In het artikel Leren van een zwerm spreeuwen legt Diana Russo uit wat een zwerm spreeuwen wendbaar maakt en wat je hier als organisatie van kan leren:

Drie grondregels van een zwerm

Via een computersimulatie hebben wetenschappers inzichtelijk gemaakt dat spreeuwen in hun indrukwekkende formatie kunnen vliegen door zich aan de volgende grondregels te houden:

(1) Vlieg met dezelfde snelheid

Iedere spreeuw binnen de zwerm vliegt met dezelfde snelheid. Dus niet noodzakelijkerwijs allemaal in dezelfde richting, maar wel allemaal even hard.

(2) Sta constant met elkaar in verbinding

Iedere spreeuw zorgt ervoor dat hij in lijn vliegt met de zeven dichtsbijzijnde spreeuwen. Zodoende ontstaat er een hecht netwerk waarbinnen informatie razendsnel en met minimaal signaalverlies wordt doorgegeven.

(3) Ontwijk mogelijk gevaar onmiddellijk

Zodra er gevaar of een verandering in de omgeving wordt waargenomen, reageren spreeuwen hierop onmiddellijk door van richting te veranderen.

Deze gelijke vliegsnelheid, razendsnelle en zorgvuldige overdracht van informatie en alertheid op de omgeving hebben als resultaat dat de zwerm als geheel snel reageert en naar het lijk gelijktijdig wendt bij dreiging of verandering. Daarbij lijkt er geen zichtbare leider of centrale regie aan te pas te komen. Wel is er een duidelijk gezamenlijk doel: overleven.

(...)

Tradiotionele oganisaties [voelen] de behoefte, of in ieder geval de druk, om om hun bestaande structuren en processen aan te passen. Wat kunnen zij leren van een zwerm spreeuwen?

(1) Afstemmen van processen

Organisaties die 'met dezelfde snelheid vliegen', zijn organisaties waar processen zodanig op elkaar zijn afgestemd, dat informatie en kennis vloeiend door de organisatie stromen. Veel organisaties passen alleen de buitenste of voor de hand liggende communicatieprocessen aan - bijvoorbeeld door de inzet van social media - maar vergeten daarbij dat ook processen in de backoffice en gedrag en houding van de betrokkenen mee moeten in dezelfde snelheid en dynamiek.

(2) Bouw een hecht netwerk van meervoudige verbindingen

Om informatie effectief en efficiënt door de organisatie te laten stromen, is een fijnmazig netwerk van meervoudige verbindingen nodig. Binnen traditionele organisatie zien we uiteraard wel verbindingen, maar deze zijn vaak enkelvoudig en niet interconnected. Informatie loopt via hiërarchische lijnen, waardoor de snelheid en vaak ook de inhoud van het bericht verloren gaan. Transparantie - en daarmee het overzicht - is eveneens vaak ver te zoeken.

(3) Monitor de omgeving en reageer direct op verandering

Bij traditionele organisaties gaan er vaak weken, maanden en soms jaren overheen voordat een koerswijziging of verandering daadwerkelijk zichtbaar wordt. Bovendien worden door overwegend interne gerichtheid cruciale signalen niet opgevangen. Wendbare organisaties kijken juist constant naar buiten, plaatsen de klant, patiënt, cliënt of andere stakeholders in het midden en stemmen de rest van de organisatie hierop af. Traditionele organisaties blijven juist zichzelf als middelpunt zien, vergeten naar buiten te kijken en te reageren op wat daar gebeurt.

Bron: Leren van een zwerm spreeuwen, Diana Russo in: Slow Management, Nr 34, 2014

Marcel van Assen beschrijft in zijn boek Handboek Lean management het bij Philips ontwikkelde concept van de mini-company dat een uitwerking is van het continu verbeteren op de werkvloer. In het onderstaande volgt een fragment uit het boek waarin ik de term 'mini-company' vervang door de generieker inzetbare term 'resultaatverantwoordelijk team':

Een <resultaatverantwoordelijk team> is een semi-autonome productie-unit die over het algemeen een afgerond product aflevert en waarin de medewerkers de verantwoordelijkheid dragen voor de kwaliteit en het tijdig leveren van hun product. Het gaat erom dat de cel of groep zelf verantwoordelijk wordt voor zijn resultaten, en dat de medewerkers zich daar ook verantwoordelijk voor voelen. Ondersteunend hierbij is dat heel veel zaken visueel gemaakt worden, bijvoorbeeld via een wandbord met grafieken ... en duidelijke beknopte werkinstructies. Een <resultaatverantwoordelijk team> heeft de volgende kenmerken:

1. Een of meer wandborden met grafiekjes en afspraken.

2. Dag- en weekoverleg volgens een vaste structuur, gericht op het verbeteren.

3. Periodieke verbeterbijeenkomsten (op basis van verbeterborden).

4. Het team voelt zich 'zelfstandig' verantwoordelijk voor haar klanten.

5. Een plan met heldere afspraken hoe te verbeteren (verbeterroutines zoals de verbeter-Kata).

6. Een simpele beschrijving hoe men moet werken (gestandaardiseerd werk).

Een <resultaatverantwoordelijk team> heeft daarbij drie personen ('functionarissen') die de wekelijkse vergaderingen (keek-op-de-week) leiden en rapporten maken voor het bedrijfsmanagement. Een van hen is meer verantwoordelijk voor het organiseren en onderhouden van alle 'documentatie', zoals procesbeschrijvingen, standaardwerkmethoden en operating procedures. De andere functionaris is vooral verantwoordelijk voor het bijhouden van de prestatie-indicatoren en het geven van feedback over de prestatie van <team> door het verschaffen van visuele informatie. De derde functionaris houdt zich vooral bezig met het plannen en coördineren van het werk binnen het <team> en de logistieke afstemming met de afdeling.

Bron: Handboek Lean management - aanpak, concepten en modellen voor het succesvol toepassen van Lean, Marcel van Assen