The largest enemy of change and leadership isn't 'no', it's a 'not yet'.
'Not yet' is the safest, easiest way to forestall change.

Seth Godin

Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder het SIPOC-model als instrument voor het beschrijven van een proces:

SIPOC

Als functioneel beheerder heb je regelmatig de behoefte om snel inzicht to krijgen in een proces en de relatie tussen de verschillende belanghebbenden. De SIPOC-procesanalyse is een eenvoudige tool uit de gereedschapskist van Six Sigma waarmee je in korte tijd de belangrijkste onderdelen van een proces in kaart brengt. SIPOC gaat uit van een 'happy flow' - ofwel een proces dat helemaal volgens verwachting verloopt. Alle afwijkingen laat je dus buiten beschouwing - het model wordt anders onnodig complex. Regelmatig betreft het overigens een deelproces en geen volledig proces.

SIPOC is een acroniem dat staat voor:
? Supplier. Van wie of wat krijg je input voor je proces?
? Input. Wat heb je nodig om de processtappen te kunnen uitvoeren? Gebruik voor de beschrijving zelfstandige naamwoorden
? Process. Welke 4 tot 7 processtappen worden er uitgevoerd? Gebruik werkwoorden.
? Output. Wat leveren de processtappen op? y zelfstandige naamwoorden
? Customer. Voor wie (intern of extern) is deze output bestemd"'

Stappenplan

Een SIPOC maak je niet alleen maar met een team. Je nodigt hiervoor de mensen uit die te maken hebben met hetproces dat je in kaart wilt brengen. De input voor een SIPOC kan overal vandaan komen: incidenten, vragen van gebruikers, enzovoort.

Bij het maken van een SIPOC houd je deze volgorde aan: Process, Output, Customer, Input en Supplier. Dat lijkt onlogisch, want het is toch 'SIPOC' en niet 'POCIS', maar dat doe je omdat het proces de basis is voor je SIPOC (dus daarom begin je daarmee). In het volgende voorbeeld maken we een SIPOC ?an een proces voor het managen van incidenten.

Stap 1. Process

In de eerste stap van de SIPOC-analyse breng je het proces in kaart. Hanteer de vuistregel dat een proces uit niet meer dan 4 tot 7 stappen mag bestaan. Kom je tot meer stappen, dan beschrijf je het proces waarschijnlijk te gedetailleerd. Het doel is en blijft een procesbeschrijving op hoofdlijnen!

Stap 2. Output

Elke processtap zorgt voor output — het levert iets op, een resultaat. Noteer die output in het schema.

Stap 3. Customer

Schrijf op wie de 'klant' van de output is - waar gaat deze output heen? Dat kan per output één klant zijn, maar ook meerdere. Beperk je wel tot een algemene omschrijving.

Stap 4. Input

Vaak is de output van de ene stap de input voor een andere stap. Het is echter ook mogelijk dat de input afkomstig is uit een ander proces.

Stap 5. Supplier

Deze kolom kun je vaak rechtstreeks kopiëren vanuit de kolom Cust maar dan één regel omlaag versprongen. Let op, want dat is niet altijd het geval, dus blijf nadenken. Het eerste item in de kolom Supplier komt door overeen met het laatste item in de kolom Customer - degene die bij de van een proces iets wil, is immers ook degene die aan het eind iets krijgt.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer