De applicatielevenscyclus schetst het verloop van het 'leven' van een applicatie. Bij grote organisaties geldt dat er in elk kwadrant wel applicaties te vinden zijn, waardoor er een spreiding ontstaat in de inspanningen en investeringen die noodzakelijk zijn in het totale applicatielandschap.Om de positie van een applicatie in het levenscyclusmodel te bepalen, is het nodig de functionele en technische waarde (kwaliteit) van de applicatie te onderzoeken. De aspecten die in een dergelijk onderzoek worden beoordeeld, refereren aan het IT-governanceraamwerk.
Volgens Zwaan onderschatten organisaties structureel het aantal aanwezig applicaties. Een ondoordachte, (te) uitgebreide applicatieportfolio brengt onnodig veel kosten met zich mee. Om goede beslissingen te nemen over een applicatie is inzicht in de waarde van de applicatie nodig. Hierbij maakt De Zwaan onderscheid tussen de functionele waarde en de technische waarde.
De functionele waarde van een applicatie wordt in hoofdzaak bepaald door:
- De waarde voor de organisatie (business alignment)
- De waarde voor de bedrijfsprocessen (portfolio management)
- De kwaliteit van de applicaties (performance en risico's)
De technische waarde van een applicatie wordt in hoofdzaak bepaald door:
- Het gebruik van standaarden (IT-principes en -architectuur)
- De aanpasbaarheid (portfoliomanagement)
- De onderhoudbaarheid (IT-services)
Het applicatieportfolio vertegenwoordigt niet alleen waarde (en kosten), maar brengt ook significante risico's met zich mee. Vaak komen de risico's pas naar voren als een applicatie hapert. Een extra reden dus om dit portfolio adequaat te managen.
Zwaan noemt zes kenmerken waaraan je kan herkennen dat een applicatieportfolio te groot is óf onvoldoende wordt gemanaged:
- De kosten van beheer nemen jaarlijks toe
- Een samenhangende visie op het gehele landschap ontbreekt
- Er worden nauwelijks applicaties afgestoten
- Een zorgvuldige planning op grond van de levenscyclus van applicaties ontbreekt
- Migratie van applicaties vindt ongestructureerd of niet plaats
- Beslissingen omtrent verbouw of nieuwbouw worden uitgesteld om dat ze niet goed onderbouwd zijn
Bij het beoordelen van projectvoorstellen wordt vaak gefocust op de projectkosten, de kosten om een nieuwe applicatie te bouwen en te implementeren. Er wordt uit het oog verloren dat de kosten van een applicatie voor meer dan 80% de beheer- en exploitatiefase betreffen. De ontwikkelkosten zijn dus slechts een fractie van de liftetime kosten van de applicatie. Dit heeft als risico dat beheer en exploitatie een steeds groter deel van het IT-budget opslokken en uiteindelijk geen ruimte voor innovatie overlaten.
Applicatieportfoliomanagement wordt dan ook steeds belangrijker. Het applicatieportfolio bevat de huidige en toekomstige softwareapplicaties die binnen de organisatie worden gebruikt. Applicatieportfoliomanagement gaat om het onderkennen van de waarde van applicaties - zowel vanuit business- als technologische oogpunt - en het onderkennen van de noodzakelijke wijzigingen in het applicatielandschap. Hierbij dient het overall-applicatieportfolio invulling te geven aan de voor de business benodigde functionaliteit en de perfomance-eisen. Zwaan definieert applicatieportfoliomanagement als: "het plannen, organiseren en controleren van alle informatiesystemen, zodanig dat er sprake is van een optimale samenhang tussen enerzijds de bedrijfsprocessen en informatiesystemen en anderzijds tussen de verscheidene informatiesystemen. Het omvat tevens de sturing van dit proces."
Zie ook:
Bron: Besluitvorming en IT-portfolio's, praktische oplossing voor de IT-governancepuzzel in Finance & Control, december 2007, Henk Zwaan,