Er is geen zekerder teken van krankzinnigheid dan hetzelfde steeds opnieuw doen in de verwachting dat de resultaten zullen verschillen.

Albert Einstein

In het boek Lean IT geeft Jan Heunks de volgende beschrijving van de A3-methode, een methodiek voor het verbeteren van processen:

Bij [de A3-methode] gaat het om het structureren van het denkproces rond kennis en verantwoordelijkheid bij het verbeteren van processen (het A3-denken). Uitgangspunt hierbij is dat wanneer een probleemoplossende structuur op één stuk papier past, het denken ook gefocused en gestructureerd is.

De zeven stappen van de methode A3 zijn:

1. Documenteer de oorspronkelijke probleemwaarneming of het verbeteringsinitiatief: geef duidelijk aan hoe het probleem van invloed is op de strategische doelstellingen.

2. Verduidelijk het probleem: geef aan wat de omvang is van het probleem, inclusief waar en wanneer het probleem zich voordeed.

3. Lokaliseer en beschrijf het oorzaakgebied: geeft aan wát bereikt dient te worden door het opstellen van een A3-rapport (een weergave op één-pagina van A3-formaat met de resultaten).

4. Onderzoek de grondoorzaak: voer - nadat het probleem volledig is gedefinieerd - een grondige root-cause-analyse uit om de meest fundamentele redenen van het probleem vast te stellen.

5. Identificeer tegenmaatregel(en): geeft aan hoe geschikte tegenmaatregelen worden geëffectueerd, door het opstellen van een plan voor deze tegenmaatregelen. De 5W1H-analyse (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe) helpt om gericht informatie te verzamelen door gericht door te vragen en tot de kern te komen.

6. Evalueer de effectiviteit van de tegenmaatregelen: kijk wat het effect is van het implementeren van de tegenmaatregelen en of deze effectief bijdragen aan de doelstellingen.

7. Standaardiseer de nieuwe aanpak/het nieuwe werkproces indien de tegenmaatregel succesvol is: communiceer effectieve resultaten richting de organisatie.

Ook op de website die hoort bij het Lean IT-boek gaat Jan Heunks uitvoerig in op het doel en het gebruik van de A3-methodiek voor het oplossen van problemen.

Huenks definieert de A3-methode als een hulpmiddel en techniek voor het op één pagina (A3-formaat) weergeven van de resultaten van de PCDA-cyclus. In essentie is een A3 een ‘PDCA-storyboard’, om kernachtig en eenvoudig het hele verhaal van een verbetering te vertellen. Een A3 is een hulpmiddel dat helpt om eerst de situatie goed te beoordelen en het probleem en de weg naar de oplossing helder en beknopt te beschrijven. Bijkomend voordeel hiervan is dat het niet alleen bruikbaar is voor het op gestructureerde wijze oplossen van problemen, maar ook een handig communicatiemiddel is om zichtbaar te maken hoe er over een probleem wordt gedacht en op welke manier het probleem wordt aangepakt en waarom.

Voor het toepassen van een A3 adviseert Heuns de volgende stappen:

(1) Formuleer het doel of de reden van het onderwerp. Formuleer dit zo kort en bondig mogelijk.

(2) Beschrijf de huidige situatie op basis van feitelijke informatie.
- Maak gebruik van tabellen, grafieken, diagrammen en dergelijke om het verhaal duidelijk en visueel te maken.
- Ga naar de ‘Gemba’ om informatie in te winnen.

(3) Hoe dient de toekomstige situatie eruit te zien?
- Welke specifieke prestatieverbeteringen dienen bereikt te worden?
- Geef visueel aan hoeveel verbetering moet worden bereikt, wanneer en met welke impact.
- Formuleer tegenmaatregelen, maar formuleer deze niet als doel.

(4) Wat is belemmerend om het doel te bereiken?
- Waardoor ontstaan deze belemmeringen? (gebruik de 5x waarom aanpak).
- Beschrijf de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.

(5) Zorg dat er een link is tussen de geformuleerde tegenmaatregel(en) en de hoofdzaak van het probleem.
- Start een brainstormsessie met de teamleden om zo gezamenlijk op ideeën te komen.
- Ga naar de ‘Gemba’!

(6) Wat zijn de belangrijkste acties en uitkomsten in het transformatieproces en in welke volgorde?
- Maak per actie duidelijk wie verantwoordelijk is voor: wat, hoe, wanneer en waar.
- Maak een visueel document waarop acties, stappen, resultaten, tijdlijnen en rollen zichtbaar zijn.
- Hoe gaat het effect van de actie gemeten worden?
- Wanneer en door wie wordt de voortgang beoordeeld?

(7) Geef aan hoe en wanneer vervolgacties worden uitgevoerd.
- Hoe en wanneer is bekend of het plan correct is uitgevoerd?
- Hoe is bekend of uitgevoerde acties de impact hadden die van te voren zijn voorspeld?
- Hoe worden de bevindingen gedeeld met anderen?
- Hoe wordt verzekerd dat continu wordt doorgegaan met PDCA?

Zie ook:

• A3-methode volgens John Shook
• A3-denken volgens John Shook
• LSS: A3 als probleemoplossingsmethode
• Bluff Your Way Into A3-methode (voor probleemoplossing)

Bron: Lean IT, Jan Heunks, A3 management / methode