Leadership is a choice that lies in the space between stimulus and response.

Stephen R. Covey

Lean als verbeterproces

Een Lean-verbeterproces begint standaard met het inventariseren van de doelstelling(en). In het algemeen betekent dit het bepalen wat klanten precies willen, ofwel het bepalen wat klantwaarde is.

Het op het juiste moment precies maken en leveren van de juiste producten en diensten (die klantwaarde opleveren) staat centraal binnen Lean. Het proces dat continu klantwaarde moet opleveren, heet daarom 'waardestroom'.

Het ontwerp- en verbeterproces voor het verkrijgen van een slanke waardestroom met pull-besturing bestaat uit vijf essentiële stappen:

Waarde (Value)

• Definieer wat klantwaarde is en daarmee wat de klant als verspilling ziet
• Bepaal de procesdoelstellingen (KPI-targets)

Waardestroom (Valuestream)

• Ontwikkel een VSM met de verschillende processtappen en analyseer waar waarde wordt gecreëerd

Flow

• Bepaal welke activiteiten waarde toevoegen of welke cruciaal zijn voor de bedrijfsfunctie
• Verwijder alle niet-waardetoevoegende activiteiten die niet van cruciaal belang zijn voor de bedrijfsfunctie

Pull

• Stroomlijn het primaire proces zodanig dat de vraag gebalanceerd is met de capaciteit
• Zorg dat de lijn stroomt met vaste takttijd
• Bestuur de lijn met een pull-besturingssysteem zoals kanban- of two-binsysteem

Perfectie (Perfection)

• Borg de verbeteringen
• Perfectioneer de organisatie middels Kaizen-workshops
• Creëer een cultuur van continu verbeteren

1. Bepaal klantwaarde (value).

Onderzoek de eisen en wensen van klanten. Het nauwkeurig analyseren wat van waarde is voor de klant, leert ook wat de klant als verspilling beschouwt. Dit is het uitgangspunt voor het analyseren en optimaliseren van de waardestroom.

2. Bepaal de waardestroorn (value stream).

Een waardestroom bevat in het ideale geval geen enkele niet-waardetoevoegende activiteit. Ontwikkel per productfamilie een beschrijving van de waardestroom (value-stream map) voor de huidige situatie. Onderzoek vervolgens welke activiteiten al dan niet waarde toevoegen.

3. Zorg dat activiteiten doorstromen (flow).

Laat goederen en diensten door de processen stromen door niet-waardetoevoegende activiteiten en andere vormen van verspilling te elimineren. Wachtrijen, batchproductie en onnodig transport zijn belangrijke hindernissen omdat ze de doorlooptijd verlengen. Zorg voor orde en netheid.

4. Laat de klant producten of- diensten door het proces trekken (pull).

Synchroniseer de productie met de werkelijke vraag van de klant. De waardestroom moet reactief worden gemaakt om producten en diensten alleen te leveren als de klant die nodig heeft — niet eerder of later. Maak de be-sturing niet groter of complexer dan strikt noodzakelijk. De bekendste pull-besturingsmethoden zijn het two-bin-systeem en het kapban-systeem.

5 Optimaliseer het proces voortdurend (perfection).

Streef naar perfectie door processen almaar te verbeteren met behulp van kaizen-events of kaizen-blitzes;

Klantwaarde ontstaat binnen Lean door processen zodanig in te richten dat zij eenvoudig en voorspelbaar zijn, maximale kwaliteit leveren én waarde toevoegen. Dat betekent dat processen niet sterk variëren, geen fouten verbergen en niet suboptimaal zijn. Aan de hand van value-stream maps wordt de huidige situatie in kaart gebracht: processen, producten- of dienstenstromen en de daarbij horende informatiestromen plus de belangrijkste prestatie-indicatoren (gerealiseerde bewerkingstijd, doorlooptijd, bezettingsgraad en right-first-time-indicatoren). De gewenste situatie wordt gedefinieerd op basis van criteria voor waardetoevoeging, voorspel-baarheid, maximale kwaliteit en zero waste (vooral geen overtollige voorraden).

Het daadwerkelijk invoeren van een geoptimaliseerde waardestroorn, inclusief bijbehorende KPI's en/of pull-besturing, blijkt in de praktijk vaak erg lastig. Laat staan het goed borgen van de vernieuwing in een cultuur die continu het bedrijfsproces blijft optimaliseren. Organisaties komen dus nauwelijks vs aan de vijfde stap van het verbeterproces: perfectioneren.

Bron: Lean leiderschap - leidinggeven aan continu verbeteren, Marcel van F. Assen