• Vergroot lettergrootte
  • Standaard lettergrootte
  • Verklein lettergrootte
Home Bluff Your Way Into... Processen volgens Pierre van Amelsvoort
Processen volgens Pierre van Amelsvoort

proces process stroomschema flow chart

Pierrre van Amelsvoort, Makkie Metsemakers & Jos van Jaarsveld maken in het boek Het organiseren van kennisintensieve processen onderscheid in stabiele en dynamische processen:

sociothechniek amelsvoort integrale benadering

Stabiele processen

Stabiele processen kenmerken zich door de relatief grote mate van voorspelbaarheid. Het repeterend karakter van deze processen maakt het mogelijk processen te optimaliseren en te standaardiseren op basis van routine-ervaring. Bij stabiele processen kunnen de verschillende handelingen middels tijdstudies op een efficiënte wijze worden ingericht. Door de ontwikkeling van normen voor de tijdsbesteding van de verschillende handelingen kan het proces planbaar en beheersbaar gemaakt worden. Dit betekent het rationaliseren van het proces, waarbij gekeken wordt wat de optimale ordening is van het procesverloop, de procesactiviteiten, de benodigde vaardigheden en de samenwerkingsverbanden. Bij dergelijke processen is het van belang om de complexiteitskosten (afstemmingsnoodzaak) en de realisatiekosten (een stabiele en hoge bezettingsgraad) zo laag mogelijk te maken. De voorspelbaarheid en de beheersing van het proces worden bereikt door werkinstructies, normtijden, strakke detailplanning, duidelijke functieomschrijvingen, gedetailleerde procedures en regels etc.

Bij een relatief vaste ordening van activiteiten wordt getracht stabiele werkverbanden te realiseren, door de organisatie te ordenen naar een dominant verbijzonderingsprincipe (product, proces, bewerkingsfase, markt of geografie). De afstemming kan dan plaats vinden in een relatief vaste groep met een eigen verantwoordelijkheid voor het leveren van (een groep van) diensten of het maken van een (groep) van producten. De dominante ordening maakt een stabiel procesverloop mogelijk. Voor iedereen is helder wat, wanneer en hoe er moet gebeuren en diverse controle- en disciplineringssystemen vormen de waarborg dat de afspraken nagekomen worden. De belangrijkste taken zijn sturen (normeren), regelen (op norm houden) en uitvoeren.

(...)

Dynamische processen

Dynamische proces kenmerken zich door de volgende aspecten:

  1. Processen slechts op hoofdlijnen bekend;

  2. Wisselende capaciteitsbehoefte;

  3. Opeenvolging van probleemoplossingscycli;.

  4. Resultaten vooraf minder goed te omschrijven;.

  5. Wisselende samenwerkingsverbanden.

 

Ad (1) Het proces is vooraf slechts op hoofdlijnen bekend

In vergelijking met stabiele processen is het proces vooraf slechts op hoofdlijnen bekend. Bijvoorbeeld de fasen van informatie-analyse, systeemontwerp, programmeren, testen en implementeren bij de ontwikkeling van een informatiesysteem.

De verschillende fasen kunnen vooraf niet in detail omschreven worden, zoals bij stabiele processen waarbij vooraf alle stappen, de benodigde tijd en middelen, de werkinstructies, machine-instellingen en kwaliteitseisen gedefinieerd kunnen worden.

Bij dynamische processen vinden gedurende het proces veel iteraties plaats en wordt een volgende stap bepaald door de resultaten van de vorige stap. Gedurende het proces wordt in toenemende mate van detail het verloop van het proces vastgesteld. Het verloop van het proces is dan vooraf niet bekend en wordt pas tijdens het proces nader vorm gegeven. In veel gevallen is er sprake van een open projectmatig verloop van de activiteiten waarbij een product of dienst wordt gecreëerd of een probleem wordt opgelost.

 

Ad (2) De capaciteitsbehoefte heeft een dynamisch karakter

Bij complexe dynamische processen zijn veelal diverse unieke specialisten betrokken. De betrokkenheid van deze specialisten kan op diverse momenten plaatsvinden. Ook de kwantitatieve behoefte van de betrokkenen kan in de loop van de tijd variëren. (...) In een organisatie in een dominant dynamische omgeving lopen meerdere processen gelijktijdig, wat de capaciteitsinschatting extra lastig maakt.

 

Ad (3) De processen kenmerken zich door opeenvolging van probleemoplossingscycli

De grote mate van onzekerheid en onvoorspelbaarheid die het dynamisch procesverloop kenmerkt, komt ook tot uiting in het werk van de betrokkenen. Het proces is opgedeeld in een reeks van vraagstukken die in samenhang om een oplossing vragen. Om deze vraagstukken in onderlinge samenhang op te lossen worden probleemoplossingscycli doorlopen. De kennis van medewerkers is in deze situaties van doorslaggevend belang voor het resultaat. Er wordt in dit geval ook wel gesproken van zogenaamde kenniswerkers, die meer mentale dan fysieke arbeid verrichten. Daarbij gaat het om kennis die relatief uniek is en niet in voorschriften of in een standaardwerkwijze is te verwoorden.

 

Ad (4) De resultaten zijn vooraf minder goed te omschrijven

Vooraf is niet exact aan te geven welke resultaten uit de dynamische processen voortkomen. Wel is er een globale indicatie van de resultaten, maar door de onzekerheid over het procesverloop en over de resultaten van eventuele deelprocessen is de utikomst moeilijk aan te geven. Het resultaat kan een advies, een dienst of een opgelost probleem zijn. Hierdoor is het resultaat vaak moeilijk te beschrijven. Uiteraard wordt dat veelal gecombineerd met een bijkomstig tastbaar product: een rapport, een hypotheekacte, een informatiesysteem, een prototype etc. (...) Niet zelden is de klant in het proces betrokken bij de totstandkoming van het resultaat. Met name bij dienstverlenende organisaties worden de diensten in continue samenspraak met klanten gemaakt. Naarmate het proces vordert worden de klantenwensen en -eisen steeds specifieker, wat de voorspelbaarheid van de eindresultaten vermindert. De klant is daarmee onderdeel van het creatie- of het realisatieproces.

 

Ad (5) Wisselende samenwerkingsverbanden

Meestal zijn er bij dynamische processen medewerkers van diverse afdelingen, units of bedrijven betrokken. Door de onzekerheid van het resultaat en procesverloop wordt veelal gaandeweg duidelijk wie betrokken moeten worden bij het proces. In een dynamisch proces zijn de onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen de betrokken specialismen voortdurend aan verandering onderhevig. (...) De wisselende verbanden en het fluctuerend procesverloop betekenen dat er sprake is van een uiterst moeizaam planningsproces. Door de zeer gevarieerde, onzekere orderstromen is voortdurend coördinatie van de verschillende capaciteitsbronnen noodzakelijk. De mensen en middelen moeten immers steeds weer in andere combinaties en een nauwe afstemming werken aan unieke projecten.

 

Kenmerken Dynamisch proces Stabiel proces
Proces Op hoofdlijnen bekend en globaal planbaar
Iteratief
Vaak projectmatig
Onzichtbaar verloop
Heterogene stromen
Gedetailleerd bekend en in detail planbaar
Opeenvolgend
Repeterend
Zichtbaar verloop
Homogene stromen
Taakinhoud Vooraf niet per stap bekend
Probleem oplossingscycli
Vooraf per stap bekend
Sturen, regelen uitvoeren
Voorschriften

Weinig procedures: sturing op princpes

Veel procedures: sturing op werkinstructie
Resultaat Vaak niet tastbaar: informatie
Klant is onderdeel van het proces
Tastbaar of herkenbare dienst
Klant staat los van het proces
Samenwerkingsrelaties Onvoorspelbaar
Wisselende werkverbanden
Vastgelegd in werkinstructies
Stabiele werkverbanden
Kennis Non-routine: nieuwe kennis is nodig
Uniek specialisme
Unieke combinatie van specialismen
Routine: herhaling van simpele of complexe handelingen (geoefend werk)
Algemene kennis
Coördinatie Hoge behoefte en on-line
Gepland op hoofdlijnen en ad hoc als onderdeel van het werk
Lage behoefte en off-line d.m.v. procedures, regels, planning
Gepland en structureel

 

Bron: Het organiseren van kennisintensieve processen, Makkie Metsemakers, Pierrre van Amelsvoort & Jos van Jaarsveld

Laatst aangepast op zaterdag, 22 juni 2019 18:21  

It is not shortage of time that should worry us, but the tendency for the majority of time to be spent in low-quality ways.

Richard Koch

Banner
Banner

Archief

Lean boeken top 5

(maart 2016)
Banner
Banner
Banner
Banner
Banner

We hebben 162 gasten online
Artikelen

purpose improvement easier better faster cheaper priority shigeo shingo lean

Banner

handboek teamcoaching martijn vroemen helpen zonder bemoeizucht

Handboek teamcoaching
Helpen zonder bemoeizucht
Martijn Vroemen

Bij Bol.com | Managementboek

 

Lean boekentips

Lean Practitioner & Lean Expert
mindset, skill set & tool set
H.C. Theisens

Bij Bol.com | Managementboek

Banner