Bert Teeuwen beschrijft in zijn boek Bron: Continu verbeteren het belang van het op orde hebben van de basis voordat je aan de slag gaat met verbeteren:
Het heeft geen zin om aan verbeteren te denken als er achterstallig onderhoud is of men zich niet aan de bestaande instructies houdt. En wie weet zijn veel problemen wel weg als al dat achterstallige onderhoud is weggewerkt en iedereen zich aan de instructies houdt.
Eerst opruimen, repareren, standaardiseren en opleiden, dan pas verbeteren.
Er zijn 4 categorieën basiscondities:
1. Een georganiseerde werkplek
• Op de werkplek ligt niets overbodigs;
• Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd;
• Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig;
• Tijd die nodig is om spullen of informatie te zoeken en op de juiste plek weer terug te leggen is maximaal 30 seconden;
• De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.
• De flow van het proces is duidelijk te volgen.
2. Kennis van het proces en het product
• De mensen kennen de werking van proces, de installatie en de producten goed.
3. Gestandaardiseerde werkwijzen
• Er is een duidelijke standaard werkwijze die iedereen kent en gebruikt.
4. De installatie is op orde
• Er is geen achterstallig onderhoud;
• Machines zijn teruggebracht in de oorspronkelijke toestand (met uitzondering van nuttige modificaties).
Beoordeel of het proces aan de basiscondities voldoet. Als dat niet het geval is, dan is het beter om eerst deze basiscondities op orde te krijgen en pas daarna het continu verbeteren te starten.
Het is zeer goed mogelijk dat heel veel problemen door het herstellen van die basiscondities verdwijnen. Door geen aandacht te besteden aan het herstellen van de basiscondities, is de kans groter dat de oplossingen van de A3-rapporten en de verbeterteams in de loop van de tijd hun effect deels of geheel verliezen.
Een rommelige en vuile omgeving waar men zich gewoonlijk niet aan werkinstructies houdt, is een wankele basis voor het verbeteren.