Binnen Lean gaat het in essentie maar om twee dingen:
-
Waarde genereren voor de klant.
-
Het voorkomen van verspilling.
Of een activiteit al dan niet waarde heeft voor de klant hangt af van drie dingen:
-
Is de klant bereid ervoor te betalen (in geld, tijd of andere middelen)?
-
Transformeert de activiteit het product of dienst op één of andere manier?
-
Wordt de activiteit de eerste keer correct uitgevoerd?
Verspilling (waste) is alles wat geen waarde toevoegt aan het product of de dienst in de ogen van de klant. Alle processtappen kosten tijd en geld. Lean streeft ernaar binnen een proces alleen processtappen te hebben die waarde toevoegen. De activiteiten vanuit de klant gezien geen waarde toevoegen, zijn verspilling en moeten zoveel als mogelijk worden geëlimineerd. Binnen Lean zijn er overigens ook activiteiten waarvoor de klant niet wil betalen, maar die wel noodzakelijk zijn voor de waardetoevoegende activiteiten.
Binnen Lean worden de volgende 7 verspillingen - vaak aangeduid met het acroniem TIM WOOD(S) - onderkend:
[T] Transport (Transport): verplaatsen van producten of materialen (grondstoffen, documenten, onderhanden werk) tussen bewerkingen
- Fysiek gescheiden zijn van opeenvolgende processen; onlogische indeling van de werkvloer
- Processtappen die niet op elkaar zijn afgestemd
- Vergaande scheiding van taken (veel overdrachtsmomenten, inwerktijd, informatie-overdracht en voorraadvorming)
- Als producten/materialen niet direct op de juiste plaats gezet worden
- Verplaatsen van documenten om ze te laten tekenen
- Verplaatsen van bestanden
- Vergaderen leidt tot meer verplaatsingen, dan telefonisch contact
Transport moet geminimaliseerd worden omdat het tijd kost waarin geen waarde kan worden toegevoegd en omdat er tijdens transport producten beschadigd kunnen raken.
[I] Voorraad (Inventory): voorraden houden van materiaal en product, zoals ongelezen e-mails, klantcases in behandeling, openstaande verzoeken, reserve-onderdelen die nooit gebruikt worden of een pool met ongebruikte leaseauto’s.
- Het opslaan van voltooide producten, ongebruikt materiaal of data
- Te veel grondstoffen, tussenvoorraden of gereed product
- Werk opsparen en gebundeld doorsturen
- Batchgewijs werken
- Te grote werkvoorraad (onderhanden werk)
- Bestanden/documenten in wachtrij voor behandeling
- 'Ongelezen' e-mails, brieven of berichten
- Data die niet gebruikt worden in het IT-systeem
Voorraad kan beschadigen, verliest zijn waarde, neemt veel ruimte in beslag. Het kan voor komen dat voorraad nodig is, maar beperk het.
[M] Beweging (Movement): elke lichamelijke beweging die geen waarde toevoegt aan het proces
- Onnodig lopen, buigen, tillen, draaien of reiken door een verkeerde ergonomische indeling van het proces/lay-out van de werkplek
- Zoeken naar mappen, documenten, bestanden, informatie en/of collega's (bijv. bij ontbrekende instructies)
- Gereedschap, machines, materiaal en/of gegevens die nodig zijn voor uitvoering van het proces zijn niet bij de hand.
- Overdracht van werkzaamheden, informatie en documenten.
Wachten op....
- Omstellen machines
- Antwoord
- Beslissing
- Handtekening
- Autorisatie
- (Terugbrengen van een) document
- Voorafgaand proces
- Opstarten van een computerprogramma
- Materiaal
- Instructies
- Informatie
De oorzaak van het wachten is dat een proces stroomopwaarts niet op tijd levert. De wachttijd wordt vaak opgevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen of, erger, leiden tot overproductie.
[O] Overproductie: meer produceren dan nodig is
- Meer doen dan gevraagd door de klant
- Meer informatie of documenten produceren dan nodig
- Meer doen dan nodig voor het volgende proces
- Te veel doen, te vroeg beginnen of te snel produceren
- Vooruitwerken voor mogelijke vraag; alvast “voorwerk” gaan doen terwijl een aanvraag nog niet compleet is
- Overcapaciteit vanwege pieken in het werkaanbod,
- Meerdere brieven waar het in 1 brief zou kunnen
- Onnodig kopiëren; meer kopiën maken dan gevraagd
- Te veel personen in de CC-lijst
- Maken van rapporten, statistieken, protocollen waar niemand iets meet doet
[O] Overprocessing: meer processtappen uitvoeren dan nodig is voor het minimum voor opdrachtafhandeling.
- Mooier maken van het product dan strikt noodzakelijk
- Meer doen dan wat de klant wil, zoals zaken buiten de afgesproken standaard dienstverlening oppakken
- Dingen dubbel doen (dossiers zowel fysiek en electronisch opslaan)
- Opnieuw invoeren van data
- Teveel inspectie uitvoeren door het werk van de voorganger nog eens te controleren
- Dubbel werk doordat niet duidelijk is wie wat doet
- Bottlenecks die niet bekend, zichtbaar en erkend zijn
- Niet het hele proces overzien geeft verderop problemen
- De gang van zaken niet standaardiseren laat iedereen opnieuw het wiel uitvinden
[D] Defecten (Defects): het corrigeren van gemaakte fouten.
- Uitval/fouten (producten of delen van diensten die niet voldoen aan de specificaties of verwachtingen van de klant, onvolledige of verkeerde informatie)
- Herstel van fouten/herbewerkingen
- Rappelleren
- Controles in het proces
- Afval
Het moeten herstellen van fouten in de vorm van correcties tijdens een activiteit of reparaties achteraf zijn een verspilling.
---de-vaak-toegevoegde-8e-verspilling-----
[S] (Skills): onderbenutting van menselijke potentieel door het niet volledig gebruiken van kennis en creativiteit.
- Over- of onder-gekwalificeerd personeel
- Te weinig gebruik te maken van capaciteiten van medewerkers
- Delegeren van taken naar medewerkers met onvoldoende opleiding
- Kennis van de werkvloer niet gebruiken
- Slechte planning van de inzet van medewerkers
Mensen zijn belangrijker dan tools, programma’s, apparatuur, materiaal of kapitaal en hebben vaak veel talenten, ideeën en energie om een bijdrage te leveren aan hun werk(omgeving). Als je niet profiteert van dit menselijk kapitaal mis je veel kansen op verbeteringen.
Bron: Bron: Lean Six Sigma Toolset, een compleet handboek voor Lean Six Sigma verbeterprojecten, Stephan Lunau (Red.) en 7 verspillingen Manifesto, Ad van der Hulst