Een systeem bevindt zich op een bepaald moment in een bepaalde toestand. Over een zekere tijdspanne spelen zich in dat systeem processen af.
Toestand
De toestand van een systeem op een bepaald moment heeft de waarden van de eigenschappen op dat tijdstip in het systeem.
Een toestand is dus een momentopname. (...) Een manager heeft vooral te maken met systemen die een functie vervullen in de omgeving door een bijdrage te leveren aan die omgeving. Voor het vervullen van die functie moeten zich binnen het systeem gebeurtenissen en activiteiten afspelen. Dat noemen we dynamische systemen. Die processen hebben voor het vervullen van hun functie vaak verschillende soorten toevoer uit de omgeving nodig, zoals energie, materiaal, mensen, ideeën. Dat betekent dat we bij dergelijke systemen de volgende aspecten kunnen onderscheiden:
- een invoer
- een doorvoer
- een uitvoer
Binnen statische systemen daarentegen treden geen gebeurtenissen op (denk aan een hangbrug).
(...)
Een systeem waarin een proces afspeelt, heeft blijvende en tijdelijke elementen. De blijvende elementen zijn bijvoorbeeld de computers op de administratie en de practicumlocalen van de school. Deze vervullen functies in het proces. Maar de tijdelijke elementen, zoals de studenten worden steeds opnieuw in het systeem ingevoerd, waarna ze door allerlei activiteiten tijdens de doorvoer worden omgezet, getransformeerd in de gewenste uitvoer.
Proces
Een proces is een serie transformaties tijdens de doorvoer, waardoor het ingevoerde element verander in plaats, stand, vorm, afmeting, functie, eigenschap of ander kenmerk.
Zo'n transformatie kan een heel kleine handeling zijn, zoals een handtekening zetten op een hbo-diploma.
Wij hebben het met name over organisatiesystemen, systemen met processen die naar inhoud, structuur en proces bestudeerd moeten worden. De activiteiten in die processen worden onderling gekoppeld door informatiestromen. Die zorgen ervoor dat op het juiste tijdstip, op de juiste plaats, op de juiste manier de juiste activiteit wordt uitgevoerd. En vaak kun je zo'n proces onderverdelen in subsystemen, die elk hun eigen functie in dat hoofdproces vervullen. Uiteindelijk vervult het systeem door middel van het proces zijn functie in de omgeving. En daarmee streeft het zijn doel na.
Als we hierna van een proces spreken, bedoelen we een proces dat zich afspeelt binnen een (sub)systeem.
(...)
Het doel van een systeem is het vervullen van bepaalde functies in de omgeving van het systeem. Elk element en elk subsysteem binnen het systeem levert zijn eigen bijdrage in het proces ter verwezenlijking van dat doel. Een bierbrouwerij heeft als doe het produceren en leveren van bier aan supermarkten en cafés. Een ziekenhuis heeft als doel het behandelen en genezen van patiënten uit de omgeving.
Om dat doel te kunnen bereiken moeten er ook in het systeem functies vervuld worden en taken verricht worden.
Malotaux (1997) definieert de begrippen als volgt:
De functie van een element is datgene wat door het element teweeg wordt gebracht en waaraan het grotere geheel behoefte heeft.
De taak van een element houdt datgene in wat gedaan moet worden, opdat die bijdrage tot stand komt, zodat de functie wordt vervuld.
Zie ook: Systeemdenken volgens Jan in 't Veld
| Taak | Functie |
| Wat het element doet | Waarvoor dat gebeurt |
| Het werk zelf | De werking in het grotere geheel |
| Bepaalde activiteiten | De functie van die activiteiten |
Bij taak gaat het om het werk zelf en bij functie om de werking daarvan. In wezen liggen ze in elkaars verlengde als doorvoer en uitvoer. Iets is een functie als men dezelfde bijdrage kan leveren met verschillende middelen. Het leveren van stroom kan via een batterij, maar ook met een aggregaat.
Wij zullen een systeem dan ook vaak ontwerpen door eerst de functies te bepalen die vervuld moeten worden in dat systeem om het doel te kunnen verwezenlijken. Meerdere functies kunnen best door één orgaan (persoon) vervuld worden. Een functie is minder tijdgebonden dan een taak. Een functie van de afdeling administratie is nog steeds het bijhouden van de boekhouding, maar nu gebeurt dat via de computer en niet meer handgeschreven of op een typemachine.
Systeem en omgeving
We onderscheiden het systeem en zijn omgeving. Het systeem wil een doel in die omgeving bereiken en vervult daarvoor verschillende functies. Om het onderscheid tussen het systeem en zijn omgeving heel duidelijk te maken, moeten we ergens een systeemgrens trekken. In- en uitvoeren stromen dus door deze grens heen. In de praktijk is het best lastig die grens te bepalen. Als we het systeem te ruim nemen, is er kans dat het
proces steeds onoverzichtelijker wordt. Nemen we het systeem te nauw, dan kunnen we misschien de oorzaak van het te onderzoeken probleem niet vinden.
De systeemgrens wordt vooral bepaald door het doel van het onderzoek. Meestal blijkt pas uit het vergelijken van de gevonden resultaten met de werkelijkheid of de grens juist is bepaald.
Bron:
- Analyse van bedrijfsprocessen – een toepassing van denken in systemen, Marylse in ’t Veld & Jan in ‘t Veld (pdf)
- Analyse van bedrijfsprocessen – een toepassing van denken in systemen, Marylse in ’t Veld & Jan in ‘t Veld (boek)
