Neil Webers Lucas van Engelen en Thom Luijben beschrijven in hun boek Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers het Lean-concept van 'De verborgen fabriek':
Definitie
De verborgen fabriek is een concept dat inzicht geeft in het verbeterpotentieel van de processen. De naam verborgen fabriek verwijst naar processen die wel draaien, maar geen waarde toevoegen. De verborgen fabriek, de term zegt het al, is vaak niet direct zichtbaar, of heeft zich vermomd als echte processen, die eigenlijk herstelprocessen zijn van andere processen. Tot de verborgen fabriek behoren:
- de productie van goederen en diensten die worden afgekeurd;
- herstelprocessen;
- de afhandeling van klachten.
Resultaat
Door de verborgen fabriek in beeld te brengen wordt zichtbaar waar de processen kunnen worden verbeterd. Het is mogelijk de verborgen fabriek van een heel productieproces te onderzoekes, maar ook van elk afzonderlijk proces.
Aanpak
Een vuistregel is dat ongeveer dertig procent van de productiekosten op gaat aan de verborgen fabriek en dat al deze kosten feitelijk gemaakt worden voor niet-waardetoevoegende activiteiten. In het ideale geval wordt de verborgen fabriek volledig uitgebannen, maar in de praktijk is dat onhaalbaar. Toch moet dat het streven zijn als bron van continue verbetermogelijkheden. Ook al is het niet mogelijk de verborgen fabriek helemaal te elimineren, dan is deze vaak wel te reduceren.
Het probleem met processen in de verborgen fabriek is dat ze vaak geen eigenaar hebben. Ze blijven daardoor jarenlang draaien en vaak ook nog op een zeer inefficiënte manier. Werken aan het elimineren of (second best) verbeteren van processen in de verborgen fabriek is zelden sexy. het ontwerpen van nieuwe producten of processen is dat vaak wel. Het aanpakken van de verborgen fabriek heeft helaas niet die uitstraling. Bovendien zijn de kosten vaak onbekend, dus is vermindering van deze fabriek moeilijk aantoonbaar. Daardoor is het niet makkelijk om er successen mee te behalen.
Hier volgen een aantal tips die de verbeteraar op het spoor van delen van de verborgen fabriek kunnen zetten. Probeer deze processen vervolgens te beschrijven met een stroomdiagram:
- Let op namen van processen waar het woord herstel in voorkomt.
- Let op wanneer mensen beschrijven wat er gebeurt als zaken fout gaan.
- Vraag value stream map van processen op en kijk waar de verspillingen herstel en overproductie worden genoemd.
- Vraag je bij processen af of dit niet een herstelproces van het voorafgaande proces is.
- Vraag aan de financiële afdeling wat de kosten zijn van herstel en waar deze worden gemaakt.
- Bekijk waar klachten intern naartoe gaan. Mogelijk worden deze in een verborgen fabriek afgehandeld.