In het boek Duurzame innovaties - Organisaties en de dynamiek van kenniscreatie, René J. Jorna, Jo M.L. van Engelen & Henk Hadders (red.) schrijft Taco van den Heiligenberg het volgende over prestatie-indicatoren:
Mensen doen dingen om dichter bij hun doelen te komen. Bij het starten van veranderingen is het dan ook nodig doelen vast te stellen. Bij het werken in de richting van deze doelen wordt vaak gezocht naar Kritische Prestatie Indicatoren (key performance indicators: KPI's). Daarmee kan in bedrijfssituaties gevolgd worden of deze doelen bereikt worden. Het voordeel van het ontwikkelen en gebruiken van KPI's is dat de doelen van de organisatie concreet worden gemaakt. Daarnaast maken KPI's het mogelijk helder en controleerbaar verantwoording af te leggen over de voortgang. KPI's maken het mogelijk te volgen in welke mate de doelen bereikt worden ('monitoring').
(...)
Prestatie-indicatoren
Doelen, indicatoren, metingen
Indicatoren zijn maatstaven die afgeleid zijn uit de doelen van een organisatie, project of programma. Aan de hand van indicatoren kunnen meetmethodes worden gekozen, waarna metingen van kritische succesfactoren van organisaties kunnen worden gedaan. Indicatoren worden ook gezien als de vertaling van de strategie in operationele termen. Indicatoren zijn geen strategische doelstelling op zich, maar zijn er direct van afgeleid. Het is nuttig verschil tussen doelen, indicatoren en metingen duidelijk te houden.
| Voorbeeld | |
| Strategisch doel | 'de grootste worden' |
| Operationeel doel | 'dit jaar 15% meer producten verkopen' |
| Prestatie-indicator | 'de verkochte hoeveelheid van product A' |
| Meetmethode | 'de kwartaalomzet van product A in Euro's' |
| Meting | 'Euro 210.000 dit kwartaal tegenover 180.000 in hetzelfde kwartaal van vorig jaar' |
Het verschil tussen de term prestatie-indicator en KPI is dat de KPI's kritisch zijn: ze geven strategisch nuttige informatie over die aspecten waarop een organisatie zich zou willen verbeteren.
(...)
Eisen aan KPI's
Doelen, indicatoren en meetmethodes kunnen kwantitatief zijn, maar ook kwalitatief. Metingen kunnen nominaal, ordinaal of anders zijn. Metingen kunnen worden uitgedrukt in aantallen, percentages of in geld en kunnen worden gepresenteerd in cijfers, woorden, kleuren of symbolen. Belangrijke een vaak nuttige eigenschappen van goede indicatoren zijn:
- Meetbaar
- Beïnvloedbaar
- Realistisch
- Stimulerend
(...)
Kwantitatief of kwalitatief
Vaak wordt gedacht dat een meer kwantitatieve indicator ook wel een beter (preciezer) beeld zal geven van de werkelijkheid. Bij het zoeken naar een kwantitatieve indicator spelen twee vraagstukken:
- Is het te beoordelen proces wel in kwantitatieve gegevens weer te geven?
- Zo ja, zijn de benodigde gegevens dan ook beschikbaar?
Sommige processen zijn niet kwantitatief te beoordelen. Dat geldt met name voor meer strategische processen ('de positie en imago van mijn bedrijf', 'of het toekomstperspectief van mijn medewerkers'). Toch zijn het vaak deze niet-kwantitatieve processen die aanwijzingen geven over structuur, organisatie en veranderingsmogelijkheden. Deze zijn essentieel voor de ontwikkeling van de organisatie. Het zoeken naar wèl kwantitatief meetbaar proces als indicator leidt dan tot het meten van de verkeerde ontwikkelingen.
(...)
Wanneer gekozen wordt voor kwantitatief meetbare indicatoren is het nodig een selectie te maken. Daarbij spelen ook de volgende voorwaarden een rol:
- Hoe belangrijk is het aspect dat gemeten zal worden? Bestaat er al een (wettelijke) verplichting?
- Welke meetgegevens zijn al beschikbaar?
- Hoe complex is het opbouwen van een nieuw meetsysteem?