kunt leren om het, voor je gevoel, nooit veel te druk te hebben, terwijl je toch een volle agenda hebt. Daarvoor zijn een aantal vaardigheden nodig. Ten eerste is daar de kunst van het beginnen. Ten tweede de kunst van het ophouden. Vervolgens de kunst van de juiste houding en als laatste vaardigheid de kunst om respectvol om te gaan met het ritme van de dag. Alle arbeid die verricht wordt, elke taak die uitgevoerd wordt, draagt door het toepassen van die vaardigheden de kans in zich om vanuit verbondenheid een aandacht volbracht te worden.

(...)

De basis van dit boek wordt gevormd door drie kloostergeloften die aan benedictijnse spiritualiteit ten grondslag liggen en twee vaardigheden die een bijdrage kunnen leveren aan een heilzame manier van werken:

• Stabilitas: niet weglopen voor dat waaraan je jezelf hebt verbonden en wat hier en nu een appèl op je doet
• Conversatio morum: het permanent en dagelijks opnieuw op te pakken proces om je houding, werk- en levensstijl stukje bij beetje te verbeteren, waarbij het 'alles moet in één keer anders' niet nagestreefd dient te worden.
• Obedientia: de kunst van het aandachtig luisteren en van harte daadwerkelijk respons geven
• Verantwoordelijkheid dragen voor jezelf en anderen
• Oefenen in de kunst van het beginnen en het ophouden

Bron: Een volle agenda, maar nooit druk - Benedictijns timemanagement, Denise Hulst

If you must play, decide on three things at the start: the rules of the game, the stakes, and the quitting time.

Chinese proverb

In een interview met Mark Tigchelaar naar aanleiding van zijn boek Focus AAN/UIT spreekt hij de volgende wijze woorden over je aandacht erbij houden en het gedaan krijgen van dingen in afleidende tijden:

We leven in een kenniseconomie, maar ons brein wordt constant aangevallen door allerlei afleidingen. De winnaars van het komende decennium zijn de mensen die hun aandacht goed managen.

(...)

Tigchelaar en ... Oscar de Bos ontdekten vier belangrijke concentratielekken bij de meer dan 50.000 mensen die ze door de jaren heen hebben getraind. Als je weet wat die lekken zijn, en hoe je ze moet dichten, krijg je volgens hen zelfs op de meest chaotische dagen je werk gedaan.

(...)

De eerste drie lekken zijn allemaal dingen die je zelf doet, of niet doet, die schadelijk zijn voor  je focus. Het mooie daarvan is dat je zelf ook veel meer controle hebt over het verbeteren van je concentratie dan je misschien denkt.

Ons brein is niet ontworpen om zich op één ding te focussen, zeggen jullie.

Inderdaad, onze hersenen staan voortdurend open voor allerlei prikkels. Wijn mensen zijn één grote wandelende antenne. Dat was heel handig in de oertijd, want zo hoorden we tijdens het pellen van onze nootjes het geritsel van een naderend roofdier. Maar tijdens ons werk, of als we proberen te lezen of studeren, kan dat overactieve brein ons flink in de weg zitten. Het gaat dan automatisch op zoek naar extra prikkels.

Hoe los je dat eerste concentratielek op?

Door de extra capaciteit van je brein in beslag te laten nemen door een simpele tweede taak. Muziek luisteren is een handig trucje. ... Maar let wel op: de muziek mag geen bewuste aandacht vragen. Je moet de nummers al kennen en altijd in dezelfde volgorde draaien. De radio is daarom killing voor je concentratie.

Andere oplossingen om dit concentratielek te dichten zijn een wandelingetje maken als je samen een goed gesprek wilt hebben. Of de was opvouwen terwijl je aan het bellen bent.

Maar dat klinkt als multitasken. Daarvan is toch bewezen dat het niet werkt?

„Er is niks mis met multitasken, zolang de extra taak maar geen bewuste aandacht vraagt. Dan versterkt het juist je concentratie op je eigenlijke taak. Wat niet werkt is switchtasken: het constant heen en weer springen met je aandacht. Dat gebeurt als je twee of meer dingen doet die elk aandacht vragen. Bijvoorbeeld als je tijdens het bellen ook een e-mail probeert te schrijven.”

Als Mark Tigchelaar één tip mag meegeven, dan is het dit: stop met switchtasken. Of, zoals hij het ook wel zegt: als je wisselt, ben je af. Want elke keer als je van aandacht switcht, blijft een deel van je brein nog bezig met het voorgaande. Aandachtsresidu heet dit binnen de neuropsychologie.

Waar het eerste concentratielek in het model van Focus AAN/UIT wordt veroorzaakt door een tekort aan prikkels, komt dit tweede lek door een overschot aan prikkels in het brein. Het gevolg is een constante stroom aandachtsresidu.

„Aandachtsresidu maakt ons letterlijk dom”, aldus Tigchelaar. „Na elke wisseling daalt je IQ tijdelijk en kost het meer moeite om je weer op de huidige taak te richten.” Dit probleem is groter dan ooit, zegt hij: „Uit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid prikkels die wij dagelijks verwerken is vervijfvoudigd sinds de jaren tachtig. Niet gek dat we moeite hebben om ons te concentreren.”

Je zei net dat onze hersenen zoveel overcapaciteit hebben. Dan kunnen ze toch wel een beetje aandachtsresidu aan?

„Dat kunnen ze ook, maar het heeft wel gevolgen voor je denkkracht. Zelfs een korte blik op onze e-mail of telefoon kaapt tijdelijk zo’n tien punten van onze intelligentie. En het kost ons brein minimaal een minuut om de focus weer helemaal bij de oorspronkelijke taak te krijgen. Kortom, als we zestig mailtjes per dag binnenkrijgen en die elke keer direct lezen, werken we een uur per dag op het denkniveau van een elfjarige. Aan jou de vraag of je dat wilt.”

Maar e-mail hoort ook gewoon bij ons werk. Dat kun je toch niet negeren?

„Dat hoeft ook niet. Wat je moet doen, is slim nadenken hoe je het wisselgedrag kunt minimaliseren. Vooral als je met iets bezig bent dat even je maximale intelligentie vraagt. Zet op die momenten je mail uit en laat mensen via een out-of- office-reply weten op welke tijdstippen je wél gaat antwoorden. En hoe ze jou in de tussentijd kunnen bereiken als het écht urgent is.”


(...)

Ook al werk ik aan één ding, dan nog springt mijn hoofd constant naar dingen die ik nog moet doen.

„Klopt, daar zie je weer dat we vaak zelf onze grootste stoorzender zijn. Mij helpt het bekende Getting Things Done-systeem van David Allen. Álles wat ik moet onthouden haal ik uit mijn hoofd en zet ik in een digitaal systeem. Anders blijft je brein je op de gekste momenten herinneren aan openstaande taakjes, zoals ‘niet vergeten om pastasaus te kopen’. En dat creëert net zo goed aandachtsresidu.”

De ‘focus’ van Mark Tigchelaar zelf ligt momenteel op het dichten van het derde concentratielek: te weinig ontspanning. Met een groeiend trainingsbedrijf, een jong gezin en lezingen rond zijn boeken heeft hij naar eigen zeggen vaak de neiging om „door, door, door te gaan”.

Maar om goed te kunnen concentreren, moeten we onze aandacht ook regelmatig even helemaal loslaten. (...) Pas als je regelmatig je focus even ‘uit’ zet, kan je focus later weer ‘aan’. Doe je dat niet, dan raakt je brandstof op en is je brein niet meer goed in staat om onderscheid te maken tussen relevante en irrelevante prikkels. Zelfs een zoemende vlieg krijgt dan alle aandacht.”

(...)

Want zodra je de eerste drie concentratielekken zo goed mogelijk weet te dichten, zul je zien dat je veel beter in staat bent om te dealen met het vierde lek: een overschot aan externe prikkels.”

(...)

Dat vierde lek is nogal belangrijk als je in een kantoortuin werkt, zoals half Nederland.

„Het is inmiddels onomstotelijk vastgesteld dat de kantoortuin funest is voor je concentratie, je creativiteit en paradoxaal genoeg ook voor de onderlinge communicatie. Het leek lekker goedkoop, maar de kosten die je bespaart op kantoorruimte verlies je in veelvoud doordat je werknemers niet goed kunnen presteren.

Bron: We maken onszelf letterlijk dom door telkens onze aandacht te verplaatsen, interview met Mark Tigchelaar (Ypkje Vriesinga); in: NRC 25-06-2019

Ben Tiggelaar beschrijft in zijn column Waarom ik gek ben op timeboxing de kracht en de werking van timeboxing:

Van alle tips op het gebied van productiviteit is [timeboxing] een van de meest eenvoudige én effectieve.

Hoe werkt het? Eerst verdeel je elke klus die je wilt doen in deeltaken. Daarna stel je per deeltaak een streeftijd. Ten slotte werk je deze deeltaken één voor één af. Zelf gebruik ik als extra motivatie daarbij een terugtelklok op mijn computer of een kookwekker.

(...)

De grootste voordelen? Timeboxing helpt mij om uitstelgedrag te voorkomen. Eén grote klus van meerdere uren ervaar ik als intimiderend en schuif ik voor me uit. Maar beginnen aan een eerste stapje van tien minuten, dat kan ik.

Ook vermors ik minder tijd onderweg. Als een deadline nog ver weg is, raak ik onderweg makkelijk afgeleid. Maar met kleine deeltaken gaat dat domweg niet.

Ook helpt timeboxing mij om realistischer om te gaan met mijn tijd. Je leert al snel of een deeltaak in een bepaald aantal minuten kan of niet. En de volgende keer houd je daar rekening mee.

En misschien wel het allerleukst: door het afstrepen van veel kleine deeltaken, ervaar je meerdere beloningen bij één klus.

Bron: Waarom ik gek ben op timeboxing

Wanneer je werkt met Trello voor het beheren van je 'persoonlijke werkvoorraad', kan het handig zijn gebruik te maken van labels.

Als reminder voor mezelf hieronder een korte uitleg.

Het inrichten van de label-structuur gaat via het menu bij de optie "Labels". Er zijn maximaal 10 kleuren beschikbaaar. Bij elke kleur hoort een numerieke sneltoets.

1     Green
2     Yellow
3     Orange
4     Red
5     Purple
6     Blue
7     Turquoise
8     Light green
9     Pink
0     Black

Deze sneltoetsen kunnen handig zijn als je de labels wilt laten corresponderen met bestaande indeling van prioriteiten en/of taakgebieden.

Je kunt op twee manieren een tabel toekennen aan een kaart:

(1) Bij het aanmaken van de kaart, selecteer je de bij de 'drie puntjes' de optie "Labels".

(2) Nadat de kaart is aangemaakt, ga je met je muis op de kaart te staan waaraan je een label wilt toekennen. Vervolgens klik je op de letter 'l'. Nu verschijnt de keuzelijst met mogelijke labels.

Bij het selecteren van de labels, kun je: (a) het betreffende label aanklikken, of (b) het nummer dat hoort bij het label intoetsen.

Bron:

• Trello Tip: Organizing And Prioritizing With Labels
• Adding labels to cards

GTD-bedenker en -goeroe David Allen beschrijft in zijn boek Ready for anything dat het nuttig en nodig is te weten wat het beste is om te doen op elk moment. Hierbij is het cruciaal dat je jezelf managed op verschillende niveaus zodat je kunt vertrouwen op je 'actiekeuzes':

Voor kenniswerkers spelen er bij de beslissing wat ze het best kunnen doen, ten minste drie sets van dynamieken een rol. Ze staan ongeveer in deze volgorde:

1. Situatie (Wat kan ik op dit moment doen?).

2. Soort werk (Doe ik dat waarvan ik al heb bepaald dat gedaan moet worden, voer ik nieuwe, onverwachte taken uit op het moment dat ze opduiken, of verwerk ik mijn losse eindjes om mijn overzicht bij te werken van wat gedaan moet worden..

3. Niveau van het werk (Moet ik me concentreren op een e-mal die ik moet beantwoorden, een project dat ik moet afronden, een verantwoordelijkheidsgebied waar ik iets aan moet doen, een doel waarvoor ik actie moet ondernemen of een bestemming die ik wil halen?).

Als u een van deze kaders negeert, krijgt u de rekening daarvan gepresenteerd. Maar als u uw management van een ervan verbetert, kunt u genieten van een golf energie.

Ad (1) Situatie

Als u verrast wordt door vijftien minuten extra voor een vertraagde vergadering ..., hebt u dan alle telefoontjes die u nog moet plegen over al die losse eindjes in uw leven bij de hand? Zo niet, dan zult u eerder reactief dan proactief zijn en de interne druk op uzelf zal waarschijnlijk toenemen. Als u die lijst wel hebt en u vertrouwt erop dat alle telefoontjes die u moet plegen er ook op staan, kunt u gemakkelijker in uw flow functioneren.

Ad (2) Soort werk

Werk doen en werk definiëren dat gedaan moet worden: als u die vijfhonderd mails niet wilt afhandelen, niet wilt bepalen wat ze betekenen en wat u ermee moet doen, zult u opgezogen worden door het meest directe beroep dat op u energie wordt gedaan door uw kantoor en uw omgeving. Uw acties zullen dan vermoedelijk eerder voortkomen uit vermijding dan uit betrokkenheid. Als u die e-mails echter aanpakt en afhandelt, omdat u voelt dat u echt 'schoon schip moet maken' om uw aandacht vrij te maken voor iets anders, lacht het succes u tegemoet.

Ad (3) Niveau van werk

Verschillende verplichtingshorizonnen: als uw niet de juiste discussie hebt gevoerd met uw manager, uw levenspartner of uw zakelijke partner, waarvan u weet dat u die wel moet voeren, gegeven de verandering in uw leven en loopbaan waaraan u volgens u aandacht moet besteden, zult u zich in een situatie van krimp in plaats van uitbreiding bevinden, professioneel, psychologisch of mentaal gezien. Als u werkelijk die niveaus van gesprekken met uzelf en anderen goed beheerste, zou u een energieke en evenwichtige concentratie ervaren.

U bestaat op talloze niveaus. Als u er ook maar eentje negeert, bestaat de kans dat u ze allemaal tekort doet. Maar als u de verantwoordelijkheid aanvaardt om ze allemaal gelijkelijk te managen, zult u het gemakkelijker vinden om te genieten van het hele spel en erbovenuit te stijgen.

Bron: Ready for anything, David Allen

Een idealist meent dat de korte termijn niet telt. Een cynicus meent dat de lange termijn irrelevant is. Een realist denkt dat wat er op korte termijn gedaan of ongedaan blijft, de lange termijn bepaalt.

Sydney J. Harris