Job Aids Basics
Joe Willmore

Bij Bol.com

Neil Webers, Lucas van Engelen & Thom Luijben beschrijven in hun boek Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers de procesmodelleringstechniek van het zwembaandiagram (swimlane flowchart):

Definitie

De swimlane flowchart is een specifieke vorm van het traditionele stroomdiagram dan wel een toevoeging erop. In een swimlane flowchart plaats je verschillende processtappen en/of acti-viteiten in banen, waarbij elke baan een bepaald persoon of functionaris voorstelt die de activiteit uitvoert. De naam swimlane verwijst naar de afgebakende zwembanen in een wedstrijdbad.

Resultaat

Een swimlane flowchart geeft meer inzicht in de verdeling van verantwoordelijkheid over rollen, personen, afdelingen, organisaties heen. Hierdoor is gemakkelijker op te sporen wie er verantwoordelijk is voor eventuele vertragingen, fouten en misstappen in een complex proces.

Aanpak

(1) Als er nog geen stroomdiagram van het proces bestaat, stel dit dan op.

(2) Breng alle verschillende rollen, personen, groepen, afdelingen of organisaties in kaart die onderdeel zijn van het proces.

(3) Bepaal welke swimlanes je aan het stroom-diagram toevoegt, op grond van de relevante elementen uit stap 2.

(4) Zet deze swimlanes in een logische volgorde.

(5) Plaats de activiteiten uit het stroomdiagram in de swimlanes.

(6) Check de swimlane flowchart aan de hand van het werkelijke proces en pas het eventueel aan op basis van deze praktijktoets.

(7) Leg de swimlane flowchart definitief vast.

In de praktijk

Een swimlane flowchart is vooral handig als het stroomdiagram complexe relaties beschrijft en die met een extra visueel onderscheid (banen) sterk verduidelijkt moeten worden. Dit is met name van toepassing als meer rollen/personen of groepen/ afdelingen/organisaties invloed hebben op het beschreven proces. Door het gebruik van specifieke swimlanes kun je activiteiten organiseren in separate visuele categorieën, om zo de verschillende functionele capaciteiten en verantwoordelijkheden te illustreren.

Bron: Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers, Neil Webers, Lucas van Engelen & Thom Luijben