Wilbert Teunissen (Sogeti) definieert functioneel beheer als het vak(gebied) dat ervoor zorgt dat de functionaliteit van informatiesystemen en de daaraan gekoppelde IT-diensten blijven aansluiten bij de (steeds veranderende) behoeften van de gebruikers.
Functioneel beheer heeft volgens Teunissen vier doelstellingen:
-
Zorgen voor een ongestoord en optimaal gebruik van de bestaande informatiesystemen.
-
Vertalen van gebruikerswensen en -eisen (businesswensen) in noodzakelijke wijzigingen.
-
Borgen van gebruikers- en beheereisen bij onderhoud en ontwikkeling.
-
Het geruisloos in gebruik en beheer nemen van aangepaste en nieuwe functionaliteit.
Volgens Teunissen zijn er zes succesfactoren van belang bij het inrichten en uitvoeren van functioneel beheer:
-
Informatiedomein: beschrijf het verantwoordelijkheidsgebied van functioneel beheer en geef daarbinnen inzicht in de relatie tussen bedrijfsprocessen, informatiesystemen, gegevens en IT-diensten. Informatie waarbij architectuur een belangrijke rol speelt.
-
Processen: benoem de activiteiten die functioneel beheer moet uitvoeren in relatie tot de business als opdrachtgever en IT als opdrachtnemer op basis van de producten en diensten die moeten worden geleverd en de eisen die daaraan worden gesteld.
-
Organisatie: bepaal de wijze waarop functioneel beheer georganiseerd moet worden: decentraal of centraal. Dit is vooral afhankelijk van het informatiedomein dat bestaat uit afdelingsafhankelijke of bedrijfsoverstijgende systemen.
-
Medewerkers: onderken de diverse niveaus van functioneel beheer en koppel daaraan de benodigde kennis en competenties. Kennis van zowel de bedrijfsprocessen als de (relatie tussen) informatiesystemen is essentieel.
-
Communicatie (samenwerking): stem de uit te voeren procesactiviteiten af met gebruikers en IT-beheerders. Formaliseer de samenwerking in een communicatie- en overlegstructuur.
-
Sturing: de manager van functioneel beheer stuurt op de realisatie van de genoemde doelstellingen en het efficiënt uitvoeren van de activiteiten. Daarbij worstelt hij met de spagaat tussen beheer en projecten. Alleen met helder inzicht in de verantwoordelijkheden en tijdsbesteding kan hij hieruit komen. Daarbij hoort ook een duidelijk besluitvormingsproces ten aanzien van wijzigingen en projecten.
Teunissen onderkent vier niveaus van functioneel beheer:
Functioneel beheer vervult binnen en organisatie een belangrijke rol als het gaat om grip te houden op kosten en kwaliteit van IT-diensten. Een functioneel beheerder is in staat gebruikersbehoeften en wensen te kanaliseren, te beoordelen en te prioriteren en heeft kennis om de consequenties van wijzigingen in bedrijfsprocessen, producten of diensten voor de bestaande informatievoorziening te overzien. Dit laatste wordt steeds belangrijk omdat met de vervanging van maatwerk door standaardpakketten vaak gekozen wordt voor geïntegreerde, afdelingsoverstijgende (ERP-)oplossingen. De impact van wijzigingen wordt daarmee groter en de risico's nemen navenant toe.
Een functioneel beheerder is een vakman die weet wat zijn verantwoordelijkheden zijn en met welk doel hij zijn activiteiten uitvoert. Hij heeft uitgebreide kennis van het dagelijkse werk van de gebruikers en hoe zij daarbij de ondersteunende informatiesystemen toepassen. Wijzigingen en projecten zorgen voor veranderingen in de stabiele omgeving; de functioneel beheerder weet de risico's te beperken en de eindgebruiker te begeleiden naar de nieuwe situatie. In dat proces heeft
de functioneel beheerder te maken met vele partijen waarvan hij de belangen moet behartigen en waarmee hij moet samenwerken (...) Met functioneel beheer krijgt u grip op de kwaliteit van uw informatievoorziening en verhoogt u de gebruikerstevredenheid aanzienlijk.
Bron: Brochure Functioneel beheer, Sogeti