In het artikel Prestatie-indicatoren stellen Bernd Wondergem & Hans Wulferink dat er zes criteria zijn die behulpzaam zijn bij het opstellen van KPI's:

De balanced scorecard (BSC) is een instrument voor strategische prestatiesturing. De BSC bevat een set van stuurvariabelen die managers een snel, maar toch tamelijk volledig inzicht geven in de prestaties van de organisatie. De stuurvariabelen worden ook wel 'key performance indicators' (KPI) genoemd. Deze KPI's vormen de inhoud van de BSC en stellen organisaties in staat om te sturen op de realisatie van belangrijke doelen.

(...)

De hamvraag rondom het gebruik van KPI's is: wat maakt een KPI bruibkaar? Ofwel, wat zijn de redenen waarom een KPI wel of niet gebruikt wordt. ... Zes criteria blijken de geschiktheid van een KPI te beschrijven:

(...)

1. Doel en strategie: hoe goed stelt de KPI u in staat om op de voortgang te sturen. [Als] doelen en strategieën te globaal of abstract geformuleerd zijn, kan er niet direct en eenduiddig een meetwijze aan gekoppeld worden.

2. Beschikbaarheid: gebruikersgemak is belangrijk voor de acceptatie en het blijvend gebruik van de scorecards. Gebruikersgemak is omgekeerd evenredig met de tijd en moeite die het kost om de KPI's in te vullen. Gebruikersgemak hangt daarom af van de beschikbaarheid van de meetwaarden van de KPI's. Om het gebruikersgemak te optimaliseren, kunnen KPI's automatisch aangeleverd worden. Hiertoe moeten scorecards verbonden worden aan een informatiebron, bijvoorbeeld een datawarehouse.

3. Herkenbaarheid: aansluiten bij gangbare manieren van meten verhoogt de herkenbaarheid van KPI's en daarmee hun acceptatie.

4. Disfunctioneel gedrag: bij BSC kunnen twee vormen van disfunctioneel gedrag voorkomen: 'smoothing' en 'gaming'. Met 'smoothing' kan de manager de informatiestroom beïnvloeden, onafhankelijk van de activiteiten van zijn eenheid. ... 'Gaming' houdt in dat de manager bepaalde activiteiten uitvoert en andere alternatieve werkwijzen - die (uiteindelijk) een gunstiger resultaat voor de organisatie zouden opleveren. Het is dus van belang om balans tussen de indicatoren aan te brengen. Het verwachte disfunctionele gedrag wordt dan 'gerepareerd' door aanvullende KPI's op te nemen.

5. Cultuur: de manier waarop de KPI's geformuleerd worden moet aansluiten bij de cultuur van de organisatie. De meetwijze mag niet tegen de geldende normen en waarden indruisen.

6. Consistentie: de definitie en naamgeving moet consistent zijn, zodat het mogelijk is resultaten te vergelijken met andere organisaties of onderdelen van dezelfde organisatie.

(...)

Door bij het formuleren van KPI's rekening te houden met zes criteria, worden beter bruikbare KPI's gedefinieerd.

Bron: Prestatie-indicatoren, Bernd Wondergem & Hans Wulferink; in: Informatie / oktober 2002.

Standards should not be forced down from above but rather set by the production workers themselves.

Taiichi Ohno