In een 2-delige serie over Lean projectmanagement geeft Jaap van Ede hoofdredacteur van www.procesverbeteren.nl elf tips voor het realiseren van meer flow in projecten. Hieronder een aantal - meer algemene - fragmenten uit de 2 artikelen:
Voor procesverbetering zijn tenminste drie zaken nodig:
(1) Een besturingssysteem dat de flow reguleert. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van pieken en dalen in de capaciteitsvraag. Pas als processen redelijk voorspelbaar verlopen, is er een basis voor procesverbetering.
(2) Het is zichtbaar wat er op dit moment gebeurt: zijn er afwijkingen, dreigende problemen, of bottleneck.
(3) Het is bekend waar de prioriteit ligt: wat is het overkoepelende doel, en hoe kun jij daaraan vanaf jouw werkplek bijdragen?
Is de flow beheersbaar, zichtbaar en weet je wat jij of je team als eerste daaraan moet verbeteren, dan kan stapsgewijs worden gewerkt aan verbetering. Dit gebeurt binnen Lean via ‘wetenschappelijke’ experimenten. Hypothesevorming en testen, uiteraard binnen veilige grenzen. ‘Beter’ is daarbij een productiesysteem dat nog steeds stabiel is, ondanks lagere buffers qua (tussen)voorraad, tijd en/of capaciteit. Feitelijk is het systeem dan een stukje ‘sneller’ geworden!
Hoewel de principes van procesverbetering gelijk blijven, zijn deze moeilijker toe te passen naarmate de producten of diensten meer klantspecifiek zijn. In het meest extreme geval is elk product een uniek project. Het uitvoeren daarvan vergt een zekere mate van creativiteit, waardoor het proces niet volledig voorspelbaar is. De onzekerheid en complexiteit worden nog verder vergroot, als bij de uitvoering meerdere partijen zijn betrokken.
(...)
Tip 1. Standaardiseer en modulariseer
De eerste tip is: voorkóm dat je maatwerk moet leveren! Een klant kan je producten of diensten dan als klantspecifiek ervaren, terwijl ze achter de schermen worden opgebouwd uit standaardonderdelen.
(...)
Tip 2. Doorgrond de klantwens
Achterhaal allereerst wat de klant precies wil, zodat je geen onnodige features toevoegt die producten complexer maken dan nodig. In het boek The Toyota Product Development System van Morgan & Liker staat een anekdote over een chief engineer van Toyota. Die reed heel Noord-Amerika rond met een minibusje, om te onderzoeken wat de gebruikers daarvan vonden. Het bleek onder meer belangrijk er voor te zorgen dat grote platen hout erin pasten.
Het go to the gemba principe (bezoek de plaats waar het gebeurt) werd zo toegepast in de omgeving van de klant. Oplossingen voor kleine ergernissen kunnen vaak een bijzondere propositie opleveren.
Bij het definiëren van de klantwens gaat het om de behoefte, lees: wat is waardevol voor een klant en waarom. Hoe dat technisch wordt ingevuld komt pas daarna. Het kan zelfs nodig zijn om een klant te assisteren bij het formuleren van zijn of haar wensen.
(...)
Tip 6. Creëer stapsgewijs waarde
Soms is het niet mogelijk om in één keer te weten wat een klant wil, omdat de klant een product eerst moet ervaren om te weten of het bevalt. Dit is vaak het geval bij software, en is één van de redenen waarom grote IT-projecten vaak mislukken. Bij de oplevering blijkt het dan bijvoorbeeld toch niet het systeem te zijn wat de gebruikers hadden gedacht!
Bron: