Maarten de Groot, Bert Teeuwen & Marco Tielemans beschrijven in hun boek Effectief verbeteren: de weg naar het ideaal met Small Group Activity op welke manieren je ervoor kunt zorgen dat er op de beste manier gewerkt wordt:
Standaardiseren en borgen van verbeteringen
De oplossingen [van een verbetertraject] houden vaak veranderingen in in de bestaande werkwijzen. De nieuwe werkwijze is al getest en blijkt succesvol. Echter, niet alle teams werken al met deze nieuwe methode.
Het doel van de laatste stap van de verbetercirkel is het maken van een standaard (standaardiseren) en ervoor zorgen dat iedereen volgens de afgesproken standaard werkt en blijft werken (borgen).
Standaardiseren
Bij een 'standaard' gaat de gedachte al snel uit naar een werkinstructie met veel tekst.
Ga er vanuit dat een werkinstructie die geheel uit tekst bestaat nauwelijks gelezen wordt en moeilijk onthouden kan worden. Er zijn betere vormen van standaardisatie. Deze zijn weergegeven in de standaardisatiedriekhoek.
De beste vorm van standaardisatie is die waarbij nog maar één mogelijkheid is om het werk te doen, namelijk de goede manier. Een dergelijke standaard heet een Failsafe. Dat is de hoogst haalbare vorm van standaardisatie, er is geen tekst nodig en men hoeft niets te onthouden. Een voorbeeld hiervan is een diskette die je slechts op één manier in de computer kunt stoppen om hem te bekijken.
Wanneer een failsafe niet mogelijk is, kan veel bereikt worden met visuele hulpmiddelen. Visuele stuurmiddelen zijn bijvoorbeeld maatstreepjes en kleurcodes voor het goed ombouwen van machines of een schaduwbord met ombouwonderdelen. Je ziet het meteen als er onderdelen ontbreken, en bovendien zie je ook wat er precies weg is.
Ook visuele hulpmiddelen bieden goede mogelijkheden om te standaardiseren. Hier wordt eveneens gezorgd voor zo min mogelijk tekst. Visuele hulpmiddelen zijn bijvoorbeeld pijlen die ergens naar wijzen op de installatie, veiligheidssymbolen of foto's met daarop een goed en een fout voorbeeld van een bepaald product.
De laatste kans op standaardisatie is het maken van een werkinstructie, maar dan wel op een visuele manier. Deze werkinstructie geeft op de betreffende werkplek stap voor stap aan hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden. Zo'n instructie wordt een Één-Punts-Les (EPL) genoemd.
Een één-punt-les wordt uitgewerkt met behulp van plaatjes en foto's en zo min mogelijk tekst.
Borgen
Er is maar één manier om een bepaalde taak uit te voeren: de beste manier. Borgen is ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van deze beste manier en deze ook gebruikt.
Failsafes borgen is niet nodig; een failsafe is al geborgd. Visuele stuur- en hulpmiddelen spreken voor zich en hoeven doorgaans niet getraind te worden.
Het is de taak van alle betrokkenen de één-punts-lessen in te leren.De kans dat de andere medewerkers de nieuwe werkwijze gaan overnemen is afhankelijk van het feit of de nieuwe werkwijze de gemakkelijkste weg is. Moeilijk wordt het als de nieuwe standaard omslachtig of ingewikkeld is, terwijl de 'oude' standaard misschien niet meer succesvol was maar wel eenvoudig was.
Trainen van EPL's gaat het beste door alle betrokkenen onder begeleiding van een SGA-teamlid de betreffende handeling uit te laten voeren zoals op de één-punts-les staat. Dan kan meteen getoetst worden of de EPL duidelijk en volledig isssss en of de medewerker kan uitvoeren wat er staat.
In een matrix kan bijgehouden worden wie welke EPL al onder de knie heeft.
Op het moment dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de nieuwe manier van werken, kan de SGA afgesloten worden. De oplossingen zijn overgedragen aan de staande organisatie. Het vasthouden van de nieuwe werkwijze is nu de taak en verantwoordelijkheid van degenen die haar moeten gebruiken. De manager controleert op de naleving ervan.