In de partnerpublicatie 'Managementinformatie en de managementagenda' beschrijven Huub Torremans, Stef Joosten en Koriander Achterberg het belang van de procesarchitectuur:

De rol van bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen vormen de basis voor de bedrijfsvoering. ... Bedrijfsprocessen zijn de bouwstenen waarmee de strategische keuzes van een organisatie worden gerealiseerd. Ze zorgen ervoor dat klantvragen worden omgezet in diensten en producten die voldon aan de eisen en verwachtingen die de klant daaraan stelt. Dat wil zeggen: levering in gewenste kwaliteit en hoeveelheid, op het gewenste tijdstip en de gewenste plaats tegen aanvaardbare prijs.

Een doordachte synthese tussen strategische keuzes en bedrijfsprocessen ontstaat niet vanzelf, daar moet over nagedacht worden, daar zitten keuzes in. Die synthese, die afstemming, komt tot uiting in de procesarchitectuur (of structuur). De bedrijfsprocessen zelf bestaan uit een samenhangend geheel aan voorzieningen die zijn ingericht voor het kunnen uitvoeren van een specifieke set activiteiten voor het voortbrengen van een of meer producten/diensten. Die voorzieningen betreffen altijd ondersteunende informatie- en communicatietechnologie (informatiesystemen, infrastructuur, etc.) en medewerkers die activiteiten uitvoeren. Dit moet worden georganiseerd: je richt niet één proces in, je bouwt niet één informatiesysteem, je maakt niet één afdeling waarvan alle medewerkers deel uitmaken. Organiseren betekent verbijzonderen en coördineren. Verbijzonderen wil zeggen coördinatie naar de belangrijkste gezichtspunten inbouwen in de structuur (bijv. naar functionaliteit van inkoop, productie, verkoop, naar primaire processen, of naar ......) en de resterende coördinatie regelen met behulp van andere mechanismen (stuur- en projectgroepen, liaisons, etc.).

Vaak zie je dat in de verbijzondering (afbakening) van processen, systemen en afdelingen verschillende gezichtspunten zijn gehanteerd. Processen zijn verbijzonderd naar samenhangende product/markt-combinaties, systemen zijn verbijzonderd nar samenhangende informatiegebieden en afdelingen zijn klassiek verbijzonderd naar bedrijfsfuncties. Problemen die je dan in de praktijk van alle dag tegenkomt, zijn bijvoorbeeld dat je in meerdere systemen moet zijn om een activiteit te kunnen uitvoeren, dat menu's niet aansluiten op de volgorde van afhandeling van klantvragen, dat de verantwoordelijkheid voor processen niet helder is belegd, waardoor de afhandeling van klantvragen slecht wordt gecoördineerd.

Ook hier speelt een vraagstuk van een intelligente en doordachte synthese tussen de afbakening van processen, systemen en organisatie-eenheden. Een procesarchitectuur heeft dus ook tot doel om de afstemming tussen processen, systemen en organisatie-eenheden te optimaliseren.

Bron: Managementinformatie en de managementagenda, H.M.P. Torremans, S.M.M. Joosten en K. Achterberg

The heresy of one age becomes the orthodoxy of the next.

Helen Keller