In het boek Daadkrachtig verbeteren beschrijft Stephan de Laat een aantal basale technieken voor het ordenen van gegevens:
Het ordenen van gegevens
Door gegevens te ordenen, wordt de informatie die erin schuilt zichtbaar. U kunt er makkelijk conclusies uit trekken. Veelal zijn gegevens in chronologische volgorde genoteerd. Als u historisch cijfermateriaal raadpleegt, kan een zogenaamde trendbreuk een waardevol gegeven zijn. Een trendbreuk kan bijvoorbeeld een ploselinge verbetering of verslechtering in de omzet aantonen, of een verandering in het klachtenpatroon aangeven. Ordening naar een ander kenmerk, bijvoorbeeld naar medewerkers, kan tot andere conclusies leiden.
(...)
De meest gebruikelijke methode en technieken zijn runcharts, turfstaten, histogrammen of staafdiagrammen. Dit zijn informatieve en krachtige hulpmiddelen om goed inzicht te krijgen en ordening aan te brengen.
Runcharts
Van de aanwezige data kunnen we het beste de volgorde bewaren, dat wil zeggen dat we zowel de tijdvolgorde als de getalswaarde vasthouden. Die gegevens en de kennis van de problematiek kunnen we heel betekenisvol weergeven in de runchart, voor wat voor waarnemingen dan ook: meningen, voorvallen over schrijdingen van levertijden, verkeerde producten, klachten of ongevallen. Wel met inachtneming van de volgende instructie:
- Het betreft waarnemingen in tijdvolgorde
- We bekijken altijd minstens twintig waarnemingen
- We maken er een grafiek van
- In de grafiek komt de tijd op x-as (liggende as) en de waarneming op de y-as
- De waarnemingen liggen rond een middenlijn. Voor de middenlijn kiezen we de Mediaan (Me). We zetten de waarnemingen eerst in oplopende volgorde. De Mediaan is de middelste waarneming.
- Teken alle metingen of waarnemingen als een puntje of kruisje in de grafiek
- Vermeld wijzigingen en opmerkingen onder of naast de runchart
Wat is een run?
Een run is een serie opeenvolgende grafiekpunten aan een zijde van de middenlijn. Voor die middenlijn neemt u de Mediaan, de middelste waarde van alle punten als ze in oplopende volgorde zijn gezet. ... In een runchart wordt al gauw het verloop van de situatie/aandoening zichtbaar, onder voorwaarde natuurlijk dat een goede indicator is gekozen. Hiermee is het een krachtig hulpmiddel om kleine veranderingen zichtbaar te maken.
Aan het patroon van de runs kunt u een trend of periodiciteit (een bepaald terugkerend patroon) in de data herkennen. Of u herkent mogelijk een verschuiving van de ligging.
(...)
Het eerste wat u zou kunnen opvallen is dat het patroon er ongewoon uitziet, maar wat is 'ongewoon'? Om dat minder van de persoonlijke voorkeur af te laten hangen, zijn er een aantal analyseregels die dat in één oogopslag verhelderen. Namelijk de trendanalyse, de stapverstoring, een vast herhalend patroon of het aantal 'runs' in de runchart (de grafiek).
Hier zijn vier eenvoudige analyseregels voor runcharts. Als een van deze regels van toepassing is, dan kunt u op basis van statische berekeningen besluiten dat iets opmerkelijks is gebeurd.
(1) Trend: zeven dalende of zeven stijgende punten achter elkaar
(2) Stapverstoring: acht punten of acht punten boven de middenlijn
(3) Te veel of te weinig runs
(4) Herhalend patroon: bijvoorbeeld telkens twee metingen achterelkaar omhoog en dan eenmaal omlaag
Turfstaten
Door turfstaten te maken, kunt u gegevens meteen ordelijk opschrijven. Voor dat u gegevens verzamelt, kunt u al bepalen wat voor soort gegevens u wilt hebben, en bij wie, waar en wanneer ze kunnen worden verkregen. Deze categorieën zet u op papier. Tijdens het waarnemingsproces hoeft u dan alleen nog maar te turven. Het voordel van deze methode is duidelijk: u weet precies waar u naar moet kijken. De verzamelde gegevens worden meteen gekwantificeerd.
Soms geeft het tellen van fouten een verkeerd beeld. De ene fout kan ernstiger zijn dan de andere. In zo'n geval kunt u 'weegfactoren' toekennen, eventueel in overleg met een deskundige. Ernstige fouten krijgen een hogere weegfactor mee dan minder ernstige. Vervolgens vermenigvuldigt u per categorie het totaal aantal fouten met de weegfactor.
Histogram en staafdiagram
De frequentie van een waarnemingsuitkomst kunt u weergeven in een histogram of in een staafdiagram. In één oogopslag zijn de resultaten te overzien. Zo'n plaatje kan bijvoorbeeld tijdens de presentatie heel verhelderend werken Er bestaan veel computerprogramma's die in een oogwenk cijfermateriaal in een histogram of een zogenaamde Barchart kunnen omzetten.