Wees een OEN

Bij het aanpakken van problemen is het belangrijk om een OEN te zijn: Open, Eerlijk en Nieuwsgierig.

Zeker als je hulp hebt ingeroepen om het probleem op te lossen, is het belangrijk om alle informatie die er is te delen met iedereen die met het probleem te maken heeft. Ik maak hierbij altijd graag gebruik van het Johari-venster.

Dit venster dat uit twee assen ontstaat, is bedacht door de psychologen Joseph Luft en Harry Ingham in 1955.

Het eerste dat het venster duidelijk maakt, is dat we - hoe graag we het ook willen en hoe optimistisch we ook zijn over de hoeveelheid en de kwaliteit van de kennis die we hebben - een heleboel niet weten. Dit is het onbekende gebied. Zowel jijzelf als de mensen met wie je werkt hebben geen idee van deze informatie. Ik denk ook dat het onmogelijk is om alles te weten en alles te overzien, maar dat beseffen is ontzettend belangrijk. Dan houd je in elk geval de optie open dat jouw conclusie op basis van de informatie die je hebt, onjuist kan zijn.

(...)

Het is zaak om de openbruimte zo groot mogelijk te maken. Alleen als je helemaal eerlijk en open bent tegen de mensen met wie je de problemen te lijf gaat, kun je het probleem succesvol aanpakken en van elkaar profiteren.

• Het Johari-venster volgens Rik van der Wardt
• Johari-venster volgens Ella Bohnenn en Maurice de Greef
• Johari-kwadrant volgens Dennis Steussy & Stephan Seegers
• Johari-window volgens René ten Bos & Marcel van der Ham

Bron: Het probleem met problemen, Wouter Fioole

Volgens Jan Wijnand Hoek heb je geen verandermanagement meer nodig als je Lean laat beginnen met het "leren zien van verspillingen en de waardestroom". Inzichten die hij (mede) dankt aan een gesprek met Jeff Kaas:

Jeff Kaas kwam met een verrassend eenvoudige kijk op de zaak. Een manier van kijken die je echt een stap verder kan brengen in het meenemen van de werkvloer in het Lean gedachtegoed.

Hij vertelde het als volgt. Mensen die niet weten dat ze ziek zijn gaan niet naar de dokter.

Daarna, als de werkvloer niet weet dat ze in “zieke” processen werken, vragen medewerkers geen hulp om te kijken of de processen ook verbetert kunnen worden. Ze willen niet geholpen worden en hebben er vaak ook geen vertrouwen meer in dat het ook anders kan.

De werkvloer moet zich dus eerst realiseren dat het de processen zijn, waarin ze werken, die “ziek” zijn. Ze moeten dus op een andere manier naar hun eigen werkprocessen leren kijken. We moeten niet vergeten dat ze als professionals opgeleid zijn om op een vakinhoudelijke manier naar hun werk te kijken. Meestal zien ze maar een heel klein stukje van de waardestroom waarin ze werkzaam zijn. Eerdere eigen pogingen om het proces in het verleden te verbeteren, waren bijna altijd gebaseerd op inhoudelijk inzichten, maar nog niet op verspillingen die ten grondslag liggen aan het proces zoals dat voor hen bedacht is.

De meeste processen zijn samengesteld uit een aaneenschakeling van workarounds die ooit hun werking hebben bewezen en na verloop van tijd worden toegepast alsof het nooit anders geweest is. Het probleem met workarounds is dat ze werken en de werkvloer eraan gewend raakt. Dat doen we al jaren zo omdat het te veel energie kost om hierin nog verbeteringen in aan te brengen.

Het effect “We have beautiful people working in broken processes” is maar al te waar

Voor de meeste vakspecialisten is de procescontext waarin ze werken echt een blinde vlek op een ander conceptueel niveau.

Leer daarom de werkvloer eerst de waardestroom en de verspillingen te zien, leer ze zelf te zien wat er mis is met hun proces. Dat is de eerste stap, daarna kan je als lean leider de werkvloer faciliteren en helpen processen te verbeteren in kleine stappen. Dit is de eerste en meest cruciale stap om de werkvloer zich weer eigenaar te laten voelen van hun werkprocessen. Ze krijgen een geheel nieuw perspectief om processen te verbeteren, buiten de vakinhoudelijke aspecten waar ze al goed in zijn om. Daarna is het pas het moment om bijvoorbeeld verbeterborden te introduceren en met andere Lean technieken aan de slag te gaan, zoals bijvoorbeeld 5S. Dan pas kan een basis kan worden gelegd voor standaarden en een beste manier van werken die dagelijks geëvalueerd wordt.

Bron: Lean, je krijgt pas mensen mee als ze weten dat er iets mis is met hun processen, Jan Wijnand Hoek