In het boek Duurzame innovatie - organisaties en de dynamiek van kenniscreatie beschrijft Harm van den Heiligenberg wat hij verstaat onder prestatie-indicatoren:
Mensen doen dingen om dichter bij hun doelen te komen. Bij het starten van veranderingen is het dan ook nodig om doelen vast te stellen. Bij het werken in de richting van deze doelen wordt vaak gezocht naar Kritieke Prestatie-indicatoren (KPI"s). Daarmee kan in bedrijfssituaties gevolgd worden of deze doelen bereikt worden. Het voordeel van het ontwikkelen en gebruik van KPI's is dat doelen de organisatie concreet gemaakt worden. Daarnaast maken KPI's het mogelijk helder en controleerbaar verantwoording af te leggen over de voortgang van het werken aan [verandering]. KPI's maken het mogelijk te volgen in welke mate doelen bereikt worden (monitoring).
(...)
Indicatoren zijn maatstaven die afgeleid zijn uit doelen van een organisatie, project of programma. Aan de hand van indicatoren kunnen meetmethodes worden gekozen, waarna metingen van kritische succesfactoren van organisaties kunnen worden gedaan. Indicatoren worden ook gezien als de vertaling van de strategie in operationele termen. Indicatoren zijn geen strategische doelstellingen, maar zijn er direct van afgeleid.
(...)
Het verschil tussen de term prestatie-indicator en KPI is dat de KPI's 'kritiek' zijn zeg geven strategisch nuttige informatie over de aspecten waarop een organisatie zich zou willen verbeteren.
(...)
Eisen aan KPI"s
Doelen, indicatoren en meetmethodes kunnen kwantitatief zijn, maar ook kwalitatief. Metingen kunnen nominaal, ordinaal of anders zijn. Metingen kunnen worden uitgedrukt in aantallen, percentages of in geld en kunnen worden gepresenteerd in cijfers, woorden, kleuren of symbolen. Belangrijke een vaak nuttige eigenschappen van goede indicatoren zijn:
- meetbaar
- beïnvloedbaar
- realistisch
- stimulerend