Vincent Wiegel en John Maes beschrijven in hun boek Succesvol Lean hoe KPI's binnen een Lean-organisatie belangrijk zijn voor het continu verbeteren en aan welke zeven eigenschappen KPI's moeten voldoen:
Hebben we eigenlijk goed in de gaten wat we meten en hebben we hier van tevoren goed over nagedacht?
KPI's (Kritische Performance Indicatoren), iedere organisatie heeft ze wel, vaak in (veel te) ruimte mate. Er zijn afdelingen met meer dan vijftig KPI's. Daarbij rijst de vraag of ze echt allemaal kritisch zijn of dat het gewoon performance indicatoren zijn. Ook is het de vraag of het voor een organisatie helder is aan welke knoppen moet worden gedraaid bij een afwijking van de KPI's van de gewenste normen. Te weinig KPI's is ook niet goed, omdat er dan onvoldoende inzicht is in de performance van een organisatie. Bij te veel KPI's raakt de organisatie de focus en het overzicht kwijt. Als richtlijn zijn twee KPI's per kritisch bedrijfsproces voldoende. (...) De keuze van een organisatie voor bepaalde KPI's moet een weergave zijn van de strategische doelen van de organisatie.
(...)
Een KPI is een parameter die de prestatie weergeeft van een voor het bedrijf belangrijk aandachtsgebied, gerelateerd aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. Als de performance in de aandachtsgebieden goed is, zal de organisatie goed zijn in het vervullen van haar doelen en zal de continuïteit gewaarborgd zijn. Een PI daarentegen is een parameter waarmee een tussenresultaat of een deelresultaat wordt gemeten. Een goede score op de PI betekent nog niet dat de strategische doelen worden bereikt Als de performance op andere gebieden achterblijft, lukt dat niet. Goede score op de KPI's is daarentegen wel een indicator dat een strategisch doel wordt bereikt. KPI's geven een totaalbeeld van de bedrijfsdoelen en zijn van strategische aard. PI's zijn vooral van tactische en operationele aard. De eigenschappen die een KPI goed maken, gelden ook voor PI's.
Hoe makkelijk het stellen van KPI's ook lijkt, zo moeilijk is dit in de praktijk. Natuurlijk iedere afdeling en organisatie heeft wel KPI's, maar de grote vraag is of ze ook brengen wat er is gedacht. Er zijn nogal wat eigenschappen waaraan goede KPI's moeten voldoen, zodat ze ook daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het onder controle krijgen en houden van de organisatie en actief bijdragen aan de langetermijndoelstellingen. Zeker voor continu verbeteren zijn goede KPI's van uitermate groot belang. Bij continu verbeteren kijkt de organisatie naar afwijkingen ten opzichte van de doelen (die zijn vastgelegd in KPI's) en stuurt daarop bij.
(...)
Vaak is de beleving van de medewerkers dat de KPI's worden gebruikt om af te rekenen. Ze zien zaken als productiviteit en kwaliteit terug in hun beoordeling. In een bedrijf met een echte Lean-cultuur, een cultuur die gebaseerd is op continu verbeteren, is het niet erg om fouten te maken, zolang mensen er maar van leren. KPI's worden in een Lean-organisatie gebruikt om het proces en de mensen beter te maken. De beoordeling en beloning gebeurt in een Lean-organisatie vooral op basis van de hoger gelegen bedrijfsdoelen, het ontwikkelen van medewerkers en het continu verbeteren. ... Mensen moeten vertrouwen hebben dat KPI's worden gebruikt om henzelf en de organisatie beter te maken. Dit vraagt om doorzettingsvermogen en voorbeeldgedrag. Wanneer het management de fouten verstopt bij interne en/of externe controles, mag het van de medewerkers niet verwachten dat zij dit niet doen.
-
KPI's zijn in balans: het is van belang de juiste balans in de KPI's te hebben om te voorkomen dat ze elkaar tegenwerken.
-
KPI's geven de performance over de hele keten weer: KPI's zijn bij voorkeur gericht op het klant-tot-klantproces waardoor in één oogopslag helder is hoe de keten presteert. Uiteraard zijn er ook prestatie-indicatoren op deelprocessen. Deze PI's zijn er om aan te geven waar de problemen in de keten zitten.
-
KPI's zijn beperkt in aantal en hebben een eigenaar: organisaties hebben de neiging veel te veel te meten; vaak is een set van zeven tot acht KPI's meer dan voldoende om een afdeling onder controle te houden. Iedere KPI moet ook een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor de realisatie ervan.
-
De periode waarover de KPI rapporteert moet in lijn zijn met het proces, de KPI zelf is tijdig en accuraat: de frequentie van meten en rapporteren moet in lijn zijn met het gerag van het proces en de invloed van de maatregelen die worden genomen. Als er maatregelen zijn genomen om een proces bij te sturen en je weet dat het twee maanden zal duren voordat ze effectief worden, dan heeft het geen zin om iedere week te vragen hoe de procesprestaties zijn.
-
KPI's zijn realistisch, concreet, haalbaar en beïnvloedbaar: medewerkers zullen zich concentreren op de KPI's die ze realistisch achten. KPI's moeten heldere meetbare en verifieerbare getallen zijn die geen ruimte voor interpretatie overlaten. De afdelingen, teams en medewerkers moeten in staat zijn de KPI's door hun acties te beïnvloeden. Als KPI's buiten de invloedssfeer vallen, leidt dat tot desinteresse of zelfs frustratie.
-
KPI's zijn gebaseerd op een expliciet beschreven formule en databronnen: de berekening van de KPI is voor iedereen transparant en verifieerbaar. De formule waarop de KPI is gebaseerd, wordt duidelijk beschreven. Dat geldt ook voor de databronnen.
-
KPI's leiden tot bijsturing en zijn onderdeel van een gesloten loop: KPI's worden regelmatig beoordeeld. Daar waar sprake is van een afwijking van het doel vindt een analyse plaats. Die analyse moet op zijn beurt weer leiden tot acties om de prestaties te verbeteren. De metingen vinden weer plaats, worden opnieuw beoordeeld, geanalyseerd en bijgestuurd. Ze zijn, kortom deel van de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Als die gesloten loop er niet is, leidt het meten uiteindelijk niet tot actie en verliest de KPI zijn zijn.
KPI's moeten meetbaar en verifieerbaar zijn: een KPI moet onder dezelfde omstandigheden een gelijk resultaat opleveren en gebaseerd zijn op gevalideerde data. Indien dit niet het geval is, verliest de organisatie zijn vertrouwen in de KPI's.
Het vaststellen van de KPI's is een precies werk. De bovengenoede eigenschappen moeten worden ingevuld. Draagvlak voor de KPI is van belang en alles soepel laten werken in de praktijk. Je kunt een paar hoofdstappen onderscheiden bij het vaststellen van KPI's:
-
Selecteren van de KPI's: richt zich op de organisatiedoelen en wie er vervolgens wat moet presteren om die doelen te realiseren.
-
Bepalen doelwaarde voor KPI's: afgeleid van de organisatiedoelen, waarbij de doelen elkaar wederzijds uitsluiten om overlap en dubbeltelling te voorkomen en gezamenlijk uitputtend zijn in de zin dat ze samen het hoger gelegen organisatiedoel realiseren.
-
Implementeren KPI's.
Zie ook: KPI's volgens John Maes en Vincent Wiegel (2)
Bron: Succesvol Lean, Vincent Wiegel & John Maes