Binnen Workflow Management (WFM) of werkstroombesturing wordt onderscheid gemaakt tussen logistieke en procedurele aspecten. Workflow Management Systeem automatiseert administratieve processen op zodanige wijze dat het voltooien van een bepaalde taak tot gevolg heeft dat automatisch één of meer taken aan één of meer personen worden aangeboden (het procedurele aspect). De aan deze taken gekoppelde informatie wordt hierbij automatisch gerouteerd (het logistieke aspect). Bij het procedurele aspect gaat het met name om het kunnen ondersteunen van een proces in termen van uit te voeren taken, de volgorde waarin die taken moeten worden uitgevoerd en de autorisaties die daarvoor nodig zijn. Bij het logistieke aspect gaat het met name om het kunnen routeren van de bij het proces behorende informatie naar de juiste bestemming. De logistieke voordelen van WMF bestaan uit de verkorting van de doorlooptijd (wachttijd voorafgaand aan de uitvoering van een taak, verwerkingstijd gedurende de uitvoering van een taak, transporttijd tussen werkplekken) en uit voortgangsbewaking.

(...)

WFM verzorgt ook het verzamelen van relevante procesinformatie en de mogelijkheid op basis hiervan operationele processen te besturen. WFM-software de medewerkers en het management informatie ten aanzien van de prestaties, de effectiviteit en efficiëntie van het uitgevoerde proces. Dit levert informatie op die gebruikt kan worden bij de planning en beheersing van de bedrijfsprocessen op korte en langere termijn.

(...)

Operationele besturing bestaat uit voortgangsbewaking en werkordertoekenning en richt zich op de verbetering van de procesprestaties zoals
doorlooptijd, levertijd, kwaliteit en andere logistieke prestaties.

De voordelen van WFM zijn onder te verdelen in:

De functies van een WFM-systeem kunnen worden onderscheiden in definitiefuncties en procesfuncties.

Definitiefuncties
Vastleggen van de processen in het systeem; definiëren van de werkstroom in een aantal activiteiten (incl. normen + deadlines).

De werking van een WFM-systeem kan als volgt worden omschreven. Een proces is gedefinieerd in de WFM-applicatie. Als een bepaalde deelactiviteit in het proces uitgevoerd moet worden, legt de WFM-applicatie een werkimpuls bij een individuele werknemer of bij een autonome gebruikersgroep neer. Men kan reageren op de werkimpuls door deze te openen. De WFM-applicatie opent een specifieke benodigde toepassing en zorgt dat alle benodigde gegevens aanwezig zijn, waarna de medewerker met de deelactiviteit kan beginnen. Zodra de medewerker de deelactiviteit heeft afgerond wordt dit teruggemeld aan de WFM-applicatie die de volgende activiteit initieert door een werkimpuls neer te leggen voor de volgende stap.

Procesfuncties
Functies die het proces besturen. Retrieval (ophalen van gegevens), wachtrijbeheer, routering en process performance.

Bron: Kijk op bedrijfsprocessen, Marc Mittelmeijer en Rob van Stratum