Volgens Theo Thiadens vormt de 'Sturing en Organisatie van ICT-voorzieningen' een vakgebied, dat bestaat uit drie deelgebieden: (a) Business/ICT-alignement: het afstemmen van de eisen van de organisatie op de ICT-mogelijkheden, (b) ICT-governance: de sturing van de organisatie van ICT, en (c) ICT-management: dagelijkse sturing van de functie, die zich met ICT in een organisatie bezighoudt, oftewel de ICT-organisatie.

(a) Business/ICT-alignement

Het doel van het sturen en de organisatie van ICT-voorzieningen is de realisatie van een zodanige ondersteuning van de processen in de organisatie door ICT, dat deze voldoet aan de functionele en prestatie-eisen, die door de betaler van de ICT-voorzieningen worden gesteld. Functionele eisen aan ICT-voorzieningen kunnen worden gesteld vanuit verschillende invalshoeken (bijv. gebruikers, keten, beheerders). Prestatie-eisen geven aan met welke kwaliteiten een dienst of product geleverd moet worden, bijv. de kwaliteitseisen vanuit de standaard ISO 9126.

De beoogde optimale ICT-ondersteuning is volgens Thiadens een bewegend doel, waarbij er altijd een kloof (gap) zal zijn tussen de wens van de organisatie en de ICT-ondersteuning. Het streven is moet dan ook zijn deze gap zo klein mogelijk te maken. Thiadens haalt in dit verband Luftman (2007) aan die stelt dat business/ict-aligment nooit optimaal is: er is nooit voor hander procent afstemming tussen de wensen van de organisatie en de ondersteuning door ICT. De afstemming is dynamisch en de aan deze afstemming gestelde eisen zijn voortdurend in ontwikkeling. Thiadens definieert Business/ICT-alignment dan ook als de mate waarin de inspanning van de vraag- en aanbodorganisatie van ICT zijn afgestemd op de doelen van de organisatie.

(b) ICT-governance

Thiadens definieert ICT-governance als het raamwerk van besluitvorming en verantwoordelijkheid in een organisatie of in een geheel van organisaties om het gewenste resultaat met ICT te realiseren. ICT-governance gaat over het sturen van ICT op het niveau van de organisatie. Sturing van ICT ontstaat als gevolg van beleid, processen en procedures. Deze zijn ontworpen om te verzekeren dat doelen bereikt worden en niet-gewenste gebeurtenissen worden voorkomen, ontdekt of gecorrigeerd. ICT-governance is volgens Thiadens onderdeel van Business/ICT-alignment.

Bij de inrichting van ICT-governance zijn er drie vragen cruciaal: Wie beslist? Waarover beslist men? Hoe vindt de besluitvorming plaats (structuren, afstemmingsprocesesn, communicatie)? Als het gaat om de onderwerpen waarover besluitvorming nodig is, onderscheidt Thiadens (zich baserend op Weil) vijf onderwerpen:

• Principes achter ICT: beginselen bij de inzet van ICT
• IV-/ICT-architectuur: logische organisatie van de informatievoorziening, haar ICT-infrastructuur en de nodige applicaties
• ICT-infrastructuurbeleid: leveren van centraal afgestemde producten en diensten
• Applicatiebehoeften: specificatie van de behoeften om toepassingen te ontwikkelen, beheren of aankopen
• Prioriteitsstelling: omvang waarin en de plaats waarin in ICT wordt geïnvesteerd (incl. goedkeuring projecten)

(c) ICT-management

ICT-management betreft het managen van de ICT-organisatie. Deze ICT-organisatie kan een ICT-vraagorganisatie, een ICT-aanbodorganisatie of een combinatie van beide zijn. ICT-management stuurt taken aan op het gebied van exploitatie, ontwikkeling en onderhoud van ICT-voorzieningen. ICT-voorzieningen zijn te onderscheiden in voorzieningen op het terrein van infrastructuur en applicaties. ICT-management vindt plaats binnen het kader dat door ICT-governance is gezet, waarbij er ook andere kaders van toepassing zijn (bijv. hrm, financieel).

Instrumenten bij ICT-governance en ICT-management

Bij ICT-governance en ICT-managenent is overzicht nodig van de lopende en komende inzet van ICT. Een hulpmiddel hierbij is het werken met portfolio's. Door portfolio's te maken (en programma's van) projecten binnen portfolio's te rangschikken, ontstaat het gewenste overzicht.

Vraag-/aanbodorganisatie

Een ICT-organisatie heeft volgens Thiadens een vraag- en een aanbod-kant. De vraagkant wordt wel het functioneel beheer genoemd. Aan de aanbodkant treft men het applicatiebeheer en de exploitatie. Deze drie taken vormen tezamen het drievoudig model van beheer (Looijen).

Volgens Thiadens zijn er vier voorwaarden voor het effectief (kunnen) sturen van processen in een ICT-organisatie:

1. Het doel van het proces moet duidelijk zijn

2. Men moet een model hebben van het proces en haar omgeving

3. Men moet de nodige informatie hebben om het proces te sturen

4. Men moet over voldoende middelen beschikken om sturing te effectueren

Thiadens geeft aan dat er drie redenen zijn voor het inrichten van een vraagorganisatie:

1. Helder communicatiekanaal met de aanbodorganisatie(s)

2. Coördineren van afspraken met aanbodorganisatie over ICT

3. Ondersteuning geven bij het gebruik van ICT

Het belang van het splitsen van vraag en aanbod zit volgens Thiadens vooral in het feit dat dit recht doet aan de klant/leverancier-relatie. Als de ICT-organisatie zowel gaat over de vraag als het aanbod ligt de rol van zowel klant als leverancier op één plaats. Hierdoor ontstaat een té grote rol bij prioriteitstelling voor ICT-producten en -diensten. Andere voordelen van de splitsing zijn dat een aparte vraagorganisatie voor een gebruiker van ICT vaak toegankelijker is dan een afdeling binnen een ICT-organisatie en dat de vraagorganisatie de focus kan leggen op functionaliteit, terwijl de aanbodorganisatie gefocused kan zijn op techniek.

De splitsing van vraag en aanbod leidt tot een regieorganisatie met drie kerntaken:

1. Managen van het portfolio aan producten en diensten op strategisch niveau

2. Planning & control van de processen aan de vraag- en aanbodzijde op tactisch niveau

3. Functionaliteitenbeheer en de transitie van nieuwe of vernieuwde ICT-producten en diensten naar exploitatie op operationeel niveau

Thiadens gebruikt BiSL als methode voor het inrichten van de vraagorganisatie. BiSL kent op strategisch niveau taken voor het inrichten van de informatievoorziening en haar inhoud (toewijziging van taken op het terrein van informatiebeleid en de uitvoering ervan, bepalen van de inhoud van de informatievoorziening en haar ondersteuning door ICT, vernieuwing van het portfolio aan ICT-voorzieningen en het denken over de levenscyclus van afzonderlijke voorzieningen), op tactisch niveau zijn er taken voor planning, kosten, behoeftemanagement en contractmanagement. Op operationeel niveau zin er processen voor gebruiksbeheer (dag-in-dag-uit in productie houden van ICT-voorzieningen) en functionaliteitenbeheer (gepland veranderen van deze voorzieningen). Op tactisch niveau stuurt men de operationele processen aan.

Bron: Sturing en Organisatie van ICT-voorzieningen (2008), Theo Thiadens

Either you run the day, or the day runs you.

Jim Rohn