• Vergroot lettergrootte
  • Standaard lettergrootte
  • Verklein lettergrootte
www.eenblogjeom.nl
Automatisering volgens Daan Rijsenbrij
Gepubliceerd in Informatiemanagement
E-mail Afdrukken

keep things simple daan rijsenbrij

daan rijsenbrij

'De Belastingdienst vroeg me in 2015 na te denken over de digitale architectuur daar. Ik vroeg hoeveel architecten ze hadden. Dat wisten ze niet precies: 200, 250. Dat vind ik een een gek antwoord. Jan en alleman is daar architect. Ik schat dat er in Nederland circa twintigduizend IT-ers rondlopen die zich architect noemen. Ik neem er slechts duizend serieus.'

Zijn ideaal is dit: 'De hoofdregel in de automatisering luidt: eerst reorganiseren en vereenvoudigen, dan pas IT. Anders ben je bezig chaos te automatiseren. Dat doet de overheid nu. Er zitten te veel ambtenaren in Den Haag. Er zijn te veel ingewikkelde besluitvormingsprocessen. Het idee van de compacte overheid is in de kast gestopt en daar ligt nu een laag stof op. met goede IT kun je die compacte overheid wel bereiken.'

Bron: Interview met Daan Rijsenbrij, in: Elsevier 5 oktober 2019

Laatst aangepast op vrijdag, 03 januari 2020 19:40  
Gebundeld e-mails afhandelen volgens Rick Pastoor
Gepubliceerd in Lifehacking
E-mail Afdrukken

inbox zero mail

 

Rick Pastoor beschrijft in zijn boek Grip - het geheim van slim werken het nut en de noodzaak van het gebundeld afhandelen van e-mails:

e-mail lifehacking Rick Pastoor

Als ik zou willen, zou ik met gemak mijn hele werkweek kunnen vullen met het beantwoorden van e-mails, en jij komt vast ook een heel eind. Jarenlang besteedde ik veel te veel tijd aan e-mail. Jazeker, ik had collega's en relaties die blij waren met mijn vlotte reacties op hun vragen en verzoeken, maar mijn belangrijkste werk kreeg ik niet gedaan. Want e-mail is een beetje zoals jeuk: krabben maakt het alleen maar erger. Hoe meer e-mails je stuurt, hoe meer je er terug zult krijgen (en vaak sneller dan je ze kunt beantwoorden).

Toen Blendle groeide nam de hoeveelheid communicatie in mijn werk exponentieel toe. Het roer moest om, want ik was een slaaf van mijn mailbox geworden. Ik ontdekte dat ik overdag  veel beter vooruitkwam als ik mijn mailbox volledig negeerde. Want hoewel sommige e-mails belangrijk waren, was dat bij het merendeel niet het geval. Het gevolg? Ik verplaatste e-mail naar de vroege ochtend en de avond om het maar als vanouds gedaan te krijgen. Uiteraard werkte dat niet: zowel mijn dierbaren als ikzelf werden er ongelukkig van. Voor je het weet ben je van 's ochtends vroeg tot 's avonds laat met je werk bezig. Een nog rigoureuzere aanpak was nodig: hoe vis je de belangrijke e-mails uit die eindeloze stroom en kom je toe aan je belangrijkste werk zonder dat je overuren moet draaien om de rest van je mailbox onder controle te houden?

Een andere aanpak

[Ik adviseer dringend een methode waarbij je] in plaats van je mail steeds tussendoor te doen, je e-mail een vaste plaats geeft in je dag. In dat afgebakende tijdslot handel je vervolgens zoveel mogelijk berichten af. [Door je e-mails gebundeld af te handelen] geef je je e-mail meer gefocuste aandacht dan ooit.

Je kunt in een halfuur meer van je mailbox gedaan krijgen dan je denkt. Dat doe je door de e-mails niet weg te werken maar te verwerken. Kort gezegd komt dat hierop neer: je zorgt ervoor dat je je e-mails goed leest, een vervolgactie bedenkt en dit aan de afzender communiceert.

Hoe pak je dit aan? Elke e-mail heeft voortaan vijf mogelijke uitkomsten:

(1) Je wijst het werk af. Je communiceert dit besluit en archiveert de e-mail.

(2) Er is geen actie nodig, dus je archiveert de e-mail.

(3) Er is een actie nodig die je binnen twee minuten kunt uitvoeren. Dit doe je direct.

(4) Er is een actie nodig die meer tijd van je vraagt, met een harde deadline: je plant de taak direct in je agenda.

(5) Er is actie nodig die meer tijd van je vraagt, maar er is geen harde deadline: je voegt de taak toe aan je takenlijst.

(...)

5. Taak toevoegen aan je takenlijst

Hangt er geen deadline aan je e-mail maar volgt er wel een taak uit die je moet oppakken zodra je er tijd voor hebt? Voeg die taak dan meteen toe aan je takenlijst. Deze manier van werken levert uiteindelijk tijd op, want het is enorm tijdrovend om je openstaande e-mails later opnieuw te lezen en begrijpen. Zorg ervoor dat je taak verwoord is als een actie en dat dus bij een snelle blik op je takenlijst direct duidelijk is wat je te doen staat.

Bron: Grip - het geheim van slim werken, Rick Pastoor

Laatst aangepast op woensdag, 08 januari 2020 10:33  
Writing Effective Business Rules (boekentip)
Gepubliceerd in Boeken over softwareontwikkeling
E-mail Afdrukken

writing effective business rules graham witt

Writing Effective Business Rules
A Practical Method
Graham Witt

Bij Bol.com

Laatst aangepast op maandag, 21 september 2020 09:41  
Vrijheid volgens Paul Verhaeghe
Gepubliceerd in Losse flodders
E-mail Afdrukken

paul verhaeghe vrijheid

Filosoof Paul Verhaeghe beschrijft in een interview in Trouw hoe vrijheid kan leiden tot onzekerheid:

paul verhaeghe vrijheid

Filosoof Zygmunt Bauman heeft het mooi gezegd, vindt Paul Verhaeghe. Bauman zei: ‘Nooit zijn we zo vrij geweest en nooit hebben we ons zo machteloos gevoeld’. “Het is heel paradoxaal. Een dwingende omgeving is heel voorspelbaar en veilig, maar ook onvrij. Sinds de jaren zeventig is daar steeds meer verandering in gekomen en hebben we juist het omgekeerde bereikt. Veel meer vrijheid, minder voorspelbaarheid en daarmee voor veel mensen ook toenemende onzekerheid en angst.


“Vrijheid is een groot goed, en we hebben tezelfdertijd grenzen nodig. In de natuur is dat goed geregeld. Als deze tijd met alle vraagstukken iets duidelijk maakt, is dat onbeperkte groei dodelijk is. En als onze sociaal-culturele omgeving weinig restricties meer oplegt zullen we het zelf moeten doen. Van discipline naar zelfdiscipline. Zelfbeheersing is veel meer een individuele opdracht geworden. Maar met onze dwingende beeldcultuur met onbewuste beïnvloeding valt dat zeker niet mee.

“De bezinning die bij een crisis hoort zoals de huidige geeft ons wel de tijd om na te denken hoe we het geluk dat we nastreven het best kunnen bereiken. De antieke term daarvoor is ‘het goede leven’, en daarmee wordt ook een moreel goed leven bedoeld.

“Dat is waar in de kern onze identiteitsvraag over gaat als we nadenken over wie we willen zijn in relatie tot de ander. Geluk vraagt om een bepaalde manier van leven, met gezonde zelfdiscipline. Naar dit moment vertaald: het draait om de vraag: hoe gaan we samen een veilige manier vinden om elkaar stevig te omhelzen.”

Bron: Paul Verhaeghe: De ceo die opschept over zijn vier uur slaap, heeft zijn beste tijd gehad, Trouw (18/07/2020)

Laatst aangepast op zaterdag, 18 juli 2020 19:11  
'Seperate the know from the flow': over bedrijfsregels in procesmodellen
Gepubliceerd in Management
E-mail Afdrukken

brm bedrijfsregels business rules management

Silvie Spreeuwenberg bepleit in het artikel Verwijder de ruit uit het procesmodel een scheiding tussen bedrijfsregels en een procesmodel:

silvie spreeuwenberg procesmodel bedrijfsregels

Wat zijn bedrijfsregels?

Bedrijfsregels zijn een vertaling van een  bedrijfsstrategie, wetgeving of expertise naar operationele richtlijnen. Elk bedrijf kent dergelijke richtlijnen, die vaak zijn ondergebracht in handboeken, procedures of IT-systemen. Een veelgebruikte definitie voor bedrijfsregel is; “iedere richtlijn over gedrag, acties, uitvoering en procedures in een activiteit". Voor het opstellen van bedrijfsregels zijn richtlijnen geformuleerd.

Regels kunnen restricties opleggen, een berekening uitvoeren, een conclusie of actie afleiden of een heuristiek beschrijven. Belangrijk is dat regels gebaseerd zijn op feiten en termen. De termen worden gedefinieerd in een vocabulaire. Termen zijn zelfstandige naamwoorden of een combinatie van een zelfstandig naamwoord en een bijvoeglijk naamwoord. De termen hebben een bepaalde betekenis binnen het bedrijf of binnen een bepaalde ‘context’ van het bedrijf en deze betekenis is niet ambigu.

Termen in het vocabulaire zijn atomair en kenbaar en vormen de basis voor de definitie van feiten. Feiten zijn simpele zinnen die termen aan elkaar relateren, typisch met een werkwoord. Door het definiëren van feiten breiden we een vocabulaire uit met relaties tussen termen.

De belangrijkste richtlijn voor het opstellen van een regel is dat deze geen impliciete aanname bevat van de manier waarop, wanneer, waar en door wie de regel wordt toegepast, en dat zij helder is geformuleerd. De onafhankelijkheid van bedrijfsregels met technologie en uitvoering, hun formele en declaratieve karakter, en de verwoording van bedrijfsregels in een taal die direct te begrijpen is door bedrijfsmedewerkers maken bedrijfsregels uitermate geschikt voor het communiceren van kennis tussen business en IT, tussen afdelingen en tussen bedrijven.

Een veelgehoorde misvatting is dat bedrijfsregels in het bedrijfsproces zitten. Oorzaak van deze misvatting is de ‘ruit’, de notatiewijze voor een beslissing in een procesdiagram. Dit symbool maakt het gemakkelijk bedrijfsregels en proceslogica te verwarren.

bedrijfsproces procesmodel proceslogica

Afbeelding 1.

Afbeelding 1 en 2 verduidelijken dit probleem. In afbeelding 1 is de bedrijfsregel dat “alleen klantorders in behandeling worden genomen indien de klant ouder is dan 18 jaar” verweven in het bedrijfsproces. Het resultaat van deze wijze van procesmodellering zijn procesdiagrammen ter grootte van de vergaderzaal van een  directie; indrukwekkend  maar niet onderhoudbaar. Om de doelstellingen van flexibiliteit te halen moeten de   regels die ten grondslag liggen aan de bedrijfsprocessen expliciet  worden  gedefinieerd  en beheerd, los van de procesdefinitie.

De vertegenwoordigers uit de Business Process Management Group, zoals voorzitter Roger Burlton, zien een rol voor bedrijfsregels voor de uitvoering en het beheer van processtappen in een bedrijfsproces. “Seperate the know from the flow”, aldus Roger Burlton. Een proces voert geen regels uit maar zoekt de juiste regels op.

Een fundamenteel verschil tussen een procesbeschrijving en bedrijfsregels is dat een  procesbeschrijving een volgorde aangeeft waarin de stappen doorlopen dienen te worden terwijl bedrijfsregels onafhankelijk zijn van de volgorde waarin zij worden uitgevoerd (dus declaratief zijn). Volgens Roger Burlton moeten organisaties de ‘ruit’ - de notatiewijze voor een beslissing in een procesdiagram - zoveel mogelijk vermijden bij  het opstellen van een procesdiagram. Het gebruik van de ‘ruit’ kan resulteren in een  ongewenste mix tussen bedrijfsregels en processen in een processpecificatie.

(...)

Bedrijfsregels staan op zichzelf. Door het scheiden van data en verwerking van deze data  (processen) heeft de mensheid een enorme voortgang geboekt. Zestig jaar geleden heeft een dergelijke ontwikkeling ons naar de eerste Von Neuman-computer, de voorloper van de pc,  geholpen. Het scheiden van de software(data) en de hardware (verwerking van de data in de  processor), heeft geleid tot een enorme vooruitgang in de programmeerbaarheid (flexibiliteit) van computers.

De afgelopen jaren heeft het scheiden van data en processen ons ook geholpen organisaties efficiënter in te richten. Het herinrichten van een bedrijfsproces los van de bestaande  wijze waarop data wordt beheerd door een organisatie heeft geleid tot veel efficiëntere procedures. De volgende logische stap is het scheiden van de regels uit data en processen.

Bedrijfsregels zijn onafhankelijk van het bedrijfsproces. De wetgeving, richtlijnen en expertise waarmee een bedrijf te maken heeft, bestaan los van een specifieke inrichting van het proces. Dit is een belangrijke richtlijn voor het opstellen van bedrijfsregels, maar kan ook helpen bij de optimalisatie van de procesinrichting. Door de afhankelijkheden tussen de bedrijfsregels te begrijpen, is het proces te optimaliseren.

bedrijfsregels procesmodel

Afbeelding 2.

Zo kan men in het voorbeeld van afbeelding 2 op basis van de regels die in de tweede  processtap moeten worden uitgevoerd, bepalen welke klantgegevens minimaal moeten worden geregistreerd in de eerste processtap.

Bron: Verwijder de ruit uit het procesmodel, Silvie Spreeuwenberg (in: Business Process Magazine, april 2004 (3))


Laatst aangepast op maandag, 28 september 2020 18:57  


JPAGE_CURRENT_OF_TOTAL

Make everything as simple as possible, but not simpler.

Albert Einstein

Banner

Archief

Lean boeken top 5

(maart 2016)
Banner
Banner
Banner
Banner
Banner

We hebben 73 gasten online
Artikelen

klanten jeff bezos

Banner
Banner

nooit meer weg kwijt brein helder denken

Nooit meer de weg kwijt in je brein
de gids voor helder denken
Suzanne Weusten, Kees Kraaijeveld

Bij Bol.com | Managementboek

Lean boekentips

Banner