In het boek Lean voor dummies gaan Natalie J. Sayer & Bruce Williams op het Lean-instrument Hoshin Kanri:
Een succesvol managementteam beheert en stuurt zowel de langetermijnstrategie van de organisatie aan als de tactische, dagelijkse activiteiten van het bedrijf. Dat is ook zo in een succesvolle Lean-organisatie. Het is van groot belang om een masterplan op te stellen en de dagelijkse voortgang naar de realisering van dat plan te meten. Volgens de principes van Lean moet het proces van strategieontwikkeling, uitvoering en meting simpel en visueel zijn.
....
Hoshin Kanri betekent 'het bepalen van de richting'. Het Lean-planningssysteem dat daarom heen is gebouwd, staat bekend als hoshin-planning of beleidsuitvoering. Het hoshin-planningsproces is een bewezen, effectief strategisch planningsproces dat de PDCA-verbetercyclus volgt. Bij hoshin maakt de organisatie plannen en voert regelmatig een standaardanalyse uit. De resultaten verschaffen input om het plan aan de actuele situatie aan te passen.
Hoshin-planning is een tweeledige aanpak van (a) de strategische planning en afstemming, en (b) de dagelijkse bedrijfsvoering. Het doel van hoshin-planning is om te garanderen dat de organisatie langetermijndoelen (twee tot vijf jaar) en -strategieën ontwikkelt en de dagelijkse bedrijfsvoering op de korte termijn aanstuurt. Volgens een ander basisprincipe van Lean behaal je de beste resultaten als iedereen in de organisatie volledig begrijpt wat de doelen zijn en betrokken is bij de planningsprocessen om deze doelen te realiseren.
(...)
Hoshin-planning brengt orde in de strategische planning. De plannen hebben een uniforme structuur op basis van regels en worden in tabellen cijfermatig weergegeven. Deze standaardisatie verschaft een gestructureerde benadering voor het ontwikkelen en produceren van een strategisch bedrijfsplan. Door de structuur en de standaardisatie kan het strategisch plan ook heel doeltreffend aan alle delen van de organisatie worden gekoppeld. Dit leidt uiteindelijk tot een organisatiebreed begrip van het plan en het planningsproces.
Hoshin-planning bestaat uit zeven processtappen:
-
Bepaal de belangrijkste problemen waar de organisatie tegenaan loopt en breng ze in verband met hoe je waarde creëert voor de klant.
-
Stel gebalanceerde, meetbare bedrijfsdoelen op om deze problemen op te pakken.
-
Bepaal de algehele visie en doelstellingen.
-
Ontwikkel hulpstrategieën om deze doelen te bereiken, inclusief hoe je Lean toepast om deze doelen te bereiken.
-
Bepaal voor iedere strategie de tactiek en de doelstellingen.
-
Voer performancemetingen in voor ieder bedrijfsproces.
-
Meet de grondbeginselen van het bedrijf.
Zorg ervoor dat je meetbare doelstellingen, doelen en ondersteunende strategieën vaststelt met proces- en functie-eigenaren om cruciale bedrijfsproblemen op te lossen.
Hoshin-plannen zijn niet het gevolg van academische oefeningen, ze liggen niet ergens op een plank te verstoffen. Het is zaak ze regelmatig tegen het licht te houden en te meten hoe effectief ze feitelijk zijn. In het hoshin-proces worden voor het evaluatieproces standaardrapporten gebruikt, zogeheten tabellen.Deze rapporten worden gebruikt door managers en werkteams om de performance te meten. Elke tabel omvat:
- Een kop met de auteur en het bestek van het plan;
- De situatie, om de geplande items binnen een context te kunnen plaatsen;
- De doelstellingen (wat willen we bereiken?);
- De mijlpalen waaraan je kunt zien wanneer de doelstelling is bereikt;
- Strategieën die laten zien hoe de doelstellingen worden bereikt
- Metingen om te controleren of de strategieën ook daadwerkelijk hun vruchten hebben afgeworpen.
Bron: Lean voor dummies, Natalie J. Sayer & Bruce Williams