In het boek Management van processen beschrijven Teun Hardjono en Renco Bakker twee schematechnieken voor het vastleggen van processen: (1) tekst, en (2) stroomdiagram (flow chart)

(1) Tekst

Een procesbeschrijving in tekst is de meest 'vormloze vorm'. Het voordeel is dat (nagenoeg) ieder tekst kan lezen en dat veranderingen in de werkwijzen eenvoudig en snel kunnen worden verwerkt in de beschrijving. De vorm van de beschrijving is niet of nauwelijks belemmerend. Het nadeel van tekstbeschrijving is dat op basis van een stuk tekst het overzicht over wat er precies in het proces gebeurt, moeilijker te vormen is. De subaspecten (stappen, verantwoordelijkheden, hulpmiddelen, enz.) blijven impliciet en staat door elkaar in de tekst verwezen. Ook bestaat de kans dat er snel te veel tekst wordt gebruikt ('wollig taalgebruik') om uit te leggen wat er gebeurt, wat geen gunstige invloed heeft op de omvang van de beschrijvingen.

(2) Stroomdiagram

Een stroomdiagram (flow chart) is een visuele weergave van de serie stappen die worden genomen om iets te produceren of een dienst te verlenen. Met behulp van stroomdiagram kan de order- en productierouting overzichtelijk worden weergegeven. Ook worden 'open einden' zichtbaar. Door gebruik van symbolen kunnen bovendien snel en overzichtelijk verschillen tussen handelingen, beslissingen en documentstromen in het proces worden aangegeven.

Bron: Management van processen, Teun Hardjono, Renco Bakker

Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma schrijven in hun boek Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties het volgende over Six Sigma:

De kern

De naam Six Sigma komt oorspronkelijk uit de statistiek: sigma is het wiskundig symbool voor de standaarddeviatie. Six Sigma is een maat voor het maximum aantal defecten dat binnen een systeem is toegestaan. Op het Six Sigma-niveau moet 99,999998% van alle producten goed zijn ofwel binnen de tolerantiegrenzen vallen. Dit betekent dat er niet mee dan 3,4 defecten worden gemaakt per miljoen gevalle. Dit niveau kan bereikt worden door de variatie van het proces te beperken en te beheersen. Om dat kwaliteitsniveau te bereiken moeten de processen worden verbeterd. Maar proces- en kwaliteitsverbetering vormen niet het uiteindelijke doel; dat is financiële verbetering.

Six sigma raakte het eerst in zwang bij Motorola. Om de zware Japanse concurrentie het hoofd te bieden, begon Motorola zich in 1987 te concentreren op kwaliteitsverbetering. Motorola's ingenieurs besloten dat de norm die ze gebruikten voor defecten per duizend niet langer houdbaar was. Daarom besloten ze om het aantal defecten per miljoen te meten. Allied Signal en General Electric hebben de methode vervolgens geperfectioneerd. Deze bedrijven hebben enorme winsten behaald door miljarden dollars te besparen en tegelijkertijd de klanttevredenheid te verbeteren. Tegenwoordig worden Six Sigma-projecten niet alleen ingevoerd in productiebedrijven, maar ook in de dienstverlening.

(...)

Bruikbaarheid

Six Sigma wordt gebruikt om de operationele prestaties van een organisatie te verbeteren door haar tekortkomingen te bepalen en onder ogen te zien. Six Sigma-projecten dragen bij aan de realisatie van betere financiële resultaten door de kwaliteit en procesbetrouwbaarheid te verbeteren. Elk Six Sigma-project moet zich richten op financiële verbeteringen en kostenbesparingen. De Six Sigma-filosofie stelt dat het topmanagement geen project mag goedkeuren als het niet minstens $ 175.000 beoogt te besparen.

(...)

Uitvoering

Six Sigma bestaat uit vijf stappen: definieer, meet, analyseer, verbeter en controleer (ook bekend als DMAIC).

1. Definieer: allereerst moet er een selectie plaatsvinden van te verbeteren processen en verbeteringsdoelen worden bepaald.

2. Meet: na de defniëringsfase vindt dataverzameling plaats om de prestatie van het huidige proces te bepalen voor toekomstige vergelijking.

3. Analyseer: dit is de fase waarin de verschillen tussen de huidige en gewenste toestand worden bepaald.

4. Verbeter (improve): vervolgens optimaliseert men het proces op basis van die analyse.

5. Beheer (control): de verbeterde processen moeten worden geëvalueerd, beheerst en geborgd.

(...)

Bron: Het Groot Managementmodellenboek - 70 essentiële modellen: inhoud, toepassing, analyse en referenties, Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma