Scrum wegwijzer
Een kompas voor de bewuste reiziger
Gunther Verheyen

Bij Managementboek

Standaard Operating Procedure (SOP)

Binnen Lean en Six Sigma wordt gestreefd naar Zero Defects, nul fouten. Iedere fout betekent namelijk een probleem voor de interne of externe klant, en minimaal een onderbreking van de flow.

Op de weg naar perfectie zult u continu processen analyseren en verbeteren. Maar het is onmogelijk te verbeteren als het werkproces niet stabiel en gestandaardiseerd is. Als iedereen op een andere manier werkt, kom je nooit toe aan verbeteren.

Verbeteren resulteert vaak in een andere manier van werken. En deze nieuwe manier van werken moet in een Standaard Operating Procedure (SOP, ook wel een standaardwerkvel genoemd) nauwkeurig worden uitgedacht, getest op papier gezet en nageleefd. Een SOP maakt het werk overdraagbaar en zorgt voor het reduceren van procesvariatie bij routinematige of complexe processen. Wordt later tóch een fout waargenomen, dan is de eerste vraag binnen ieder projectteam of de standaarden wel zijn gevolgd en of de standaarden wel deugen. Elke afwijking van de standaard kan een oorzaak zijn voor fouten.

De strategie van continu verbeteren is om de heersende standaarden en normen steeds in twijfel te trekken. Ieder standaard kan vervangen worden door een betere. Een SOP moet een levend document zijn. Als iemand een betere manier bedenkt, kan dit de nieuwe standaard worden. Vooral bij het trainen van nieuwe medewerkers dient u alert te zijn. Een nieuwe medewerker is nog niet vergiftigd met veel routine. De eerste vragen die gesteld worden en de eerste fouten die gemaakt worden na het uitleggen van de SOP geven waardevolle informatie om de SOP verder te verbeteren.

Naleving SOP

Doorslaggevend is de naleving van de nieuwe SOP, want anders is over enkele maanden alles weer bij het oude. Verval treedt heel snel op. Het management en de groepsleiders dienen de normen bindend te verklaren en de discipline op te brengen om de standaarden te handhaven. Dit betekent dat er zowel schouderklopjes worden uitgedeeld maar ook dat er direct corrigerend wordt opgetreden bij een eventuele verslapping.

(...)

Een goede SOP bevat:

• de cyclustijd / takt tijd
• activiteiten in de meest efficiënte werkvolgorde
• hoe de flow te bevorderen, kanban, hoeveelheid onderhanden werk
• bepaling of iedere handeling een waardetoevoeging of verspilling is
• benodigde gereedschappen, materialen en machines
• de interne leverancier en klant binnen de proces flow
• naast tekst veel plaatjes (maak het visueel)

Voordelen van de SOP:

• ideale combinatie van mensen, machines en materiaal
• het werk wordt foutvrij uitgevoerd
• procesvariatie is geminimaliseerd
• kost het minste tijd
• kost het minste energie
• geeft de minste verspillingen
• checklist voor auditors
• het werk is overdraagbaar
• on the job trainingsdoeleinden
• drastische verkorting van de inwerkperiode
• documentatie van kennis en ervaring op wereldklasse niveau (dus nóóit aan de concurrent geven)
• analyse bij geconstateerde fouten / ongevallen / incidenten
• documenteren van de 'best practice'
• zekerstellen van veiligheid, gezonderheid en milieu-aspecten

Bron: Lean Six-Sigma Orange Belt, Sturen naar World Class Performance - Paul Willockx

Most of the important things in the world have been accomplished by people who have kept on trying when there seemed to be no hope at all.

Dale Carnegie

Old ways won't open new doors.

Miroslav Rajkovic

Team op vleugels
gids voor geïnspireerd samenwerken
Martijn Vroemen

Bij Bol.com | Managementboek

Take risks: if you win you will be happy; if you lose, you will be wise.

Anoniem

In zijn boek Handboek Lean management noemt Marcel van Assen gestandaardiseerd werk één van de belangrijkste, maar minst begrepen en gewaardeerde Lean-principes. Hij schrijft hierover het volgende:

Gestandaardiseerd werk is een van de belangrijkste Lean-principes, maar tegelijkertijd ook het minst begrepen, en zeker het minst gewaardeerd en minst toegepaste onderdeel van Lean. Doordat gestandaardiseerd werk niet of onvolledig wordt doorgevoerd, zijn veel verbeteringen na verloop van tijd weer verdwenen, waardoor Lean-trajecten bekend staan als 'het plukken van laaghangend fruit'.

Essentie

Gestandaardiseerd werk is een documentatiegerichte, uniforme benadering van het menselijk handelen waarbij men de onderdelen van een taak in de meest efectieve en efficiënte volgorde zet zodat er geen verspilling ontstaat en er dus zo efficiënt mogelijk geproduceerd kan worden, gegeven de huidige productiemogelijkheden en condities.

(...)

Gestandaardiseerd werk is in een Lean-organisatie de enige geaccepteerde manier om een proces uit te voeren en legt de daarvoor noodzakelijke activteiten, taken en bewegingen vast. Desondanks is gestandaardiseerd werk niet iets statisch. Het is de huidige best practice waaraan men vasthoudt totdat er een betere practice wordt gevonden. Het vormt de standaard die als basis dient voor het verder verbeteren.

(...)

Standaardisatie en operationele stabiliteit

De gedachte achter gestandaardiseerd werk is dat men pas iets kan verbeteren als dat werk stabiel en gestandaardiseerd is. Het verbeteren van een instabiel productieproces is een verspilling van tijd en geld. De voordelen van gestandaardiseerd werk zijn:

• documentatie van het proces voor verschillende gebruikers;
• reductie van variantie;
• eenvoudig om nieuwe medewerkers te trainen;
• reductie van ongevallen (en belasting)
• mee discipline en eenheid (uniformiteit)
• leren, probleem-oplossen en auditen worden bevorderd;
• betrokkenheid medewerkers;
• verbeterde efficiëntie;
• verbeterde, consistente kwaliteit.

Deze voordelen ontstaan natuurlijk niet vanzelf. Het vereist dat het senior management, de operationeel leidinggevenden en de medewerkers (operators) anders gaan werken, aangezien ieders werk door gestandaardiseerd werk verandert. Lean-transformaties en gestandaardiseerd werken vereisen blijvende discipline. Organisaties die gestart waren met gestandaardiseerd werk vervallen te vaak weer in oude gewoontes en routines (werkmethoden) door een gebrek aan volhardendheid en zelfdiscipline.

Bron: Handboek Lean management - aanpak, concepten en modellen voor het succesvol toepassen van Lean, Marcel van Assen

Hapiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony.

Mahatma Gandhi