Volgens Dave van Herpen (Sogeti) kan iedereen de stekker uit een applicatie trekken, maar is het de kunst om dit gecontroleerd en verantwoord te doen.

Ook al leveren veel applicaties vaak nog een belangrijke bijdrage aan het voortbestaan en de concurrentiepositie van de organisatie, ze worden toch als 'ongewilde nalatenschap' ervaren. "De beheerkosten zijn hoog en door de complexiteit zijn ze erg inflexibel. Daardoor is het niet of nauwelijks mogelijk om deze applicaties aan te passen aan de inmiddels veranderde informatiebehoefte van de organisatie of uit te breiden met nieuwe functionaliteit." Van Herpen verbaast zich erover dat ook al bevinden veel legacy applicaties zich aan het einde van hun levenscyclus, dat we er toch maar moeilijk afscheid van kunnen nemen. "Echter, de praktijk leert ons dat het lastig is om de stekker uit deze overbodige applicaties te trekken. Gebrek aan de juiste informatie is hierbij cruciaal, maar het ontbreekt zeker ook aan een stevige dosis opportuniteit en daadkracht."

Kritische succesfactoren zijn volgens Van Herpen de benodigde financiële middelen, managementaandacht en een (bij voorkeur bedrijfsbreed) programma, dat specifiek gericht is op het rationaliseren van het applicatielandschap.

In het artikel De kunst van het uitzetten in Automatiseringsgids presenteert Van Herpen acht stappen die houvast moeten bieden om het applicatielandschap succesvol en verantwoord te rationaliseren:

1. Bouw en verkoop één integrale businesscase: zorg voor een solide businesscase en centrale funding voor het hele rationalisatieprogramma.

2. Start bij het businessproces: ook al kan vanuit IT rationalisatiewinst worden gesignaleerd, moedig ook de business aan om zélf een rationalisatieslag te maken binnen de eigen bedrijfsprocessen. "Als meerdere bedrijfsprocessen met hetzelfde doel kunnen worden geharmoniseerd, levert dat doorgaans enorm veel aan kostenbesparing en efficiencyverhoging in de ondersteunende IT-middelen.

3. Focus via programmastructuur: zorg voor een dedicated rationalisatieprogramma zodat de aandacht niet eenzijdig gericht is op vernieuwing.

4. Neem concrete governance-acties: bij rationalisatieprogramma's is een gedragen en structureel belegd eigenaarschap van processen en informatie onmisbaar. "Daar waar nog geen proces- danwel informatie-eigenaars bekend zijn, dienen deze te worden aangewezen. Bij voorkeur structureel en definitief, maar in ieder geval voor de duur van het programma.

5. Stel een 'uit-architectuur' op: zorg voor een 'uit-architectuur' waarin de principes worden beschreven die richting geven aan het omgaan met zowel de bestaande applicatieportfolio als de zogenaamde 'uitmodellen' (waarin samenhang wordt getoond van benodigde functionaliteiten binnen de informatievoorziening).

6. Definieer reductiescenario's: maak een weloverwogen keuze tussen de verschillende reductiescenario's. "Om de keuze tussen de scenario's te vergemakkelijken kan met name gebruik worden gemaakt van verworven informatie over de technische en functionele waarde van de diverse applicaties in scope."

7. Gebruik geschikte tooling: zorg voor juiste informatie over het applicatielandschap; handmatig inventariseren is hierbij vaak noodzakelijk, maar je maak ook gebruik van geautomatiseerde tooling die voorziet in een grondige, structurele en snelle inventarisatie van de diverse componenten binnen het applicatielandschap.

8. Think big, start small: managers laten zich makkelijker overtuigen met feiten en resultaten dan met beloften en langetermijnplannen; begin daarom klein, zodat je snel kunt aantonen wat de toegevoegde waarde is van de rationalisatieslag (bijv. door te beginnen met een cluster van bedrijfsprocessen of een specifieke technologie of platform). "Streven naar een 'perfecte score' staat de noodzakelijke daadkracht en pragmatiek alleen maar in de weg".

Zie ook: Applicatieportfoliomanagement volgens Arjan Juurlink en Applicatieportfoliorationalisatie volgens Atos

Bron: De kunst van het uitzetten, Dave van Herpen in Automatisering gids, 14 augustus 2009