Verder met lean in de zorg
naar de kern van de zaak
Red. Marc Rouppe van der Voort, Jos Benders

Bij Bol.com | Managementboek | Amazon.nl

Arend Oosterhoorn beschrijft in het artikel Kwaliteitsinstrument:Informatie en instructies in Eén-Punts-Lessen (EPL) hoe je met behulp van een Eén-punts-les 'best practices' kunt vastleggen:

Het vastleggen van standaard werkwijzen is een veelvoorkomend thema. Deze standaarden vertegenwoordigen de ‘best practices’ van dit moment en zijn de basis voor het verbeterproces. Een manier om deze standaarden vast te leggen is door het totaal op te splitsen in afzonderlijke handelingen en deze weer te geven in Eén-punts-lessen (EPL).

Een EPL beschrijft een enkelvoudige handeling in korte, bondige aanwijzingen met verklarend beeldmateriaal. De handeling kan in ongeveer 10-15 minuten aan iemand anders worden voorgedaan en geleerd. Een heel proces kan (zal) dus meerdere EPL’s omvatten.

Het opsplitsen van de handelingen moet zo zijn dat iedere handeling op één A4-tje (mogelijk ook nog gebruikmakend van de achterkant, maar zeker niet meer) beschreven kan worden. Het zijn dus geen uitgebreide opleidingsdocumenten met achtergronden waarom iets op een bepaalde manier gedaan moet worden. Het gaat om het vastleggen van de standaard uitvoering.

Stappen van een EPL:

• ontleed het proces in afzonderlijke stappen;
• kijk welke handelingen er binnen die stappen plaatsvinden die beschreven moeten worden (omdat ze op een standaard wijze moeten worden uitgevoerd, omdat er kwaliteitsrisico bestaat, omdat …);
• kijk hoe deze handeling wordt uitgevoerd, maak foto’s en bedenk instructieve teksten;
• combineer dat tot één document.

Aanpak

Uitgangspunt bij het opzetten van een EPL is dat de medewerkers die de handeling uitvoeren er bij betrokken zijn en hun kennis kunnen overdragen. Dit waarborgt dat de meest effectieve en efficiënte werkwijze wordt beschreven. Door de gezamenlijke actie wordt ook het draagvlak vergroot. De teksten moeten kort, bondig en directief zijn. Woorden als ‘dient’ en ‘zou moeten’ zijn niet zo geschikt. Formuleer zó duidelijk dat tijdens het lezen al een beeld ontstaat over hoe te handelen.


(...)

Een EPL kan een belangrijke rol spelen in een trainingsprogramma. Het bevat tenslotte een korte, bondige beschrijving van een belangrijke handeling in het proces. Deze handeling is eenvoudig toetsbaar door te kijken of de uitvoering overeenkomt met de beschreven werkwijze. Daarmee kan gewerkt worden aan standaardisatie van de uitvoering. De resultaten van de toets kunnen opgenomen worden in de vaardighedenmatrix.

Bron: Kwaliteitsinstrument:Informatie en instructies in Eén-Punts-Lessen (EPL), Arend Oosterhoorn